Tools kurzfristig eingeführt

Collaboration ist mehr als ein Notnagel

Die Kontaktbeschränkungen, um die Verbreitung des Coronavirus zu hemmen, haben viele Unternehmen vor große Herausforderungen gestellt. Einige haben praktisch von heute auf morgen Collaboration-Lösungen eingeführt, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Die Tools können aber viel mehr, als nur Notlösung in dieser Zeit zu sein.

Mann arbeitet am Laptop

Collaboration unterstützt effiziente und agile Zusammenarbeit auch im Home Office.

Aufgrund der Pandemie haben viele Unternehmen Home office großflächig eingeführt. Damit die Mitarbeiter von zuhause aus effizient zusammenarbeiten können, wurden kurzfristig Collaboration-Tools bereitgestellt. Darüber kommunizieren verteilte Teams in Echtzeit und arbeiten virtuell zusammen. Bei Axians beispielsweise sind insbesondere Cloud-Services angefragt worden, denn sie sind schnell verfügbar. Sogar Unternehmen, die ihre Infrastruktur bisher bevorzugt On-Premises gehalten haben, nutzen diese Cloud-Services aufgrund der kurzfristigen und schnellen Einrichtung.

Die Einführung der Tools kommt nicht überraschend. Viele Unternehmen liebäugeln schon länger damit, da Collaboration Teil ihrer Digitalisierungsstrategie ist. Die Anforderungen der Unternehmen und Teams an die Lösungen sind unterschiedlich: Manche möchten Dokumente gemeinsam bearbeiten, andere vor allem Videokonferenzen durchführen und wieder andere setzen besonders auf die Chatfunktion.

Woran viele im ersten Moment eher weniger denken, ist, dass die Technologie auch ganz kleinen Betrieben neue Möglichkeiten eröffnet: Ärzte können dadurch beispielsweise Videosprechstunden einführen. Neben Video- und Telefonkonferenzen bringt Collaboration weitere Vorteile für die agile Zusammenarbeit. Zusätzlich zu Enterprise-Messaging-Tools gehören die gemeinsame Dokumentenbearbeitung und -ablage sowie Ressourcenplanung für Projekte ins Repertoire der Lösungen. Arbeitsfortschritte sowie -ergebnisse lassen sich damit nachvollziehen und visualisieren. Weitere Anwendungsbeispiele sind Datenaustausch, -analyse und -Reporting. Collaboration kann auch die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen einschließen. Hier fließen dann systemübergreifend Informationen zusammen, um die Kommunikation zu verbessern.

Im Team flexibler arbeiten

Moderne Collaboration-Lösungen optimieren die Arbeitsweise aller Beteiligten. Aufgaben und Projekte gehen ihnen damit leichter und schneller von der Hand. Zudem fördern die Lösungen die Kommunikation und Zusammenarbeit – was Beschäftigte im Home Office besonders schätzen.

Collaboration eröffnet der IT-Abteilung die Chance, Prozesse mitzugestalten. Sie stärken damit ihre Rolle im Unternehmen, denn mögliche Systeminteraktionen schaffen flexiblere Abläufe. Statt jedes Mal eine kostenintensive Prozessintegration zu bezahlen, gibt es nun die Möglichkeit, einfache Prozesse unkompliziert einzubinden, etwa in die Produktion bei einem Industrieunternehmen. Einen Fehler meldet eine Maschine eigenständig über das Collaboration-Tool an das Reparaturteam, welches ihn dadurch schneller beheben kann. Es muss den Defekt nicht erst vor Ort an der Maschine suchen, sondern kennt ihn bereits. Die Collaboration-Lösung informiert den Techniker über benötigte Ersatzteile. Voraussetzung für dieses Szenario ist, die Plattform an die vorhandenen Schnittstellen und die verschiedenen Prozesse des Unternehmens anzupassen.

Gut vorbereitet kommunizieren

Häufig kommt der Anstoß, Collaboration einzuführen, aus den Fachabteilungen, die bei der Zusammenarbeit eine neue Richtung einschlagen möchten. Die Umsetzung sollte strukturiert durchgeführt werden, um niemanden zu überfordern. Herstellerunabhängige Systemintegratoren können Konzept und Implementierung übernehmen sowie die Lösung im Managed Service betreiben.

Bevor es losgeht, müssen die technischen Voraussetzungen gegeben sein: Dazu zählen geeignete Internetverbindungen und Netzwerkinfrastrukturen sowie Cyber-Security-Lösungen. Collaboration muss Anforderungen an die Datensicherheit und den Datenschutz erfüllen, insbesondere die der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Entscheiden sich Unternehmen für eine Cloud-Lösung, müssen sie vorab klären, ob und wie Daten verschlüsselt werden, wohin sie übermittelt und wo sie gespeichert werden. Dies ist seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zum US-Privacy-Shield noch wichtiger als zuvor.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Neben technischen Voraussetzungen spielt die Einstellung der Mitarbeiter eine besondere Rolle für den Erfolg von neuen Collaboration-Werkzeugen. Management und Verantwortliche müssen die Anwendung der Technologie vorleben und klarstellen, wie ihr Einsatz das Unternehmen als Ganzes voranbringen wird – denn die Arbeitswelt ändert sich und Mitarbeiter müssen verstehen, warum. Erfolgversprechend ist, die gewählte Collaboration-Lösung, ihre Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten und besonders ihre Vorteile in Schulungen oder Webinaren vorzustellen. Idealerweise begeistert das die Beschäftigten so sehr, dass sie die Tools zukünftig aus eigenem Antrieb nutzen. Anfangs sollten Unternehmen einzelne Funktionen fokussieren, die von allen Mitarbeitern einfach zu erlernen sind. Denn es ist besonders wichtig, die Mitarbeiter bei der Einführung neuer Tools zu schulen, sie vom Nutzen zu überzeugen und beim Einsatz zu supporten.

Mehr als ein Hype

Auch wenn ihr vielerorts erst die Corona-Pandemie einen Schub versetzt hat, ist Collaboration kein Hype. Die Situation war lediglich der Katalysator, der die breite Einführung von Lösungen beschleunigt hat. Die Vorteile für die Zusammenarbeit agiler Teams werden den Trend weiter ankurbeln. Dabei zeichnet sich das Cloud-Hosting als bevorzugtes Mittel der Wahl ab. In Zukunft wird besonders das Einbinden von Informationen aus anderen Prozessen und externen Quellen in die Kommunikation im Fokus stehen, was die Kommunikation noch effizienter machen wird.

Bildquelle: Pixabay

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