PDF/A-3 als Austauschformat

„Das ZUGFeRD ist noch nicht angekommen“

Im Interview erklärt Dr. Donovan Pfaff, Geschäftsführer der Bonpago GmbH, wie ZUGFeRD funktioniert und warum sich hier PDF/A-3 als Austauschformat anbietet.

Dr. Donovan Pfaff, Bonpago

„Durch die aktive Einbindung aller relevanten Gremien ist das ZUGFeRD rechtssicher“, betont Dr. Donovan Pfaff, Geschäftsführer der Bonpago GmbH.

IT-DIRECTOR: Herr Dr. Pfaff, inwieweit ist das Thema „ZUGFeRD“ bereits bei den Großunternehmen angekommen? Inwiefern nutzen sie dieses Datenmodell?
Dr. D. Pfaff:
Aktuell sehen wir bei Großunternehmen eine abwartende Haltung. Das „ZUGFeRD“ ist hier noch nicht angekommen. Das Datenmodell befindet sich aktuell auch noch in Abstimmung. Die Diskussionen finden vornehmlich zwischen den Verbänden und Software-Unternehmen statt.

IT-DIRECTOR: Welche Möglichkeiten bringt das Datenmodell generell sowohl für die Sender- als auch Empfängerseite mit sich?
D. Pfaff:
Ziel des Datenmodells ist eine vereinfachte Prozessintegration, also vom Sender zum Empfänger. Dadurch können viele manuelle Arbeiten – vor allem im Rechnungseingang – entfallen. Wir haben dazu einmal eine Studie gemacht und festgestellt, dass der Prozess im Rechnungseingang bis zu 24 Euro pro Rechnung kostet (allerdings inkl. der Freigabe). Sofern das Datenmodell aktiv genutzt wird, sollen alle Unternehmensklassen Rechnungen elektronisch und weiterverarbeitbar austauschen können. Dadurch können z.B. auf beiden Seiten automatisch die Buchungssätze für den Steuerberater generiert und so die Kosten reduziert werden.

IT-DIRECTOR: Wie funktioniert ZUGFeRD? Und warum bietet sich hier PDF/A-3 als Austauschformat an?
D. Pfaff:
PDF/A-3 bietet sich aufgrund des allgemeinen Bedürfnisses nach einem Sichtformat in Deutschland sowie der Anforderungen für die Archivierung, auch langfristig eine Prüfung der Dokumente sicherzustellen, an. Die für die Prozessintegration notwendigen Daten (XML) werden mit dem Sichtformat integriert; das Sichtformat dominiert das Austauschformat.

IT-DIRECTOR: Für welche Branchen ist ZUGFeRD besonders relevant und warum?
D. Pfaff:
Durch die abgestuften Anforderungen (u.a. Basis, Komfort) soll ZUGFeRD für alle, branchenübergreifend und auch Unternehmensgrößen, neutral genutzt werden können.

IT-DIRECTOR: Mit welchem zeit- und kostentechnischen Aufwand müssen die Anwender bei Einführung des neuen Standards in ihrem Unternehmen rechnen?
D. Pfaff:
Das kommt mit Sicherheit auf die Größe und die prozessuale Ausgestaltung im Unternehmen an. Hierzu lässt sich keine valide Aussage machen.

IT-DIRECTOR: Wie gestaltet sich bspw. die Integration in das bestehende Dokumenten-Management-System (DMS)? Welche weiteren Herausforderungen sind zu bewältigen?
D. Pfaff:
Im Idealfall kommen auf den Anwender von Standardsoftware keine Herausforderungen zu. Dies ist auch gerade der aktuelle Ansatz, die Softwarehersteller mit einzubinden. Für große Unternehmen, die individuell an die Kunden angepasste Programme haben, kann sich dieses Bild wandeln.

IT-DIRECTOR: Inwiefern ist ZUGFeRD auch international einsetzbar?
D. Pfaff:
Aktuell wird in der EU ein einheitlicher Standard diskutiert. Hier sind auch die Kollegen vom ZUGFeRD aktiv mit eingebunden. Ziel muss es sein, einen länderübergreifenden Standard zu etablieren.

IT-DIRECTOR: Wie rechts- und zukunftssicher ist das Datenmodell? Kann es passieren, dass in drei Jahren ein neuer Standard verabschiedet wird und alle heutigen Investitionen in ZUGFeRD plötzlich obsolet sind?
D. Pfaff:
Durch die aktive Einbindung aller relevanten Gremien ist das ZUGFeRD rechtssicher, zumindest wenn es entsprechend angewendet wird. Die Zukunftssicherheit hängt von der Nutzung durch große Player ab. Nur wenn der Standard am Markt von der Verwaltung und großen Unternehmen aktiv eingefordert wird, kann er sich langfristig durchsetzen. Aus unserer Sicht ist mit der Definition des Formates die Spitze des Eisbergs erreicht; spannend wird, wie sich die Anwendbarkeit gestaltet. Hierfür sind Tools und prozessuale Lösungen notwendig und nicht zuletzt prozessuale Vorteile für alle Beteiligten.

IT-DIRECTOR: Welche Auswirkungen hat das Format etwa auf EDI? Zahlreiche Großunternehmen nutzen ja bereits EDI, um ihre Eingangsrechnungen zu verarbeiten...
D. Pfaff:
Kurz und mittelfristig wird es gar keine Einflüsse auf EDI haben – EDI funktioniert und ist vor allem bei hohen Transaktionsvolumina gesetzt. Vor allem für die Anbindung von kleinen und mittleren Unternehmen kann das ZUGFeRD einen Beitrag leisten.

IT-DIRECTOR: Wo liegen die Gemeinsamkeiten und Unterschieden von ZUGFeRD und EDI?
D. Pfaff:
Grundsätzlich sind die Gemeinsamkeiten, dass ein Format ausgetauscht wird, das Sender und Empfänger lesen können – ohne weitere Tätigkeit durchzuführen. Während EDI eine installierte Basis hat und das Format sowie den Transportweg definiert, erfordert es bei ZUGFeRD keine bilateralen Abstimmungen. ZUGFeRD definiert aktuell ein reines Austauschformat.

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