Alternative zum Briefversand

De-Mail im Praxiseinsatz

Um sicher und nachweisbar mit Kunden, Partnern oder Mitarbeitern über das Internet zu kommunizieren, können Unternehmen die De-Mail nutzen. Dabei stellt der neue Dienst auch eine Alternative zum Briefversand dar.

De-Mail, Bildquelle: Telekom

Mit De-Mail gibt es mittlerweile eine digitale Alternative zum postalischen Briefversand.

Knapp 18 Milliarden Briefe werden in Deutschland jährlich versendet, die meisten sind Geschäftspost. Im Zeitalter der E-Mail ließen sich viele dieser Nachrichten etwa an Kunden oder Mitarbeiter elektronisch versenden. Doch mangelnde Sicherheit und Vertraulichkeit verhinderten bislang, dass sich E-Mails mit sensiblen Dokumenten im Anhang in der geschäftlichen Kommunikation durchsetzen.

Mit De-Mail gibt es mittlerweile eine digitale Alternative zum klassischen Brief. Nachrichten, die mit dem Dienst versendet werden, kommen sicher und nachweisbar an. Gleichzeitig ist die De-Mail so schnell und einfach wie eine E-Mail. Anträge, Verträge oder Rechnungen erreichen ihre Empfänger so deutlich zügiger als ein Brief – ein Plus insbesondere für Unternehmen mit hohem Briefaufkommen. Sie sparen dadurch außerdem Geld für Porto, Papier und Druck. Hinzukommt: Die Dokumente liegen den Kunden digital vor und sind somit jederzeit und überall online verfügbar. Das gilt auch für Unterlagen, die Kunden per De-Mail an ihre Bank, ihren Versicherer oder Behörden senden.

Die rechtliche Basis von De-Mail ist das im Mai 2011 in Kraft getretene De-Mail-Gesetz. Es sieht einen aufwendigen Zertifizierungsprozess für künftige De-Mail-Provider vor, damit kritische Aspekte wie Sicherheit, Datenschutz und Funktionalität gewährleistet sind. Die Prüfung übernimmt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Erst nach erfolgreichem Abschluss erhalten die Anbieter ihre Akkreditierungsurkunde. Eine davon hat beispielsweise die Deutsche Telekom auf der Cebit 2012 entgegengenommen.

Identifizierung ist ein Muss

Darüber hinaus müssen auch die künftigen Nutzer von De-Mail wichtige Anforderung erfüllen. Sie sind verpflichtet, sich zunächst bei ihrem Provider zu registrieren und eindeutig zu identifizieren. So können alle Teilnehmer sicher sein, dass sie sich nur mit bekannten Kommunikationspartnern austauschen. Bei Unternehmen legt ein gesetzlicher Vertreter wie der Geschäftsführer oder der Prokurist einen beglaubigten Handelsregisterauszug vor. Der Provider überprüft die Daten auf ihre Richtigkeit und schaltet das De-Mail-Konto frei. Im Anschluss haben Firmen die Möglichkeit, Postfächer für Kollegen sowie für einzelne Abteilungen wie Vertrieb und Service einzurichten. Es ist nicht erforderlich, dass sich jeder Mitarbeiter einzeln für den Dienst anmeldet und identifiziert.

Damit kein Dritter die De-Mails und damit vertrauliche Dokumente mitlesen kann, übertragen die Provider alle Nachrichten verschlüsselt. Außerdem hat der Sender die Möglichkeit, sich den Versand und Empfang bestätigen zu lassen. Diese kostenpflichtige Option bietet jeder De-Mail-Provider an. Insbesondere bei Schriftstücken mit gesetzter Antwortfrist kann dies von Vorteil sein, denn im Zweifelsfall lässt sich so nachweisen, dass die De-Mail rechtzeitig versendet wurde.

Mit Hilfe eines Gateways integrieren größere Firmen De-Mail in ihre Unternehmensabläufe. Damit lässt sich die bestehende E-Mail-Infrastruktur mit der De-Mail-Plattform koppeln und die Mails laufen neben normalen E-Mails im Posteingang ein. Beim Versand werden sie über das entsprechende Gateway geroutet. So muss sich kein Mitarbeiter an ein weiteres elektronisches Postfach gewöhnen. Die Telekom bietet ihren Kunden übrigens eine De-Mail-Testplattform. Hier haben Firmen die Gelegenheit, sich mit allen Funktionalitäten und Möglichkeiten des Onlinebriefs vertraut zu machen.

www.telekom.de

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