Konzept auf DMS-Basis

Cloud-Lösung für den Rosensteintunnel

Komplexe Straßenbauprojekte erfordern beim Tiefbauamt der Landeshauptstadt Stuttgart neben Fachkompetenz ein hohes Maß an Organisations- und Koordinationsaufwand. Beim Straßenbauprojekt Rosensteintunnel gehen die Verantwortlichen ­deshalb neue Wege und nutzen das Cloud-Konzept auf Basis eines Dokumenten-­Management-Systems als virtuelle Projektraumlösung.

Rosensteintunnel

Das Tiefbauamt der Landeshauptstadt Stuttgart beschäftigt rund 840 Mitarbeiter.

Bei der Realisierung des Großprojekts steht das Tiefbauamt Stuttgart als verantwortlicher Auftraggeber vor einer Mammutaufgabe. Mit einer Gesamtlänge von rund 1.300 Metern unterquert das Bauwerk den Rosensteinpark und Teile des zoologisch-botanischen Gartens Wilhelma. Ein wichtiger Bestandteil des Straßenbauprojekts ist der Rückbau vorhandener Verkehrsflächen, die durch Grünflächen ersetzt werden. Ziel der Planung des 2013 gestarteten und voraussichtlich 2020 abgeschlossenen Projekts ist eine möglichst umweltschonende Realisierung des Tunnels. „Der Umfang dieses Projekts übertrifft alle bisherigen Bauvorhaben unseres Amts. Das gilt sowohl für die bautechnischen Herausforderungen als auch für die enorme Menge an Dokumenten, die im Rahmen der gesamten Bauabwicklung erstellt, ausgetauscht und archiviert werden müssen“, erklärt Gerd Schwertner, Mitarbeiter der Projekt- und Bauleitung sowie Verantwortlicher für die DMS-Einführung im Straßenbauprojekt Rosensteintunnel.

Um dem Tiefbauamt und den beteiligten Ingenieurbüros der Bauüberwachung und der Bauoberleitung auf Bauherrenseite tagesaktuellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente zu ermöglichen, empfahl ein in die Projektplanung involviertes Ingenieurbüro die Implementierung eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems als zentrales Archiv. Da jedoch alle Beteiligten über eigenständige abgesicherte EDV-Netzwerke verfügen, die den Datenaustausch untereinander stark limitieren, kam eine lokale DMS-Installation an einem der Standorte nicht in Betracht.

Als Alternative bot sich der Rückgriff auf eine DMS-Cloud-Lösung an. „Diese erfüllt nicht nur die für unser Projekt notwendigen technologischen Voraussetzungen, d.h. uneingeschränkter Zugriff aus verschiedenen EDV-Netzen. Sie bietet uns darüber hinaus Flexibilität und Transparenz“, erläutert Gerd Schwertner. Die Wahl fiel auf Docuware Cloud. Das Tiefbauamt entschied sich für die Professional-Variante, die dem Kunden neben dem vollen Funktionsumfang des DMS eine unbegrenzte Zahl von Nutzern gestattet. Das enthaltene Speichervolumen von 50 GB lässt sich erweitern. Die Lösung enthält ebenfalls das innovative Modul Intelligent Indexing. Der web-basierte, selbstlernende Service ermöglicht Anwendern einen hohen Automatisierungsgrad bei der Klassifizierung von Dokumenten.

Implementiert und an kundenspezifische Wünsche angepasst wurde die Cloud-Lösung von dem im Bauumfeld erfahrenen Münchener Docu­ware-Partner EDR Software. Über entsprechende Zusatzmodule realisierte er die Anbindung an das vorhandene E-Mail-System Outlook ebenso wie die Option, Dokumente über den Windows-Explorer direkt in den zentralen Dokumenten-Pool zu transferieren.

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Die DMS-Cloud wird seit Mai 2015 von den Projektbeteiligten produktiv genutzt. Im Laufe von fünf Monaten wurden rund 4.000 mehrseitige Dokumente im Digitalarchiv abgelegt. Darunter befinden sich ca. 1.500 Altdokumente aus den Jahren 2013 und 2014, die – soweit sie in Papierform vorlagen – gesammelt gescannt und strukturiert archiviert wurden. Für die Digitalisierung stehen dem Tiefbauamt Multifunktionsgeräte zur Verfügung. Der Dokumentenbestand besteht aktuell hauptsächlich aus elektronischen oder per Briefpost versandten Papierdokumenten, die von allen Beteiligten in das System eingespeist werden. Die Ablage der wöchentlich mehr als 100 Neudokumente erfolgt nach gemeinsam definierten Ordnungskriterien. Für die Digitalisierung von großformatigen grafischen Darstellungen sowie Projekt- und Bauplänen können die Beteiligten auf die Fachabteilung „Vervielfältigung“ des Tiefbauamts zurückgreifen, die über Spezialscanner verfügt.

Regelmäßige Projektbesprechungen mit allen Beteiligten und Fremdfirmen direkt vor Ort in den Baubüros erfordern vielfach den Rückgriff auf vorherige Besprechungsprotokolle, vertraglichen Schriftverkehr und Projektpläne. Diese Option bietet die Cloud-Lösung an, die mobile Nutzung scheitert momentan noch am Fehlen leistungsfähiger Tablet-Computer. „Der Paradigmenwechsel bei der Dokumentenverwaltung hin zu digitalen Lösungen ist auch in unserer kommunalen Verwaltung in vollem Gange, dennoch sind für derartige Investitionsentscheidungen ausführliche Begründungen erforderlich. Ich bin sicher, dass wir kurzfristig Lösungen finden werden“, so Gerd Schwertner.

Für die etwa 30 Mitarbeiter in der Bauüberwachung, der Bauoberleitung und dem Tiefbauamt, die die Cloud-Lösung aktiv nutzen, stellt das DMS laut Gerd Schwertner inzwischen eine unverzichtbare Informationsplattform dar. Nach seinen Worten ist die Akzeptanz der Lösung trotz anfänglicher Skepsis bei einigen Beteiligten gegenüber cloud-basierten Projekträumen sukzessive gestiegen. „Zwar haben wir mit großen Dokumentenmengen gerechnet, unsere Befürchtungen wurden jedoch weit übertroffen. Ohne den Einsatz eines digitalen Archivs sind diese Informationsmengen de facto nicht handhabbar“, resümiert Gerd Schwertner.

Eine Vielzahl von Vorteilen bietet nach seiner Einschätzung die Nutzung der Cloud-Lösung. Teilweise kostenintensive Eingriffe in vorhandene IT-Infrastrukturen werden vermieden. Die Cloud-Lösung bietet über das Lizenzmodell eine Kostenkontrolle und durch ihre Integrationsfähigkeit Flexibilität. „Nach den bisherigen Erfahrungen und angesichts der steigenden Komplexität von Großbauprojekten bin ich zuversichtlich, dass wir den Einsatz der cloud-basierten Dokumenten-Management-Lösung weiter ausbauen werden.“

Bildquelle: Tiefbauamt Stuttgart

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