26.01.2018 Caritas der Erzdiözese Wien nutzt Social Intranet

Collaboration hilft beim Helfen

Von: Christoph Herzog

Die Caritas versteht sich als Organisation von hauptamtlichen und freiwilligen ­Mitarbeitern, die Menschen in seelischer, körperlicher oder materieller Not helfen. Um den internen Austausch weiter zu verbessern, nutzt die Caritas der Erzdiözese Wien ein Social Intranet.

Die Caritas der Erzdiözese Wien verbessert mit einem Social Intranet die interne Zusammenarbeit.

Die Caritas der Erzdiözese Wien verbessert mit einem Social Intranet die interne Zusammenarbeit.

Die Caritas der Erzdiözese Wien umfasst das Gebiet des Bundeslandes Wien und Teile Niederösterreichs. Neben über 5.300 Hauptberuflichen leisten rund 12.000 freiwillige Mitarbeiter der Caritas Hilfe von Mensch zu Mensch. Dabei erfüllt die soziale Organisation zahlreiche Aufgaben – von der Pflege älterer Menschen, der Unterstützung für Menschen mit Behinderung oder Menschen in sozialen Notlagen über Gemeinwesenarbeit bis hin zur Hilfe für Menschen im Ausland.

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Mit dem Social Intranet „Intrexx Share“ von United Planet wurde der Wunsch nach Dialog innerhalb der Caritas aufgegriffen und Vernetzung über die unterschiedlichen Arbeitsbereiche hinweg ermöglicht. Neben den Anforderungen an die interne Kommunikation ging es auch darum, einen standortübergreifenden Digital Workplace einzuführen. Romana Scharfetter, die das Projekt seitens der Caritas-IT betreut, sagt: „Wir wollten den Mitarbeitern eine zentrale Plattform bieten, auf der sie alles für ihre tägliche Arbeit finden: Zum einen Dokumente, aber auch die Möglichkeit zum Austausch und der Zusammenarbeit.“

Die Projektgruppe bestehend aus IT und interner Kommunikation evaluierte zunächst alle Funktionen, die das Portal beinhalten sollte. So sollte von Anfang an sichergestellt werden, dass die Lösung die Erwartungen der Sozialorganisation und ihrer Mitarbeiter erfüllt. Man legte besonders hohen Wert auf ein ansprechendes Design, leichte Bedienbarkeit und mobile Verfügbarkeit. Anpassungen sollten ebenso leicht möglich sein wie die Anbindung von Fremdsystemen.

Das neue Intranet spielerisch bekannt machen


Nach der Festlegung der konkreten Anforderungen ging es an die Umsetzung: Zusammen mit dem IT-Dienstleister Xinger Solutions wurde innerhalb von zehn Monaten ein Mitarbeiterportal ins Leben gerufen. Es basiert auf der Entwicklungsoberfläche Intrexx. Diese ermöglichte einen schnellen Start und bietet einen weiteren Vorteil, wie Romana Scharfetter feststellt: „Für uns ist der große Gewinn, dass wir damit Applikationen einfach erstellen können. Damit erweitern wir die Funktionalitäten des Portals selbst, statt für alles eine neue Software zu kaufen.“

Bereits vor dem offiziellen Go-live konnten einzelne Funktionen genutzt werden. So wurde in einer selbst entwickelten Applikation über den Namen der neuen Plattform abgestimmt. Ein Drittel der Enduser nutzte diese Möglichkeit und stimmte für „Carinet“. Dieser erste spielerische Kontakt war ein wichtiger Schritt, um das Intranet bekannt zu machen. Denn mit dem Go-live wurden nicht nur neue redaktionelle Inhalte verfügbar, sondern es wurde auch ein neues Telefonbuch eingebunden. Alleine darauf wird mittlerweile ca. 50.000 Mal monatlich zugegriffen.

Mit dem Start des neuen Portals wurde der Wunsch nach Vernetzung und Dialog aufgegriffen und das In-tranet der Caritas ein Stück weit lebendiger gemacht. So betrat man auch „Social Collaboration“-Boden. In erster Linie sollte der Digital Workplace eine Plattform sein, auf der sich die Mitarbeiter untereinander austauschen, Informationen finden und kommentieren. Mit der neuen Plattform können Mitarbeiter nun über Einrichtungsgrenzen hinweg kommunizieren und sich in Gruppen organisieren. Scharfetter betont: „Wir haben sehr viele Mitarbeiter, die über verschiedene Standorte verteilt im Einsatz sind. Mit Carinet gibt es nun eine technische Möglichkeit, dass sie leichter miteinander in Kontakt treten können.“ Ein Werkzeug, das Mitgestaltung und Zusammenarbeit erleichtert.

Corinna Sharma, bei der Caritas Wien zuständig für die interne Kommunikation, ergänzt: „Das Portal verbessert den bereichsübergreifenden Austausch innerhalb der Organisation. Relevante Informationen sind zentral verfügbar.“ Durch Applikationen wie die Dokumentenverwaltung, den Terminkalender und das interaktive Content-Management-System (CMS) sind Informationen jederzeit verfügbar. Ein weiteres Plus ist die integrierte Innovationsplattform. Hier bringen sich Mitarbeiter aktiv mit ihren Ideen und Verbesserungsvorschlägen ein.


Die Caritas der Erzdiözese Wien …

… beschäftigt als soziale Hilfsorganisation rund 5.300 festangestellte Mitarbeiter. Darüber hinaus arbeiten ca. 12.000 freiwillige Mitarbeiter in der Organisation. Mit den Caritasverbänden in den anderen acht österreichischen Diözesen der römisch-katholischen Kirche bildet sie die Caritas Österreich und ist darüber hinaus Teil der Internationalen Caritas, die weltweit arbeitet.


Bildquelle: Thinkstock/iStock

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