Schluss mit Dubletten bei „Sonnenlichtmanager“

Datenmanagement mit Fact Finder

Dubletten in Kundenstammdaten und langwierige Suchprozeduren bremsten bei dem Fertigungsunternehmen Warema Renkhoff SE zusehends die Arbeitsprozesse. Seit ­einiger Zeit hat sich die Situation jedoch verbessert. Denn dank einer fehlertoleranten Suchtechnologie, Fact Finder, wird das doppelte Anlegen von Daten weitgehend vermieden.

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Wird nach Gründen für die Stärke der deutschen Wirtschaft gefahndet, geraten zwangsläufig auch inhabergeführte Unternehmen ins Blickfeld. Ihre gemeinsamen Kennzeichen: Fokussierung auf spezielle Produkte, hohe Innovationskraft, Flexibilität, führende Marktposition und internationaler Aktionsradius. Die Warema Renkhoff SE in Marktheidenfeld entspricht diesem Profil. 1955 als Zwei-Mann-Betrieb für die Fertigung von Leichtmetalljalousien geründet, präsentiert sich die Warema-Gruppe heute als „führender Sonnenlichtmanager“ mit weltweit rund 3.400 Mitarbeitern und 380 Mio. Euro Umsatz. Raffstoren, Markisen, Rollladen und Insektenschutzlösungen sowie Steuerungssysteme des unterfränkischen Anbieters tragen vielerorts dazu bei, dass in Wohn- und Arbeitsimmobilien angenehme Lichtbedingungen herrschen.

Eine Begleiterscheinung dieses Erfolges ist die Herausforderung, immer mehr Kundendaten verwalten zu müssen. Bei dem Unternehmen kommt als Besonderheit hinzu, dass der Vertrieb sich in zwei Bereiche untergliedert: zum einen den Produktverkauf über Fachhändler, zum anderen das Objektgeschäft bei großen Gebäuden, beispielsweise Firmen- und Verbandszentralen, Krankenhäuser, Schulen, Altenheimen usw. Hier steht der Fertiger mit dem Bauherren oder beauftragten Generalunternehmer in direktem Kontakt und installiert auch mit eigenem Personal.

Alle Stammdaten befinden sich in einem ERP- und CRM-System namens Xpert, verteilt auf zwei Module (Kunden und Objekte) mitsamt den jeweils zugehörigen Bewegungsdaten wie Aufträgen, Angeboten und Kontaktaktivitäten. Von der Angebots- und Auftragsgröße hängt ab, welchem Datenpool – Kunde oder Objekt – ein Vorgang zugeordnet wird. Ständig kommen neue Auftraggeber hinzu. Alte Daten bleiben im System – aus rechtlichen Gründen, aber auch aus praktischen Erwägungen. So kann das Unternehmen etwa schnell und passgenau Ersatzteile liefern. Zwangsläufig ist der Datenbestand im Laufe der Jahre kontinuierlich gewachsen. Heute werden im Vertriebssystem rund 120.000 Kundenstammdatensätze und etwa 150.000 Objektdatensätze verwaltet.

Dass sich vor allem in den Objektdaten etliche Dubletten befinden könnten, stand für IT-Experte Özgür Cirakoglu seit längerem außer Frage. Mit der Standardsuche ausfindig zu machen, waren diese allerdings kaum, weil die Objektdaten vielfach Lücken aufweisen, zum Beispiel wegen fehlender eindeutiger Ortsbezeichnungen wie Straßennamen. „Das kann daran liegen, dass sich Unternehmen, die ein Angebot einholen, aus Wettbewerbsgründen bedeckt halten und Angaben zum betroffenen Objekt beispielsweise auf ‚Schule in Würzburg‘ reduzieren“, erläutert der IT-Manager.

Dubletten einen Riegel vorschieben

Um der Problematik auf den Grund zu gehen und einen geeigneten Lösungsanbieter ausfindig zu machen, beauftragte man mehrere spezialisierte Dienstleister mit einer Datenanalyse. „Im Bereich der Kundenstammdaten gab es relativ wenig zu bemängeln, während man bei den Objekten teilweise technisch gar nicht in der Lage war, Dubletten ausfindig zu machen“, kommentiert Cirakoglu die weitgehend identischen Testergebnisse. „Da klar war, dass sich die Probleme beim Finden von Kunden und Objekten mit zunehmender Datenmenge weiter verschärfen würden, haben wir beschlossen, zunächst einmal dem Entstehen weiterer Dubletten einen Riegel vorzuschieben. Dazu haben wir den „Data Quality Server“ mit der fehlertoleranten Suche Fact Finder der Omikron Data Quality GmbH in unser ERP- bzw. CRM-System integriert. Wenn Vertriebsmitarbeiter nun einen neuen Kontakt anlegen, schauen sie zunächst nach, ob es schon einen Datensatz gibt.“

Die Entscheidung zugunsten des Anbieters begründet Cirakoglu mit system- und anwendungstechnischen Vorteilen: „Bei anderen Anbietern musste man bei der Konfiguration von Suchen mit Textdateien arbeiten und bei Abfragen teilweise eine Matrix mit diversen Zeichen aufbauen. Das wäre für unsere Nutzer zu umständlich gewesen. Die neue Lösung ist in der Lage, per Webservices beliebige Plattformen anzusprechen, ist flexibel zu konfigurieren und einfach zu bedienen.“

Für die ERP- und CRM-Nutzer ändert sich im Grunde nichts, nur dass im Kunden- und Objektmodul des Systems jeweils ein zusätzliches Feld namens „Schnellsuche“ eingerichtet wurde, mit der feldübergreifend und fehlertolerant gesucht werden kann. Eine von der IT-Abteilung bei Warema verfasste kleine Dokumentation gibt Tipps, wie man die neue Suche am besten einsetzt, um gute Ergebnisse zu erzielen, beispielsweise Kunden und Objekte in Abhängigkeit vom Ort zu suchen. Die systemeigene Standardsuche steht parallel nach wie vor zur Verfügung. Sie liefert bessere – weil eindeutige – Suchergebnisse, wenn zum Beispiel die Kundennummer bekannt ist.

300 regelmäßige Nutzer

Seit Juni 2013 ist die Technologie bei Warema im operativen Betrieb. Das ERP-/CRM-System läuft auf einem Server in Marktheidenfeld, alle 17 Niederlassungen in Deutschland und die sechs internationalen Tochtergesellschaften haben darauf online Zugriff. „Es ist allen Mitarbeitern freigestellt, welche Suche sie verwenden, aber i.d.R. wird die fehlertolerante Schnellsuche bevorzugt“, hat Cirakoglu beobachtet. Insgesamt knapp 700 Nutzer haben die neue Suche bislang ausprobiert, mehr als 300 arbeiten regelmäßig damit.

Um die Suchqualität weiter zu steigern, erstellt und implementiert Cirakoglu aktuell einen Thesaurus, um bestimmte Objekte selbst dann zuverlässig finden zu können, wenn sie unterschiedlich bezeichnet werden. Eine typische Begriffsgruppe ist z.B. Altersheim, Seniorenheim, oder Seniorenresidenz usw. Gemäß der bisherigen Erfahrungen mit der Suchtechnologie zieht Cirakoglu einen Vergleich mit der Google-Suche: „Die Nutzer verweisen auf die einfache Bedienung und die Qualität der Ergebnisse. Das Pro-blem mit der Dublettenvermehrung bekommen wir besser in den Griff. Vor allem aber wird die Suche deutlich schneller. Einerseits weil die Antwortzeiten kürzer sind, andererseits weil oft nur noch eine einzige Suchanfrage benötigt wird, um zum Ziel zu kommen.“

Das macht Appetit auf mehr. „Wir möchten noch mehr aus der Lösung herausholen“, blickt Cirakoglu nach vorn. Momentan laufen Tests für eine vollständige Dublettenbereinigung. „Das könnte der nächste Schritt sein.“ Auch andere Unternehmensbereiche haben Interesse an der Suchtechnologie signalisiert. Doch will man nichts überstürzen. „Wir schauen uns die Einsatzszenarien pragmatisch an und treffen Entscheidungen auf Basis belastbarer Kosten-Nutzen-Analysen“, erklärt Cirakoglu abschließend.


Über Warema Renkhoff SE
Als 1955 gegründetes Familienunternehmen in der zweiten Generation entwickelt und produziert Warema funktionsgerechte Sonnenschutzlösungen, die ein aktives Sonnenlichtmanagement ermöglichen. Weltweit erwirtschaften rund 3.400 Mitarbeiter einen Umsatz von rund 380 Mio. Euro. Der Hauptsitz des Unternehmens in Deutschland befindet sich im unterfränkischen Marktheidenfeld.


Bildquelle: Warema Renkhoff

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