Ende einer heterogenen Gerätelandschaft

Darum hat Hardeck Möbel seine EDV vereinheitlicht

Hardeck Möbel ist ein inhabergeführtes Traditionshaus mit Hauptsitz in Bochum, das klar auf Expansionskurs fährt. Der Zukauf von drei Möbelhäusern in wenigen Jahren machte eine Neuaufstellung und Vereinheitlichung der unternehmensweiten EDV nötig. Als besondere Herausforderung für das vereinbarte Managed-Print-Services-Konzept (MPS) erwies sich dabei eine Thin-Client-Lösung an den Arbeitsplätzen der Kundenberater.

Möbelstück

Hauptsitz des Möbelhauses ist Bochum. Das Familienunternehmen existiert bereits seit 1937.

Das Familienunternehmen Hardeck existiert seit 1937 in Bochum und wird derzeit in vierter Generation geführt. Viele Jahre bestand es aus nur einem Haus mit zwei Möbelsparten. Währenddessen hatte die hausinterne Informatik unter Leitung von Joachim Barthel alle IT-Aufgaben und Dienstleistungen selbst bewältigt. Ab 2014 erwarb Hardeck zusätzliche Einzelmöbelhäuser. Aktuell arbeiten bei dem Unternehmen 1.400 Mitarbeiter in sechs Häusern an vier verschiedenen Standorten in Nordrhein-Westfalen und Niedersachsen.

Mit den Zukäufen begann für die Informatikabteilung die Zeit der Herausforderungen: Die neuen Häuser brachten ihre eigenen EDV-Systeme und Ausstattungen mit. Gleichzeitig stieg die Zahl der Mitarbeiter, die den hauseigenen IT-Service nutzten. Für Barthel bedeutete diese Entwicklung zweierlei: Ein gutes Konzept für eine zügige Vereinheitlichung der heterogenen IT-Landschaften musste her, wobei der Fokus auf dem Austausch von Altgeräten liegen sollte. Und für die Umsetzung benötigte die Abteilung externe Unterstützung. Das erklärte Ziel: eine kosteneffiziente, transparente und einfach zu handhabende Systemlandschaft.

Erste Zielgruppe: Verkäufer


IT-Dienstleistungspartner von Hardeck ist das Systemhaus SEZ Sinell, das als Oki-Partner den Hersteller mit an Bord holte. Gemeinsam dokumentierte und analysierte das Team die Gerätelandschaft. Ein erstes Konzept sah daraufhin für alle Häuser die gleichen Systeme, Service-Linien, Supplies und Anwendungen vor. Am Ende stand ein Projekt, das zum Komplettaustausch aller vorhandenen Altsysteme verschiedener Anbieter durch Produkte der Executive Series und zur Umsetzung eines individuellen MPS-Konzepts führte.

Zuvor hatte Barthel den konkreten Bedarf im gesamten Unternehmen evaluieren lassen. Die erste Zielgruppe, die dabei ins Visier genommen wurde, waren die Verkäufer in den Möbelhäusern. Brauchte wirklich jeder einen eigenen Drucker oder war der Einsatz von Zentraldruckern gerechtfertigt? Die zweite Analyse galt der Marketing-Abteilung in der Zentrale. Schlussendlich durfte jeder Berater seinen Drucker am Schreibtisch behalten, da er somit seine Kunden vor Vertragsunterzeichnung nicht allein lassen muss. Das Marketing erhielt zudem eine leistungsfähigere Ausstattung, die dem Druckaufkommen und der erforderlichen professionellen Qualität des Materials entsprach. Am Ende des Projekts waren nicht nur die hinzugekommenen Möbelhäuser neu ausgestattet und vereinheitlicht worden, sondern das Unternehmen hatte auch in eine adäquatere Versorgung der Zentrale investiert. Stand heute hat Hardeck mehr als 500 Systeme aus einer Hand im Einsatz, Tendenz steigend.

Die Herausforderung bei der Umstellung der Druckerlandschaft lag in einer Software-Problematik. Komplett fernadministrierbare Thin Clients sind eine verlässliche, kostengünstige und energiesparende Alternative zu PCs. Die Drucker an den jeweiligen Arbeitsplätzen der Kundenberater in den Einrichtungsfilialen sind per USB angeschlossen und nicht im Netzwerk verankert. Der PC am Arbeitsplatz ist ein Thin Client mit einer remote Desktop-Sitzung, die den Server abbildet, auf dem die Windows-Lizenzen liegen. Das bedeutet, dass auch die Drucker über die Thin Clients angesteuert werden und sich die IP-Adresse der Drucker wegen dieses Setups nicht auslesen lassen. Die Lesbarkeit allerdings war unabdingbar, weil vertraglich eine Druckpauschale vereinbart war.

Individuelles Konzept in allen Filialen


Die Lösung sah so aus, dass der Thin-Client-Hersteller gemeinsam mit Programmierern von Oki in Japan individualisierte Treiber für die Hardeck-Lösung schrieb. Nach etwa vier Monaten inklusive einer Testphase gab es den entsprechenden Treiber und der Austausch der Geräte konnte beginnen. Der Hersteller trug die Kosten der Programmierung und hat selbst die Software auf die Drucker aufgespielt. Aus Gründen des Datenschutzes und der Sicherheit ist die Lösung beim Anwender nun lokal und ohne Server-Anbindung installiert. Als Administrator trifft das Möbelhaus damit selbst die Entscheidung, welche Informationen in welcher Form und auf welchem Weg zu welchem Zeitpunkt und in welcher Regelmäßigkeit das Haus in Richtung Anbieter verlassen. Eine umfassende Programmierleistung, gute internationale Kommunika­tion, ein individuelles Konzept in allen Filialen und nicht zuletzt eine homogene, kosten­optimierte Systemausstattung machten das Projekt zu einem Erfolg. Sinell übernahm den Roll-out. Die Implementierung des Projekts dauerte insgesamt ein Jahr.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 09/2016. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Die Anlieferung der bespielten Geräte funktionierte einwandfrei. Am Ende des Prozesses gab es eine auf den jeweiligen, sich ändernden Bedarf des Unternehmens ausgerichtete Systemausstattung mit einem einheitlichen Service-Konzept und hoher Sicherheit. Die Arbeitsabläufe konnten optimiert, interne Prozesse vereinfacht und die Kosten gesenkt werden. Die Mitarbeiter schätzen die neue EDV-Ausstattung. Die Drucker seien selbsterklärend und in der Handhabung immer gleich.

Durch die Homogenität der Systeme soll sich auch die Arbeit von Helpdesk und First-Level-Support vereinfacht haben. Diese Ressourcen seien jetzt wieder für anspruchsvollere Aufgaben frei. Auch die Finanzabteilung verbucht die größere Transparenz in Sachen Druckkosten als klaren Fortschritt. Aktuell klärt Barthel den Bedarf an neuen Multifunktionssystemen ab. Geräte-Management und eine stetige Optimierung der Ist-Situation gehören zu seinem Alltag dazu. Fixe Treffen zwischen Hardeck, dem IT-Dienstleister und dem Hersteller sowie eine regelmäßige Kommunikation untereinander garantieren, dass alles rund läuft. So blicken die Geschäftspartner auch einer zukünftigen Zusammenarbeit optimistisch entgegen.


Hardeck Möbel …
… ist ein Einrichtungshaus mit vier großen Filialen in Bochum, Bramsche, Hilden und ­Senden. Ob aktuelle Wohntrends oder zeitlose Möbelklassiker – das Sortiment umfasst die gesamte Inneneinrichtung und bietet eine große Bandbreite an Wohnideen für jedes ­Zuhause. Dabei stehe der Name Hardeck für Kompetenz und Erfahrung, denn man sei als traditionsreiches Familienunternehmen bereits seit 1937 am Standort Bochum ein qua-lifizierter Fachhändler für Einrichtungswünsche mit garantiert individueller Beratung.


Bildquelle: Thinkstock/iStock

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