Krisenmanagement im Pandemiefall

Covid-19: Was müssen Unternehmen jetzt beachten?

Das Coronavirus ist zurzeit das Thema Nummer eins in den Medien. Im Ernstfall bedeutet es starke Einschränkungen für jeden von uns. Aber wie können sich Unternehmen auf eine solche Situation vorbereiten und wie können sie sich auch für zukünftige Krisen wappnen? Javier Colado, der Senior Vice President von Everbridge, gibt im Interview Antworten auf diese Fragen.

Javier Colado, Everbridge

Javier Colado von Everbridge gibt einen Überblick, wie sich Unternehmen auf einen Pandemiefall vorbereiten können.

ITD: Herr Colado, wie schätzen Sie die aktuelle Lage ein?
Javier Colado:
Wir haben (Stand 12. März 2020) mehr als 118.000 bestätigte Infektionen in 114 Staaten, knapp 2.000 davon in Deutschland. Die Weltgesundheitsorganisation WHO hat Covid-19 jetzt zur Pandemie erklärt. Ja, die Lage ist ernst.

Was wir dabei auch nicht vergessen dürfen: Der Ausbruch von Krankheiten und Epidemien ist unvermeidlich. In den letzten 60 Jahren hat sich die Zahl der neuen Krankheiten vervierfacht und die Zahl der großflächigen Ausbrüche seit 1980 sogar mehr als verdreifacht. Wichtig ist, dass Unternehmen vorbereitet sind und einen operativen Notfallplan zum Schutz ihrer Mitarbeiter, Vermögenswerte, Lieferketten und ihrer Reputation haben. Der beste Zeitpunkt, diesen Plan zu überprüfen, ist vor dem Eintreten eines kritischen Ereignisses, wie z.B. einer Pandemie, wie wir sie jetzt haben.

Viele Unternehmen nutzen unsere Critical-Event-Management-Plattform (CEM) bereits, um in der aktuellen Coronavirus-Krise handlungsfähig zu bleiben. So hat Everbridge bereits über 15 Millionen Nachrichten im Zusammenhang mit dem Coronavirus für Kunden auf der ganzen Welt verschickt. Die Unternehmen nutzen darüber hinaus unsere Risk Intelligence, um fundiertere Entscheidungen zu treffen.

ITD: Welche Maßnahmen halten Sie für besonders kritisch?
Colado:
In den meisten Organisationen findet die Bewältigung eines kritischen Ereignisses sehr unkoordiniert statt und nimmt wertvolle Zeit in Anspruch. Es ist ein Fehler, nicht vorbereitet zu sein, kein System, das die Risk Intelligence berücksichtigt, oder kein Mittel zur Kommunikation mit Mitarbeitern und Anwohnern zu nutzen. Im Grunde ist es kontraproduktiv, kein Krisenmanagement-Programm zu haben oder zu glauben, man könne erst operative Maßnahmen planen, wenn ein kritisches Ereignis bereits eingetreten ist.

ITD: Welche sind hingegen sehr nützlich und zielführend?
Colado:
Es beginnt im ersten Schritt mit der Bewertung der Bedrohung, um festzustellen, wo die Risiken liegen und ob die Quellen der Risikoinformationen zuverlässig sind. Oft gibt es eine große Menge Informationen zu sortieren, u.a. aus sozialen Medien. Wichtig sind Fragen wie: Wie viele verschiedene Quellen von Risikodaten nutzen Sie heute zur Überwachung von Bedrohungen?  Wie wirksam ist das? Ist etwas davon automatisiert oder gefiltert?

Auf dieser Grundlage müssen dann die betroffenen Personen, Vermögenswerte oder Betriebsfunktionen lokalisiert werden. Dies kann Mitarbeiter, Reisende, Führungskräfte, Auftragnehmer und sogar Kunden betreffen. Wenn einige dieser Personen auf Reisen sind oder wenn sich das Risikoereignis bewegt, ist dies eine besondere Herausforderung. Der Aufwand, beides zu korrelieren, kann den Zugriff auf mehrere Systeme und Informationsquellen wie HR-, Reise- sowie Gebäudeverwaltungssysteme erfordern. Unternehmen müssen sich fragen: Wie viele verschiedene Systeme haben sie, die Informationen über Mitarbeiter und Vermögenswerte speichern? Sind diese Informationen mit Risikodaten verknüpft, um festzustellen, wer oder was betroffen sein könnte?

Sobald die betroffenen Personen und Vermögenswerte identifiziert wurden, müssen geeignete Maßnahmen ergriffen werden, indem Reaktionspläne und Mitteilungen aktiviert werden. Dies muss nicht nur die gefährdeten Personen, sondern auch Ersthelfer oder Menschen betreffen, die einfach nur auf dem Laufenden gehalten werden müssen, wie z.B. Führungskräfte. Dabei ist es wichtig, dass die Reaktionspläne und die Kommunikation auf der Grundlage bestimmter Vorfälle automatisiert werden.

Wenn diese Pläne aktiv sind, müssen die Folgen analysiert werden, um sicherzustellen, dass die Maßnahmen effektiv waren, und um zu verstehen, was bewirkt wurde. Dies kann die Berichterstattung nach der Umsetzung oder zusätzliche Maßnahmen umfassen, die erforderlich sind, um zu ermitteln, was in Zukunft verbessert werden kann. Oftmals sind die Systeme, die dies tun, manuell oder gar nicht vorhanden.

All das passiert, während die Uhr tickt. Je mehr Zeit vergeht, desto größer sind die Auswirkungen auf Mitarbeiter und Betrieb und desto weniger Optionen stehen für eine Reaktion zur Verfügung.

ITD: Was können Unternehmer besser machen, um ihre Mitarbeiter zu informieren und zu schützen?
Colado:
Im Fall des Coronavirus müssen Organisationen wissen, wer sich in einem betroffenen Gebiet aufgehalten hat und wohin sie möglicherweise reisen. Dies beginnt damit, dass sie Zugang zu den richtigen Informationen haben, um globale Risiken in Echtzeit zu überwachen, diese Bedrohungen mit den wichtigsten Geschäftsgütern in Beziehung zu setzen und sicherzustellen, dass man in der Lage ist, die Standardreaktions- und Kommunikationsprotokolle zu automatisieren. Anschließend müssen Unternehmen in der Lage sein, betroffene Personen, Vermögenswerte und operative Funktionen sowie die für die Reaktion und Lösung der Krise erforderlichen Personen zu identifizieren und zu lokalisieren.

Lösungen wie die CEM-Plattform können Unternehmen dabei unterstützen. Der Ausbruch von Covid-19 bestätigt uns in unserer Mission, Menschen zu schützen und Unternehmen am Laufen zu halten. Wir haben unsere Ressourcen mobilisiert, damit Unternehmen die Entwicklungen im Zusammenhang mit dem Virus verfolgen können, einschließlich gesundheitsbezogener Vorfälle, Flughafenschließungen, Transportverzögerungen, Bewegungseinschränkungen und Produktionsunterbrechungen. Diese Informationen resultieren aus Tausenden von verifizierten Datenquellen und der Überprüfung durch erfahrene Analysten. Diese ständig validierten Informationen werden in unsere Plattform integriert, so dass die verantwortlichen Teams für Sicherheit, Business Continuity, Notfallmanagement und Lieferketten in einer gemeinsamen operativen Anwendung visuell sehen können, wie sich neue Entwicklungen auf ihr Geschäft auswirken können. Auf dieser Basis können sie ihre Reaktion und Standardbetriebsverfahren automatisieren, um die Auswirkungen zu mildern.

ITD: Mit wieviel Aufwand sind solche Maßnahmen verbunden?
Colado:
Wenn ein Unternehmen gut vorbereitet ist, ist die Umsetzung direkt und unkompliziert. Deshalb helfen wir bei der technischen Umsetzung z.B. mit Best Practices und stellen sicher, dass die richtigen Vorbereitungen im Vorfeld getroffen werden.

ITD: Wie genau kann Software beim Krisenmanagement helfen?
Colado:
Unsere CEM-Plattform etwa aggregiert Zehntausende von Datenquellen, um Bedrohungen zu identifizieren. Sie eruiert die Relevanz einer Bedrohung für die Mitarbeiter, Einrichtungen, Vermögenswerte, Lieferkette und die Reputation eines Unternehmens auf der Grundlage ihrer dynamischen Standorte. Eine Plattform wie diese kann weiterhin einen unternehmensweiten Reaktionsplan – unter Verwendung der Richtlinien und Verfahren des Unternehmens – initiieren und automatisiert orchestrieren sowie die Ausführung des Plans überwachen. Währenddessen werden die Taktzeiten und Ergebnisse analysiert, um Engpässe zu identifizieren und die zukünftige Leistung zu verbessern.

ITD: Wenn eine Quarantäne in Kraft tritt, welchen Mehrwert haben dann die Unternehmen, die bereits im Vorfeld ein gutes Krisenmanagement ausgearbeitet haben?
Colado:
Wenig bis gar keine Unterbrechung des Geschäftsbetriebs. Ein Teil unserer Unterstützung besteht darin, die Auswirkungen einer Störung abzumildern oder in vielen Fällen sogar ganz zu beseitigen. Im Falle einer Quarantäne bedeutet das, in der Lage zu sein, Anweisungen zu kommunizieren, von zu Hause aus zu arbeiten oder den Standort zu wechseln, damit es keine Unterbrechung des Geschäftsbetriebs gibt. Häufig sind negative Konsequenzen auf eine Unterbrechung der Lieferkette zurückzuführen, die erhebliche Auswirkungen auf den Betrieb haben kann.

ITD: Welche Folgen kann es nach sich ziehen, wenn ein Unternehmen keine Strategie für den Ernstfall hat oder nur bei Bedarf improvisiert?
Colado:
Letztendlich kann ein Mangel an Vorbereitung zu einem Worst-Case-Szenario führen – mit Auswirkungen auf Leben und Sicherheit von Menschen, und ernsthaften Beeinträchtigungen und Haftungsrisiken für das Unternehmen.

Bildquelle: Everbridge

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