Alles digital, alles legal?

Compliance besser lückenlos dokumentieren

Dieselgate bei VW, Korruption bei der Fifa und Geldwäsche bei der Deutschen Bank. Das sind nur einige große Skandale, die die Welt in den letzten Jahren bewegt haben. Sie alle haben gemein, dass mit voller Absicht gelogen und betrogen wurde. Die Folge waren Schäden in Millionen-, teilweise gar in Milliardenhöhe.

Compliance lückenlos dokumentieren

So lässt sich Compliance lückenlos dokumentieren

Wenig bis gar nichts hört man jedoch von jenen Fällen, bei denen ohne Vorsatz gegen geltendes Recht verstoßen wurde. Beispielsweise, wenn der Vorstand Entscheidungen aufgrund ungenügender oder falscher Informationen getroffen hat. Bei Versäumnissen dieser Art hat niemand böswillig gehandelt, dennoch winken auch hier erhebliche Geldstrafen.

Wer solche Fehler vermeiden möchte, tut gut daran, compliance-relevante Abläufe lückenlos zu dokumentieren. Das klingt nach einer Mammutaufgabe, muss es jedoch nicht sein. Die richtige Software kann dabei helfen, Entscheidungsabläufe transparent und nachvollziehbar aufzuzeichnen.

Wie dies funktionieren kann, zeigt das Beispiel der Vorstandssitzungen: Für diese wichtigen Meetings ist es oft notwendig, zentimeterdicke Besprechungspakete zu schnüren und per Post oder Kurier zu versenden. Ein organisatorischer Albtraum, bei dem allerhand schiefgehen kann. Unterlagen kommen zu spät oder am falschen Zielort an, werden in Hotels oder Taxis vergessen oder sind bereits veraltet, bevor sie ihren Adressaten erreichen. Aufgrund dieser chaotischen Zustände lässt sich Monate oder gar Jahre später kaum noch nachvollziehen, welches Vorstandsmitglied auf Grundlage welcher Informationen welche Entscheidung getroffen hat.

Immer auf dem neusten Stand

Hier kann gute Board- und Meeting-Management-Software ansetzen, indem sämtliche für eine Besprechung notwendige Materialien online verfügbar gemacht werden. Damit können alle Teilnehmer jederzeit und von überall aus auf die jeweils aktuellen Versionen der Dokumente zugreifen. Das erleichtert die Organisation von Meetings und spart Zeit sowie Papierkosten. Entscheidungen werden dabei stets auf Grundlage derselben Informationen getroffen. Auf diese Weise kann sich niemand später damit herausreden, dass er oder sie keinen Zugang zu neusten Erkenntnissen gehabt hätte.

Daneben gibt es die Möglichkeit, Abstimmungen direkt innerhalb der Nutzeroberfläche zu erstellen und durchzuführen. Per Internet oder Telefon zugeschaltete Personen stimmen online ab. Die Ergebnisse sind jederzeit abrufbar, was zusätzliches Protokollieren überflüssig macht. Ein Nebeneffekt: Da nicht alle Personen physisch in einem Raum anwesend sind, reduziert sich der Einfluss von Gruppendenken auf das Resultat einer Abstimmung.

Sicherheit geht vor

Damit alle online verfügbaren Informationen auch sicher sind, ist eine Verschlüsselung sämtlicher Daten ein absolutes Muss. Sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung auf den Endgeräten oder Servern. Ebenso sollte darauf geachtet werden, dass die genutzten Datenzentren nach höchsten Sicherheitsstandards wie ISO 27001 zertifiziert sind.

Beim Standort dieser Server gibt es im Prinzip zwei Möglichkeiten: Ein hauseigener Server bietet den Vorteil, dass Unternehmen jederzeit Herr über ihre Dateien sind und kein Dritter Zugriff darauf hat. Die Speicherung an nur einem Ort erhöht jedoch das Risiko eines vollständigen Datenverlusts – beispielsweise, wenn im Server-Raum ein Feuer ausbricht. Ebenso bringt ein eigenes Rechenzentrum erhebliche Kosten für Hardware und Betrieb mit sich.

Demgegenüber stehen Cloud-Lösungen, bei denen die Daten auf externen Servern gehostet werden. Hier scheint das Risiko eines vollständigen Datenverlusts deutlich geringer, da alle Dateien redundant an mehreren Orten abgelegt sind. Entsprechende unabhängige Zertifizierungen sollen garantieren, dass der Cloud-Dienstleister nicht unbefugt auf die abgelegten Daten zugreift.

Alles in allem kann digitales Meeting-Management das Organisieren von Besprechungen aller Art erleichtern und für mehr Transparenz sorgen. Hier bietet beispielsweise eShare als Anbieter von Board- und Meeting-Management-Software entsprechende Lösungen an, die sich in gängige Microsoft-Office-Umgebungen einfügen lassen. Aufgrund eines geringen Wartungsaufwands sollen sie sich für Unternehmen jeder Größe eigenen. Denn gut funktionierendes Compliance-Management geht heutzutage alle etwas an.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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