Intelligentes Dokumentenscanning

Das geheime Leben eines Blattes Papier

Gescannte Papierdokumente können zu effizienteren Geschäftsprozessen führen. Gleichzeitig ermöglichen digitale Informationen strengere Zugriffsregeln und sorgen so für mehr Sicherheit sowie Kontrolle im Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten.

Akten, Bildquelle: © berlin-pics/pixelio.de

Ein Fußballplatz, meterhoch bedeckt mit Kisten voller Akten – diese Menge an Unterlagen musste ein nordamerikanisches Strom- und Gasunternehmen im Rahmen eines Ermittlungsverfahrens durchforsten, nachdem eine seiner Pipelines im September 2010 explodiert war. Die Mitarbeiter mussten 100.000 Kisten mit rund 1,2 Millionen Dokumenten wie Prüfprotokollen, Studien und Berichten sichten. Zudem fehlten Tausende von Unterlagen.

Ein extremes Beispiel für schlechtes Informationsmanagement, das jedoch gar nicht so ungewöhnlich ist: Laut PricewaterhouseCoopers gehen rund 7,5 Prozent aller Papierdokumente in Unternehmen verloren. 3,5 Prozent der verbleibenden Unterlagen werden falsch abgelegt. Etwa ein Zehntel aller Dokumente ist also nicht mehr auffindbar.

Datenflut in Papier

Durch fehlerhaftes Ablegen alleine gelangen in der Regel keine wichtigen oder geheimen Daten in falsche Hände. Dies gilt jedoch weder für verloren gegangene Unterlagen noch für Papierdokumente, die aktuell in einem Unternehmen in Umlauf sind. Studien, u.a. von Gartner, zeigen, dass allein ein Blatt Papier durchschnittlich 19 Mal kopiert wird. Dabei bleiben für die Datensicherheit und das Informationsmanagement wichtige Fragen meistens offen: Wer hat Kopien? Wo werden sie aufbewahrt? Wofür werden sie verwendet und welche ist die aktuelle Version?

Das Arbeiten mit Papierdokumenten erscheint vielen Unternehmen und Mitarbeitern bequemer – doch diese Bequemlichkeit hat ihren Preis. Schätzungen von IDC zufolge geben Unternehmen fünf bis zehn Prozent ihres Jahresumsatzes für das Erstellen, Erfassen, Ablegen, Wiederauffinden, Weitergeben und Drucken von Papierdokumenten aus.

Eine Untersuchung der Butler Group ergab zudem, dass das Suchen nach Informationen bis zu einem Viertel der Arbeitszeit der Mitarbeiter in Anspruch nimmt. Für ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitern bedeutet dies, dass möglicherweise bis zu 2.300 Arbeitsstunden pro Woche – knapp zwei Stunden täglich je Angestelltem – verschwendet werden.

Herzstück des Unternehmens

Informationen stellen das Herzstück jedes Unternehmens dar. Umso wichtiger ist deshalb ein sicherer und effizienter Umgang damit. Denn Papierdokumente bergen häufig einen wahren Schatz an Kundeninformationen, Mitarbeiterwissen, geheimen Unternehmensdaten und Innovationen. Durch das Scannen von Dokumenten lassen sich diese essenziellen Informationen extrahieren, indexieren, validieren und anschließend den Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Klare Zugriffs- und Weitergaberechte schützen dabei die Informationen vor Missbrauch. Gleichzeitig lässt sich jede Aktivität oder Änderung nachverfolgen, sodass eine lückenlose Nachweiskette entsteht. Unternehmen können die Daten zudem in automatisierte Prozesse wie die Rechnungsbearbeitung integrieren. Informationen, die im Moment nicht benötigt werden, können sicher gespeichert und bei Bedarf nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist entsprechend vernichtet werden.

Zudem lassen sich gescannten Dokumenten Keywords und Meta-Tags zuweisen. Dadurch können Unternehmen Informationen einfacher und schneller suchen sowie abrufen. Ein Beispiel von PricewaterhouseCoopers macht die Zeitersparnis deutlich: Eine Anwaltskanzlei sollte in den eigenen Unterlagen spezifische Informationen finden. Dazu mussten die Mitarbeiter 10.000 Dokumente sichten und nach einem bestimmten Thema, Autor und Datum durchsuchen. Mehrere Anwaltsassistenten durchforsteten die Papierakten 67 Stunden lang und fanden dabei 15 Dokumente.

Verlust des Kundenvertrauens

Mit einem Dokumentendigitalisierungssystem dauerte dieselbe Suche exakt 4,5 Sekunden und ergab 20 Dokumente. Durch das Digitalisieren von Dokumenten lassen sich jedoch nicht nur Geschäftsprozesse und tägliche Abläufe optimieren. Es trägt auch dazu bei, den Ruf eines Unternehmens zu schützen. Denn unternehmensinterne Informationen stellen eine der größten Schwachstellen dar – sowohl in rechtlicher Hinsicht als auch in Bezug auf die Reputation einer Firma.

Die nationalen und europäischen Gesetze werden – zu Recht – immer strenger in Bezug auf den Verlust oder Missbrauch von Informationen, insbesondere bei Kundendaten. Der unzureichende Schutz von Kundeninformationen kann nicht nur hohe Bußgelder, sondern auch einen Verlust des Kundenvertrauens nach sich ziehen, was für ein Unternehmen sogar existenzgefährdende Folgen haben kann. Im Gegensatz zu Papierakten sind gescannte, erfasste und authentifizierte Dokumente sicherer und helfen, diese Risiken zu senken.

Es spricht also einiges für das Scannen von Unterlagen. Ein Papierdokument kann wichtige Fragen zu seinem Inhalt oder seinen bisherigen Weg durch ein Unternehmen nicht begrenzt beantworten. Ein gescanntes, digitales Dokument liefert dagegen umfassende Antworten.

Bildquelle: © berlin-pics/pixelio.de

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