Digitalisierte Verwaltungsprozesse

Das Rathaus 2.0

Zeitaufwendige Behördengänge können schon bald der Vergangenheit angehören. Das Stichwort lautet: „virtuelles Rathaus“. Dahinter verbirgt sich eine neue Form der Zusammenarbeit zwischen Behörden und Bürgern. Zentraler Dreh- und Angelpunkt ist das Internet.

  • Im Einsatz beim krz in Lemgo: Lesegerät für den neuen Personalausweis mit dem Bürgerportal im Hintergrund.

Mit dem sogenannten „virtuellen Rathaus“ bieten Kommunen ihren Bürgern bereits heute eine große Auswahl an Formularen, die über ein Onlineportal abgerufen werden können. Der Vorteil: Das „virtuelle Rathaus“ hat rund um die Uhr geöffnet. Allerdings ist es in den meisten Fällen nach wie vor so, dass das Portal den Weg zu den Behörden noch nicht ersetzen kann, denn die Antragsformulare müssen nach wie vor ausgefüllt und in Papierform bei der Verwaltung eingereicht werden. Das muss jedoch nicht mehr sein.

Die Lösung: Ein E-Government Portal, welches den Kommunen ermöglicht, jegliche Prozesse, deren Antragsdaten bisher auf Papier in der Verwaltung eingehen, bzw. die derzeit das persönliche Erscheinen in einer Behörde erfordern, zu digitalisieren. Was in der Theorie einfach klingt, erfordert in der Praxis jedoch ein hohes Maß an Sicherheit, denn es geht hier um vertrauliche Informationen, die via Internet zwischen Bürgern und Behörden ausgetauscht werden sollen.

Die Verwaltung der Zukunft

Der Kreis Lippe nimmt in diesem Bereich eine Vorreiterrolle ein und bietet als eine der ersten Kommunen den voll funktionsfähigen Onlineservice in einem E-Government-Portal: die Kita-Verwaltung. Nachdem Anfang April schon die Kindertageseinrichtungen und Träger Anmeldungen und Änderungsmitteilungen komplett elektronisch an die Verwaltung übermitteln können, steht seit kurzem auch ein Bürgerkonto für die Abgabe von Erklärungen bereit. Die Eltern im Kreis Lippe können somit über ihren persönlichen Zugang alle notwendigen Schritte zur Festsetzung der Kita-Beiträge komplett elektronisch vornehmen. Nach einmaliger Registrierung geben die Eltern ihre Einkommensselbsteinschätzung ab. Anhand dieser Angaben wird der vorläufige Elternbeitrag für die Kindertageseinrichtung festgelegt und der Bescheid vom zuständigen Sachbearbeiter elektronisch zugestellt.

Das Fachamt profitiert von der digitalen Verarbeitung, indem die abgegebenen Erklärungen ohne Zeitverzug direkt in die Aufgabenliste der Sachbearbeiter gelangen. Diese berechnen Zu- und Abschläge, generieren den digitalen 'Schlagstreifen' und übernehmen die Daten ins Fachverfahren. Selbstverständlich gibt es auch nach wie vor Eltern, die den zugesandten Papiervordruck für die Meldung bevorzugen und diesen ausgefüllt auf dem Postweg an die Verwaltung schicken. Auch hierfür gibt es eine Lösung: Die Vordrucke werden per QR-Code personalisiert. Sie werden im Scanprozess maschinell zugeordnet und können verwaltungsintern auf den gleichen Wegen schnell und zuverlässig verarbeitet werden. Zudem werden sämtliche Dokumente in elektronischen Fachakten abgelegt. Die Sachbearbeiter eines Fachbereiches können im Portal übergreifend in Prozessen und Dokumenten nach Namen recherchieren. So können sie auch im Vertretungsfall umfänglich Auskunft erteilen.

Urkunden online bestellen

Das E-Government-Portal wird vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) zur Verfügung gestellt. Mit ihrer Anwendung 'Elternbeiträge Online' macht das krz es erstmals möglich, alle für die vorläufige Festsetzung der Elternbeiträge erforderlichen Schritte komplett elektronisch abzuwickeln. Zudem ist es die erste Anwendung innerhalb des Verbandsgebiets, die die eID-Funktion des neuen Personalausweises (nPA) nutzt. Inhaber des nPA durchlaufen den Registrierungsprozess vollautomatisiert. Der Ausweis wird mit dem dazugehörigen Gerät eingelesen und die personenbezogenen Daten im Bürgerkonto hinterlegt. Die manuelle Eingabe der Daten bleibt den Inhabern des nPA somit erspart. Für die Behörden bedeutet diese Form der Registrierung eine verbesserte Datenqualität, denn potentielle Fehler einer manuellen Dateneingabe werden vermieden. Zudem authentifiziert sich der Antragsteller mit seinem Ausweis, so dass der Sachbearbeiter sicherstellen kann, dass hinter dem Antrag ein echter Anwendungsfall steckt.

Bei der Entwicklung des E-Government-Portals setzt das krz auf den IT-Dienstleister Agentbase AG, der die Anforderungen in die Realität umsetzt. Weitere Funktionen sind laut krz-Geschäftsführer Reinhold Harnisch bereits in Arbeit. Dazu gehört beispielsweise ein Urkundenportal, in dem Urkunden (z.B. Geburts-, Heiratsurkunden, etc.) bestellt werden können, auch der elektronische Antrag eines Anwohnerparkausweises wäre umsetzbar. Nach Änderung der gesetzlichen Grundlagen kann jeder beliebige Verwaltungsprozess digitalisiert werden. Von der Beantragung eines neuen Personalausweises, über Gewerbean- oder ummeldungen bis hin zur Zulassung von Kraftfahrzeugen ist alles denkbar. Jede Verwaltung kann entsprechende Online-Services für ihre Bürger anbieten, indem es das krz als Informatikdienstleiter beauftragt.

Das E-Government-Portal bringt verschiedene Vorteile für die Kommunen mit sich:

  • Das elektronische Antragsverfahren ermöglicht ein schnelleres Bearbeiten der Prozesse.
  • Die Datenqualität steigt durch automatisierte Datenübernahme.
  • Die Prozesse werden transparenter: Jeder Sachbearbeiter kann Auskunft erteilen.


Darüber hinaus geht das krz in Sachen „Verwaltung der Zukunft“ noch einen Schritt weiter. So will es die Anbindung mobiler Endgeräte ermöglichen. Es könnte also bald möglich sein, von unterwegs jeden beliebigen Verwaltungsprozessen mit einem Tablet oder Smartphone auszuführen. Möglich macht dies die Einbindung des neuen Personalausweises, der mithilfe einer speziell programmierten App ausgelesen werden kann.

www.krz.de

www.agentbase.de

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