Mit ausgefeiltem Rechte- und Rollenkonzept

Datenmanagement ohne Insellösungen

Volkswagen konnte mithilfe einer neuen Datenlösung mehr Ordnung in das Beteiligungsmanagement bringen. Die neue Software dient nicht nur als „Single Point of Truth”, sondern bringt auch ein ausgefeiltes Rechte- und Rollenkonzept mit.

Datenmanagement ohne Insellösungen

Schluss mit Insellösungen: Hauptziel des von Zetvisions unterstützten Projekts war der Aufbau einer einheitlichen Eingabeplattform.

In Konzernen geht es im Beteiligungsmanagement oft um eine dreistellige Anzahl von Unternehmen. Das Beispiel Volkswagen zeigt, wie eine Software-Lösung diesen Bereich unterstützen kann. Das Beteiligungsportfolio vom Volkswagen-Konzern umfasst heute ca. 1.500 aktive Beteiligungen (neben ca. 1.300 inaktiven „historischen“ Beteiligungen) und 1.100 externe Gesellschaften mit Beteiligungsrelevanz. Zu den fast 4.000 Gesellschaften muss das Legal Entity Management noch den Überblick über 750 Vereine/Verbände, 300 Berichtseinheiten und 3.300 Wirtschaftsprüfungsgesellschaften behalten.

In den 1990er-Jahren entstand bei VW das System „Betis“, das „Beteiligungsinformationssystem“, eine selbst entwickelte Oracle-Datenbank. Durch Betis gelang es, innerhalb des Konzerns einen Qualitätsanspruch in Sachen Datenmanagement durchzusetzen. Allerdings waren bei den am Prozess des Beteiligungsmanagements und der Pflege der Gesellschaftsdaten beteiligten Bereichen der VW AG die Berichtslinien nicht immer eindeutig. Jeder Fachbereich hatte seine eigenen Berichtswege – auch die Rechts- und die Finanzabteilung. Es gab keine bereichsübergreifenden Zuständigkeiten, keine einheitlichen Ansprechpartner für die Gründung, den Erwerb oder die Änderung von Gesellschaften. Daten wurden mehrfach gepflegt, vorgehalten und genutzt. So wurden die Daten für das Gesellschaftsverzeichnis quartalsweise gesammelt. Die Anteilsbesitzliste wurde mithilfe der Daten aus dem Gesellschaftsverzeichnis und aus Betis monatlich parallel gepflegt. Am Jahresende war dann regelmäßig ein erheblicher Aufwand notwendig, um durch manuelle Abgleiche die Einheitlichkeit, Konsistenz, Aktualität und Vollständigkeit der Daten sicherzustellen.

20 Jahre nach der Einführung von Betis startete 2014 das Projekt „Optimierung der Prozesse und Systeme im Beteiligungsmanagement“. Hauptziel des von Zetvisions unterstützten Projekts war der Aufbau einer einheitlichen Eingabeplattform. Das Ergebnis: LEMI – Legal Entity Management Information. Mit LEMI sollen workflow-basierte, systemgestützte Prozesse mit getrennter Dateneingabe und -freigabe Einzug halten – und dies über mehrere dezentrale sowie zentrale Fachbereiche hinweg. Die Datenerfassung soll dezentral bei den Marken, Teilkonzernen und größeren Gesellschaften durch die jeweils zuständigen Geschäftsbereiche erfolgen. Dabei sollen „Rollen“ die Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte definieren und ein revisionssicheres Mehr-Augen-Prinzip Teil des Freigabeprozesses in LEMI sein.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Seit dem Go-live von LEMI Mitte 2017 werden über dieses System nicht nur Konzerngesellschaften, sondern auch Mandate sowie externe Gesellschaften und VW-Shareholder verwaltet. Zur Bearbeitung gibt es jeweils verschiedene „Rollen“; beispielsweise können Konzernbeteiligungen von einer Rechts- oder einer ­Finanz-Rolle bearbeitet werden. Gleiches gilt für ­Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Berichtseinheiten, steuerliche Betriebsstätten und Vereine/Verbände. Im Ergebnis: Mit LEMI verfügt der VW-Konzern heute über ein System, das alle für das Legal Entity Management relevanten Daten der Beteiligungen, externen Gesellschaften, Vereine/Verbände, Berichtseinheiten und WP-Gesellschaften umfasst.


Die Volkswagen AG ...

... ist mit mehr als 650.000 Angestellten und Jahresumsätzen von mehr als 200 Milliarden Euro der größte Automobilhersteller der Welt.


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