Vor- und Nachteile der E-Mail

Collaboration am Arbeitsplatz

Die E-Mail – komfortabel, unmittelbar zugänglich und kostengünstig – gehört unverzichtbar zum Arbeitsplatz. Daher lohnt es sich, ihre Vor- und Nachteile als Collaboration-Werkzeug zu beleuchten.

Finger auf Briefumschlag

E-Mail – der digitale Papiertiger

Trotz der Flüchtigkeit von Informationen sind die Inhalte von E-Mails dauerhaft verfügbar: Einmal versendet oder empfangen, ist die darin enthaltene Information bei entsprechender Archivierung auch in Zukunft nutzbar, selbst dann, wenn sie lokal gelöscht wird. Der permanente Datensatz der Information wird als „Paper Trail der E-Mail“ bezeichnet. In Fällen, in denen Absprachen nachvollzogen werden sollen, die bereits Monate zurückliegen und sich in keinem offiziellen Protokoll finden, hilft der Paper Trail schnell weiter. Auch lange Verhandlungen lassen sich so rekonstruieren. Eingebunden in den beruflichen Alltag müssen Unternehmen allerdings auch die Nachteile und Fallstricke dieser Form der Kommunikation berücksichtigen.

Die IT benötigt eine Strategie sowie entsprechende Software, wie sie beispielsweise Novell anbietet, um die durch E-Mail produzierten Daten zu steuern und zu verwalten. Das kann durch proaktive Filter geschehen, die gefährliche E-Mails abfangen, bevor sie das Unternehmen verlassen, oder durch die Nutzung von elektronischen Archivierungssystemen. Diese entscheiden, welche Informationen gespeichert werden, welche gelöscht, und wie Dokumente elektronisch für die Zukunft archiviert werden sollen. Die Tatsache, dass der heutige Papiertiger ein digitaler ist, macht ihn nicht weniger gefährlich. Unternehmen sollten daher den Paper Trail der E-Mail für sich nutzen, statt ihm am Ende zum Opfer zu fallen.

Die Vorteile

Die Verbreitung der E-Mail hat zwei Folgen: Erstens ist es praktisch unmöglich sie zu vermeiden und zweitens wird sie als Dokumentationswerkzeug verwendet, das alle Tätigkeiten von Unternehmen und Mitarbeitern akribisch aufzeichnet. Anwälte nutzen diese beispielsweise für die Vorbereitung von Streitfällen, um wichtige Unterhaltungen aus der Kommunikation herauszufiltern oder Unternehmen gar vorzuwarnen, bevor es zu einer Anklage kommt. So gibt es etwa Fälle von Finanzdienstleistern, die ihre E-Mails nach Wörtern wie „Garantie“ durchsuchen, um zu vermeiden, dass Mitarbeiter den Kunden „garantierte Renditen“ oder ähnliches versprechen, was sie letztlich nicht liefern können.

Die Vorteile sind mit denen eines gut geführten Archivs zu vergleichen: Prozesse und Prozeduren lassen sich wieder hervorholen, als Anleitung verwenden oder fertig­stellen, sollten sie damals nicht abgeschlossen worden sein. Die Dokumentation dient als Beweis einer Transaktion – dass und wie sie durchgeführt wurde. Auch für die Rechnungsstellung und Audits ist eine derartige Aufzeichnung hilfreich, manchmal sogar vom Gesetzgeber vorgeschrieben.

Die Nachteile

Mitarbeiter genießen mehr Freiheit und Flexibilität, wenn es um die Art und Weise geht, wie sie ihre Arbeit erledigen. Sie nutzen unterschiedliche Geräte, empfangen und senden Nachrichten und Dateien von jedem Ort, an dem sie eine Netzwerkverbindung finden. Mit einer solch freifließenden Kommunikation ist es nachvollziehbar, dass Mitarbeiter nicht jede ihrer Korrespondenz mit der gleichen Diskretion behandeln. Sie merken eventuell nicht, dass jede hastige Antwort oder Fehleinschätzung in einer E-Mail oder auf anderen elektronischen Kommunikationskanälen später gegen sie oder ihr Unternehmen verwendet werden kann.

Ein Kartellverfahren gegen Apple, Google, Adobe und Intel zeigt diesen Punkt deutlich. 64.000 hochqualifizierte Silicon-Valley-Techniker klagten darin gegen die obere Riege ihrer Branche wie den ehemaligen Google-CEO Eric Schmidt. Er und der ehemalige Apple-CEO Steve Jobs hatten in einem geheimen Abkommen beschlossen, keine Angestellten vom jeweils anderen abzuwerben und die Gehälter zu vergleichen. Damit kontrollierten sie effektiv den Arbeitsmarkt vor Ort und konnten die Löhne im Silicon Valley deckeln.

Dieses Abkommen war informell, wurde jedoch in einer Serie belastender E-Mails zwischen den Managern dokumentiert. Diese E-Mail-Beweise zwangen die Angeklagten Anfang 2014 zu einer Ausgleichszahlung von etwa 300 Mio. US-Dollar. Ironischerweise war es gerade das Silicon Valley, das die E-Mail für hunderte Millionen Menschen zur Gewohnheit werden ließ – und doch zeigte der Fall, dass nicht einmal die Entscheider die Nachteile ihrer eigenen Technik kennen.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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