Vom Aussterben bedroht?

Das Fax in Zeiten moderner IT-Infrastruktur

Entgegen vieler Spekulationen behauptet sich das Fax auch weiterhin in der Geschäftswelt und verliert hier keineswegs an Bedeutung. In zahlreichen Anwendungsbereichen hat es sich sogar als die beste Kommunikationsmöglichkeit herausgestellt – wenn die vollständige Integration in eine moderne Kommunikationsinfrastruktur gegeben ist.

Schätzungen zufolge sind weltweit über 125 Millionen Faxgeräte im Einsatz. Tendenz steigend. Denn Faxgeräte sind wegen ihrer Benutzerfreundlichkeit beliebt: Dokumente können schnell und sicher versandt und empfangen werden. Besonders verbreitet sind nach wie vor herkömmliche, manuell zu bedienende Faxgeräte. Die Marktforscher von Davidson Consulting gehen jedoch davon aus, dass der Markt für IT-basierende Fax-Lösungen in den kommenden Jahren um rund 15 Prozent pro Jahr wachsen wird und der Markt für Fax-over-IP (FoIP) sogar mehr als doppelt so stark.

Die Fax-Nutzung

Der manuelle Faxversand gilt für viele nur noch wenig zeitgemäß: er dauert verhältnismäßig lange, bindet Ressourcen und die Darstellung beim Empfänger erfolgt oftmals nur mit unzureichender Qualität. Konservativ geschätzt dauert der gesamte Ablauf des manuellen Versands etwa zehn Minuten. Einmal zugestellt, lauern weitere Gefahren. Die Nachricht kann verloren gehen oder fehlgeleitet werden. Oftmals lassen sich einzelne Seiten auch nicht mehr korrekt zuordnen oder die Informationen gelangen in die falschen Hände. Vertraulichkeit lässt sich damit nicht mehr gewährleisten.

Zudem ist die Fax-Kommunikation per E-Mail möglich. Mit der E-Mail können beliebig digitale Anhänge versandt und dann ausgedruckt werden. Doch ohne umfassende Schutzmaßnahmen sind E-Mails längst nicht so sicher wie Faxnachrichten. Ein Fax kann weder mit Viren oder anderer Schadsoftware infiziert noch für Phishing-Attacken missbraucht werden. Darüber hinaus sind die E-Mails und ihre Anhänge oftmals auf mehreren Servern abgelegt. Dies erhöht zum einen das Sicherheitsrisiko, zum anderen den Administrationsaufwand.

Integrierte Fax-Kommunikation

Die optimale Lösung ist es, Fax-Geräte durch einen in das Netzwerk integrierten Server zu ersetzen und mit der E-Mail-Kommunikation zu kombinieren. Dies ermöglicht es den Anwendern, schnell und einfach Faxe – auch mit mobilen Endgeräten – zu senden und zu empfangen und die Kommunikation vom Desktop aus zu verwalten. Dank automatisiertem Fax-Versand können zudem Nachrichten an eine Vielzahl von Empfängern, jedoch individuell und personalisiert, verschickt werden. Somit eignet es sich vor allem für Unternehmen, die täglich eine große Anzahl an Nachrichten versenden müssen. Mit dem automatisierten Versand können Unternehmen diese dafür entstehenden Aufwendungen um bis zu 90 Prozent reduzieren.
Durch die Integration in bestehende Geschäftsprozesse wie z. B. in ERP- oder CRM-Systeme, erhalten Unternehmen die Möglichkeit, Faxmitteilungen direkt aus den jeweiligen Systemen zu versenden, ohne dass ein Zwischenschritt über virtuelle Druckertreiber oder über E-Mail notwendig ist. Dies steigert einerseits die Mitarbeiterproduktivität, andererseits steigert das Unternehmen seine Effizienz in der Geschäftskommunikation.

Anwender profitieren von der Möglichkeit, Faxe direkt vom PC, Laptop oder einem anderen mobilen Endgerät aus zu senden, zu empfangen, anzusehen, auszudrucken und sicher abzulegen. Automatisches Inbound-Routing stellt sicher, dass ausschließlich der gewünschte Empfänger die Informationen einsehen kann, die Faxe nicht falsch abgelegt oder auch irrtümlich fehlgeleitet werden. Zur Benutzerfreundlichkeit und erhöhten Sicherheit kommen deutliche Kosteneinsparungen, weil weniger manuelle Schritte hier auch weniger Arbeitszeit bedeuten. Die Fax-Kommunikation mit einer in das Unternehmensnetzwerk integrierten Lösung dauert pro Mitteilung nur noch weniger als eine Minute.

Die Virtualisierung von Server-Systemen gehört mittlerweile zum Alltag in IT-Abteilungen und macht auch vor Fax-Servern nicht halt. Bislang war jedoch die Integration in virtuelle Infrastrukturen schwierig, da die Server direkt auf die Hardware (ISDN-Steckkarten) zugreifen müssen. Diesen Zugriff unterstützt das eigentliche Konzept einer virtualisierten Plattform nicht. Zudem ist eine sehr stabile und störungsfreie Infrastruktur für die Kommunikation notwendig. Heute laufen Fax-Server als virtuelle Maschine auf einer Virtualisierungsplattform wie beispielsweise VMware oder Microsoft Hyper-V. Die Lösung kommuniziert mit einem Media-Gateway oder mit einer VoIP-fähigen Telekommunikationsanlage, um die Fax-Kommunikation über SIP (Session Initiation Protocol) oder H.323 abzuwickeln. Umgesetzt wird dies mit einem softwarebasierenden Fax-Treiber, der die Funktionen einer Fax-Karte übernimmt. Da die Umsetzung vom Telefonnetz auf IP bereits am Gateway stattfindet, sind ISDN-Karten für die Fax-Kommunikation nicht weiter erforderlich. So lassen sich Fax-Server sehr einfach in virtualisierte Umgebungen integrieren.

Hybride Service-Modell

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, sich die Vorteile, die Cloud-Computing bietet, zunutze zu machen, ohne auf eine eigene IT-Infrastruktur zu verzichten und sich in ein Abhängigkeitsverhältnis zu geben. Das sogenannte hybride Service-Modell bietet das Beste aus beiden Welten, die Vorteile des maximalen Funktionsumfangs vor Ort mit der Flexibilität und Verlässlichkeit der Dienste eines Data Center. Gehostete Services lassen sich schnell mit der bestehenden Infrastruktur sowie der im Unternehmen eingesetzten Lösung kombinieren. Schwächen und ineffiziente Prozesse lassen sich mit Hilfe eines ergänzenden Online-Services beseitigen. Weil bei Online-Fax-Services Initialinvestitionen entfallen, können Unternehmen zudem Hardware-Kosten einsparen. Beispielweise erhält der Kunde individuelle Zugangsdaten sowie Faxnummern und kann damit eine virtuelle Faxleitung als Dienst umgehend in Anspruch nehmen, wodurch die Beschaffung, die Konfiguration und der Betrieb lokaler Faxgateways zum Terminieren der Faxnummern entfällt. Weiterhin verspricht der hybride Ansatz maximale Flexibilität, weil in der Regel Kapazitäten im Data Center kurzfristig zugebucht oder abbestellt werden können. Obgleich Online-Fax-Services eine Vielzahl an Funktionen und Diensten bieten, ist der Leistungsumfang im Vergleich zu einer On-Site-betriebenen Lösung meist eingeschränkt. Ein hybrides Service-Modell kombiniert die Online-Services mit dem hohen Funktionsumfang einer vor-Ort-Lösung und bietet damit ein Maximum an Funktionalität und Leistung. Gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren von der kombinierten Nutzung aus Vor-Ort-Lösung und gehosteten Services. Dank der Online-Services und des Betriebs im Data Center ist gewährleistet, dass die Ausfallsicherheit, die Sicherheit und die Business Continuity stets gewährleistet sind.

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Bildquelle: Thinkstock/ Photodisc

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