Im Gespräch mit Norbert Höpfner, Samsung

Datensicherheit beim mobilen Drucken

Interview mit Norbert Höpfner, Leiter des Geschäftsbereichs Printing Solutions bei der Samsung Electronics GmbH in Schwalbach, über mobiles Drucken, die Energieeffizienz von Output-Geräten sowie sichere Dokumentenprozesse

  • Norbert Höpfer, Samsung

    „Bereits im Herbst 2014 begannen wir, die Oberfläche unserer Output-Modelle dem Mobilbereich und damit an Android anzupassen“, so Norbert Höpfner, Samsung.

  • Norbert Höpfer, Samsung

    „Datensicherheit muss in jedem Workflow-Schritt sichergestellt sein“, betont Norbert Höpfner, Samsung.

  • Norbert Höpfer, Samsung

    Laut Norbert Höpfner, Samsung, sind Nachhaltigkeitszertifikate enorm wichtig.

Bei Samsung allein an Fernseher oder Smartphones zu denken, wird dem breiten Produktspektrum des südkoreanischen Konzerns kaum gerecht. Vielmehr produziert das Unternehmen unter anderem auch Kameras, Haushaltsgeräte, Monitore, Speichermedien oder Drucker und Multifunktionsgeräte. Letztere hat man weltweit in der Sparte „Samsung Printing Solutions“ gebündelt, mit der man sich seit Jahren unter den führenden Herstellern von Output-Geräten tummelt. Vor diesem Hintergrund sprachen wir mit dem hiesigen Printing-Chef Norbert Höpfner einerseits über die B2B-Ausrichtung des Anbieters sowie andererseits über zu erwartende Innovationen, beispielsweise beim Drucken über mobile Endgeräte.

IT-DIRECTOR: Herr Höpfner, welche Themen treiben Ihren Unternehmensbereich aktuell besonders um?
N. Höpfner:
Im Herbst vergangenen Jahres brachten wir erstmals eine Serie von Multifunktionsgeräten mit Android-Bedienoberfläche heraus. Im März 2015 folgte mit der Ankündigung der MultiXpress MX7-Serie eine weitere neue MFP-Serie für Unternehmen. Mit beiden Modellreihen konnten wir unsere Produktpalette für den Mono- und Farbbereich speziell im gehobenen Druckersegment erweitern. So können etwa die MX7-Modelle pro Minute bis zu 60 Seiten ausdrucken und ihre Dual-Scanner lesen bis zu 120 doppelseitig bedruckte Vorlagen ein. Die neue Serie richtet sich damit vor allem an Unternehmen mit sehr hohem Output-Volumen und besonderen Anforderungen an die Druckgeschwindigkeit und Möglichkeiten der Digitalisierung von Dokumenten.

Auch der Bereich der Drucklösungen wird stetig erweitert. Mit den Business Core Printing Solutions etwa haben wir ein Paket rund um Pull-Printing, Sicherheit, In- und Output-Management sowie Accounting besonders für kleine und mittelständische Unternehmen. Darüber hinaus arbeiten wir eng mit Partnern wie Scanshare und Ringdale zusammen, um Kundenbedürfnisse frühzeitig zu identifizieren und Lösungen für alle Unternehmensgrößen bieten zu können. Zudem erweitern wir ständig unser Service-Angebot. Dies umfasst einerseits den Ausbau unseres Pre-und After-Sales-Teams, um in der Angebots- und Planungsphase, aber auch nach dem Kauf und während der Vertragslaufzeit noch besser unterstützen zu können. Zum anderen setzen wir mehr und mehr auf Serviceleistungen, wie etwa mit den Produkten aus unserer „Premium Line“, für die wir fünf Jahre Garantie anbieten.

IT-DIRECTOR: Sie sprachen die neue Android-Oberfläche an. Was steckt dahinter?
N. Höpfner:
Seit Jahren agiert Samsung am Markt für mobile Endgeräte äußerst erfolgreich und verkauft natürlich nicht allein in Deutschland, sondern auch weltweit große Stückzahlen von Smartphones und Tablets. Aufgrunddessen kennen sich bereits viele Endnutzer sehr gut mit der Android-Oberfläche aus.

Vor diesem Hintergrund haben wir im Herbst 2014 damit begonnen, die Oberfläche unserer Output-Modelle dem Mobilbereich anzupassen. Dies bedeutet, dass sich die entsprechenden Multifunktionssysteme und unsere Android-Tablets nun gleich bedienen lassen, so dass sich die Endnutzer, die an Android gewohnt sind, weder umorientieren noch geschult werden müssen. Überdies können viele auf den Mobilgeräten vorhandene Funktionen nun auch über die multifunktionalen Systeme abgerufen werden.

IT-DIRECTOR: Um welche Features handelt es sich dabei?
N. Höpfner:
Sämtliche mobilen Android-Apps lassen sich bei Bedarf auf die Output-Geräte aufspielen und nutzen, was unseren Kunden hinsichtlich der Funktionsvielfalt großen Spielraum ermöglicht. Selbstverständlich steht es den Unternehmen aber frei, die Funktionen und verfügbaren Applikationen den eigenen Anforderungen entsprechend einzurichten, konfigurieren und anzupassen.

So lässt sich die Oberfläche etwa frei programmieren, falls ein Kunde eine andere Darstellung bevorzugt. Zudem kann man sich auch auf Basisfunktionen beschränken und den Nutzern eine stark reduzierte Bedienoberfläche zur Verfügung stellen, was sich wiederum positiv auf die Prozess- und Kostenorganisation niederschlagen kann. Ein Beispiel: Statten Universitäten ihre Räumlichkeiten mit multifunktionalen Systemen aus, sollten sie den Studenten keinen uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Funktionalitäten erlauben, um die Kosten nicht ins Unermessliche zu treiben.

IT-DIRECTOR: Wie funktioniert mobiles Drucken genau?
N. Höpfner:
Dank der integrierten Schnittstelle können die Nutzer den Druck ihrer Dokumente direkt vom Smartphone oder -Tablet anstoßen, ohne vorher dafür separate Anwendungen oder Programme zu installieren. Darüber hinaus unterstützen wir die Bereitstellung von Output-Prozessen über die Cloud und nutzen die Near-Field-Communication-Technologie (NFC), die standardmäßig sowohl in vielen unserer mobilen Geräte als auch Output-Geräten integriert ist.

IT-DIRECTOR: Wie funktioniert die NFC-Übertragung?
N. Höpfner:
Hält man das mit einem NFC-Chip ausgestattete Tablet oder Smartphone an den NFC-Tag des Output-Geräts, wird via Wifi Direct eine Verbindung hergestellt, über die die gewünschten Dokumente oder Bilder mit der Samsung Mobile Print App schnell und einfach ausgedruckt werden.

IT-DIRECTOR: Verfügen alle Ihre Devices über solche Chips?
N. Höpfner:
Während im Endkundenbereich viele Drucker und Multifunktionssysteme damit ausgestattet sind, ist die NFC-Funktion im geschäftlichen Umfeld optional erhältlich. Hier kann man die Technologie für verschiedene Szenarien nutzen – etwa zur Authentifizierung der Mitarbeiter am Gerät, um erst dann den benötigen Ausdruck zu starten.

IT-DIRECTOR: Wie können die Nutzer von nicht NFC-fähigen Geräten ausdrucken?
N. Höpfner:
Dafür eignet sich unsere speziell für das mobile Drucken entwickelte Mobile Print App, die auch andere Betriebssysteme unterstützt.

IT-DIRECTOR: Wie gehen Sie mit sogenannten Wearables wie Smartwatches oder Datenbrillen um?
N. Höpfner:
Mit unseren Smartwatches wie etwa „Samsung Gear“ ist unsere Drucker-App bereits problemlos nutzbar. Dabei stellt die Anbindung von Wearables technologisch generell keine große Herausforderung dar, da man lediglich einen weiteren mobilen Ausgabekanal integrieren muss.

IT-DIRECTOR: Immer mehr Druckerhersteller bieten ihren Kunden mit sogenannten Managed Print Services spezielle Dienstleistungspakete an. Welche Rolle spielen solche Service für Ihr Geschäftsmodell?
N. Höpfner:
Nach wie vor besitzen insbesondere Großunternehmen sehr heterogene Druckerlandschaften. Denn hier kaufen die einzelnen Fachabteilungen ihre Systeme teilweise selbst ein, ohne eine zentrale Stelle im Unternehmen darüber zu informieren. In solchen Output-Umgebungen setzen unsere Managed Print Services mit einer detaillierten Analyse der Ausgangssituation an. Darauf erfolgt die Konsolidierung der Gerätelandschaft, die wiederum mit einer Prozess- und Projektoptimierung im Anwenderunternehmen einhergeht.

Der Hintergrund: Es istnicht sonderlich sinnvoll, wenn an diversen Stellen im Unternehmen verschiedene Druckermodelle unterschiedlicher Hersteller im Einsatz sind. Dies ist weder effizient noch kostengünstig, da sich der Betrieb, die Wartung sowie die Bevorratung von Zubehör als aufwendig erweisen können.

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IT-DIRECTOR: Das heißt, Sie tauschen in der Regel die gesamte Druckerflotte aus?
N. Höpfner:
Das kommt mitunter durchaus vor, da wir das Ziel verfolgen, homogene Output-Infrastrukturen aufzubauen. Weitere Szenarien sind der teilweise Austausch und Integration von Bestandsmodellen. Dabei arbeiten wir im Rahmen der Analyse und Optimierung der Prozesse im Zuge unseres indirekten Vertriebsmodells stets mit Fachhandels- und Systemhauspartnern zusammen. Ihnen bieten wir auch spezielle Finanzierungs-Tools oder kooperieren mit Leasinggesellschaften, die nicht nur die Hardware, sondern auch Software und Services refinanzieren.

IT-DIRECTOR: Zu welchen Vertragslaufzeiten raten Sie?
N. Höpfner:
Waren früher Fünf-Jahres-Verträge an der Tagesordnung, sind mittlerweile deutlich kürzere Vertragslaufzeiten die Regel. Generell empfehlen wir unseren Kunden eine Laufzeit von mindestens 36 bis maximal 48 Monaten.

Eine kürzere Laufzeit lohnt sich in der Regel aus mehreren Gründen nicht: Zum einen sind die Finanzierungskosten relativ hoch, da sich die installierten Geräte zügig amortisieren müssen. Zum anderen modernisiert man im Rahmen solcher Projekte mitunter die gesamte Output-Infrastruktur der Kunden. Dies wiederum ist mit einem gewissen Aufwand verbunden, den man nicht alle zwölf Monate wiederholen möchte.

IT-DIRECTOR: Warum sollte man keinen Vertrag über mehr als vier Jahre abschließen?
N. Höpfner:
Weil die Innovationszyklen immer kürzer werden und man nach über vier Jahren mit eine Ausstattung hat, die letztlich nicht mehr auf dem neuesten Stand der Technik ist. Dabei könnten die Kunden nicht nur wichtige technologische Entwicklungen verpassen, sondern auch Support und Wartung der Output-Landschaft könnten aufwendiger werden.

IT-DIRECTOR: Wer trifft bei Ihren Kunden die Entscheidungen zugunsten von Output-Projekten?
N. Höpfner:
In der Regel befassen sich weit mehr als ein oder zwei Personen im Unternehmen damit, vielmehr fällt die Entscheidung in speziell aufgestellten Gremien. Hier sitzen wir in der Regel mit der Geschäftsführung, der IT-Abteilung sowie Vertretern aus Fachabteilungen zusammen.

Da Fragestellungen rund um die Output-Landschaft oftmals sehr komplex sein können, bilden wir auch auf Herstellerseite größere Teams, die die jeweilige Kundensituation entsprechend bewerten und betreuen.

IT-DIRECTOR: Wie lange dauert die Entscheidungsfindung in der Regel?
N. Höpfner:
Insbesondere Großunternehmen benötigen hierfür oft zwischen anderthalb und zwei Jahren. Dabei wird nicht allein hinterfragt, wie viele Farb- oder Monodrucker man künftig einsetzt, vielmehr taucht man tief in die Prozessebenen ein: Setzt man grundsätzlich auf eine dezentrale oder zentrale Strategie? Benötigt man Multifunktionssysteme oder nur Arbeitsplatzdrucker? Wie schnell müssen die einzelnen Modelle sein? Wo stellt man die Geräte auf, um für die Mitarbeiter optimale Wegezeiten zu gewährleisten? Wie sieht der Energieverbrauch aus?

Solche und viele weitere Faktoren spielen bei der Entscheidungsfindung eine große Rolle. Zudem stehen verschiedene Finanzierungskonzepte zur Auswahl – angefangen vom Kauf über die Miete bis hin zum Leasing.

IT-DIRECTOR: Wie gehen Sie internationale Output-Vorhaben Ihrer Kunden an?
N. Höpfner:
Neben unserem globalen Vertriebsteam betreuen wir diese mit Servicepartnern, die dem Anspruch umfangreicher internationaler Projekte gerecht werden. Inzwischen besitzen wir viele erfolgreiche Referenzen – auch in Ländern, in denen die Infrastrukturen weniger gut ausgebaut sind als in den westlichen Industrienationen.

Speziell im B2B-Bereich und bezogen auf unsere A3- und A4-Systeme arbeiten wir mit rund 140 autorisierten Partnerunternehmen zusammen. Alles in allem liegt die Zahl der Partner, die momentan unsere Drucker verkaufen, bei rund 2.500 Firmen.

IT-DIRECTOR: Worauf gilt es hinsichtlich der Service Level Agreements zu achten?
N. Höpfner:
Hier gibt es international große Unterschiede. So müssen wir als Hersteller sowie auch unsere Partner in den USA und Deutschland einen sehr schnellen Service gewährleisten. Defekte Geräte oder Einzelteile müssen teilweise innerhalb von vier bis acht Stunden ausgetauscht werden. In anderen Ländern sieht das wiederum anders aus; hier reicht mitunter eine Reaktionszeit von 24 Stunden völlig aus.

IT-DIRECTOR: Wie gewährleisten Sie schnelle Reaktionszeiten?
N. Höpfner:
Indem wir sowohl unsere Liefer- als auch unsere Ersatzteilkette entsprechend aufstellen. Unser Ziel ist es, dass Reparatur und Wartung für einen einzelnen Unternehmensdrucker in einer strukturschwachen Region in Indien genauso reibungslos wie ein Austausch im Ballungszentrum des Rhein-Main-Gebiets funktioniert.

Zudem kommt es insbesondere bei Großunternehmen durchaus vor, dass sie an entlegenen, größeren Produktionsstandorten eigene Techniker beschäftigen, die sich allein um die Output-Geräte kümmern. Und auch hierzulande gibt es einen großen Automobilhersteller, der mehrere tausend unserer A3-Systeme installiert hat und im Zuge dessen eigene Servicetechniker speziell für unsere Produkte beschäftigt.

IT-DIRECTOR: Worauf kommt es hinsichtlich der Sicherheit an?
N. Höpfner:
Derzeit bereitet die Datensicherheit vielen IT-Managern große Kopfschmerzen.  Es muss in jedem Schritt des Workflos gesichert sein, dass die Datensicherheit auf keinen Fall kompromittiert wird, Besonders im Gebrauch von mobilen Geräten wie Tablets, Smartphones und Wearables nuss garantiert sein, dass nur autorisierte Anwender auf die Ausgabegeräte zugreifen können. Vor diesem hintergrund sorgt beispielsweise die Samsung-Technologie „Knox“ dafür, dass auf den Endgeräten sichere „Container“ installiert werden können, die eine klare Trennung in einen geschäftlichen sowie einen privaten Bereich ermöglichen.

IT-DIRECTOR: Welche Sicherheitsbelange sehen Sie speziell im Output-Umfeld?
N. Höpfner:
Zuallererst geht es hierbei um die Datensicherheit, das heißt, dass Ausdrucke nicht in die falschen Hände gelangen dürfen. Hierfür bieten beispielsweise viele unserer Systeme von Haus aus die Möglichkeit der PIN-Eingabe am Gerät. Darüber hinaus offerieren wir professionelle Lösungen für Secure Printing oder Follow-Me-Printing und vieles weitere, die neben einem hohen Sicherheitslevel auch noch viel Flexibilität für die Anwender bieten.
Auch beispielsweise die Sicherheit der Daten auf den internen Festplatten ist ein großes Thema. Hierfür sind unsere Festplattenlösungen mit Highend-Verschlüsselungen versehen, die ein unberechtigtes Auslesen der Daten verhindern. Ausgeklügelte Überschreibungsverfahren sorgen zudem dafür, dass keine Datenreste auf den Festplatten verbleiben, die von Unbefugten genutzt werden können.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist allerdings auch die Nachweisbarkeit, das heißt: Welcher Mitarbeiter hat was, wo und wann ausgedruckt. Bei diesen Fragen sind nicht nur die IT-Verantwortlichen, sondern auch die Betriebsräte gefordert, erfolgt damit doch auch ein Eingriff in die Arbeitnehmerrechte.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen die Betriebsräte dabei?
N. Höpfner:
Je mehr der Arbeitgeber transparent machen möchte bzw. je mehr Informationen er über die Arbeit einzelner Nutzer erhebt, desto wichtiger ist eine Betriebsvereinbarung. Im konkreten Output-Projekt bedeutet dies: Möchte der Kunde bei der Prozessoptimierung bestimmte Funktionen, wie beispielsweise die Zugriffsbeschränkung auf Funktionen beim Farbdruck, dem Kopieren oder die Beschränkung auf ein bestimmtes Seitenvolumen pro Monat implementieren, sollte am Anfang stets die Abstimmung mit dem Betriebsrat stehen. Dabei sind wir als Hersteller mitunter direkt in die Gespräche mit den betroffenen Betriebsräten involviert.

IT-DIRECTOR: Auf welche Weise können Sie sicheres Drucken gewährleisten?
N. Höpfner:
Man kann die Druckprozesse derart gestalten, dass allein die jeweiligen Mitarbeiter Zugriff auf ihre Ausdrucke haben, was beispielsweise in der Personalabteilung oder Geschäftsführung oft eine Grundanforderung ist.

Desweiteren können unterschiedliche Authentifizierungsmöglichkeiten eingesetzt werden. Eine klassische Methode ist beispielsweise der Einsatz von PIN-Codes sowie Smartcards. Überdies gehen wir davon aus, dass sich im Rahmen der nächsten Generation von Output-Geräten die Authentifizierung einfach per Smartphone und Tablet realisieren lässt.

IT-DIRECTOR: Werden die Nutzer Output-Geräte künftig auch per Sprache steuern können?
N. Höpfner:
Technisch ist dies sicherlich heute schon möglich. Inwieweit wir als Hersteller eine solche Anforderung künftig umsetzen werden, hängt von der Nachfrage der Kunden ab.

Denkbare Einsatzszenarien von Sprachsteuerung gibt es beispielsweise in der Logistik, wo die Mitarbeiter im Sinne von „Pick by Voice“ generell beide Hände frei haben müssen. Oder für Menschen mit eingeschränkter Bewegungsfreiheit, etwa weil sie im Rollstuhl sitzen und das Display eines Multifunktionsgeräts aufgrund der Höhe nicht erreichen können. Dann könnte die Sprachsteuerung etwa bei Ausschreibungen von Behörden, die ein großes Augenmerk auf Barrierefreiheit legen, relevant werden.

IT-DIRECTOR: Für Behörden ist zumeist nicht nur die Ergonomie, sondern auch Energieeffizienz wichtig – wie sind Sie hier aufgestellt?
N. Höpfner:
Hinsichtlich einer verbesserten Energieeffizienz hat sich in der gesamten Output-Branche in den letzten fünf Jahren viel bewegt. Dabei berücksichtigen auch wir im Rahmen unserer Produktentwicklungen neben den System-, Zubehör- und Wartungskosten stets auch die Energiekosten.

IT-DIRECTOR: Welche Bedeutung besitzen Zertifizierungen wie der Blaue Engel?
N. Höpfner:
Sie sind sehr wichtig. Von daher entspricht ein Großteil unserer Geräte Standards wie dem Blauen Engel, TÜV oder Energy Star. Doch allein darauf ruhen wir uns nicht aus, sondern arbeiten kontinuierlich an einer Verbesserung der Energieeffizienz unserer Geräte. Durch weitere Optimierungen in der Prozessortechnologie kann die Leistungsfähigkeit unserer Geräte sicher nochmals energieeffizienter gestaltet werden.

IT-DIRECTOR: Warum können Sie die Geräte so energieeffizient gestalten?
N. Höpfner:
An dieser Stelle ist es für uns von Vorteil, dass wir über 95 Prozent aller integrierten Komponenten selbst fertigen. So können wir auf fast alle Module direkten Einfluss nehmen und neue Vorgaben – etwa der Zertifizierer – sehr schnell umsetzen.

Desweiteren war in jedem Drucker früher ein Controller Board, ein Engine-Driver-Board sowie ein Hochspannungsnetzteil integriert. Bei modernen Multifunktionsgeräten hingegen wird dies heute allein über Dual-Core- oder Quad-Core-Prozessoren gesteuert. Dadurch ist die gesamte Elektronik in einem Chip bzw. in einer Platine zusammengefasst, was deutlich weniger Energie verbraucht als es früher der Fall war. In diesem Zusammenhang nutzen wir die Komponenten unseres Schwesterunternehmens Samsung Semiconductor.


Norbert Höpfner
Alter: 58 Jahre
Beruflicher Werdegang: 20 Jahre Canon, zehn Jahre Ricoh in nationaler Verantwortung
Derzeitige Position: Leiter des Geschäftsbereichs Printing Solutions bei der Samsung Electronics GmbH
Hobbys: Tennis, Ski fahren, lesen, reisen


Bildquelle: Jörg Ladwig

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