Lösung von Byteaction

Der Chef im Posteingang

Der Kundendienst-Verband Deutschland e.V. (KVD) will seine E-Mails lückenlos archivieren.

Dazu setzt der Verband auf die E-Mail-Management-Software Bytstormail der Byteaction GmbH. Sobald E-Mails auf dem Server des KVD eintreffen oder ihn verlassen, speichert sie die Lösung samt Anhang in einem digitalen Archiv ab. Somit gehen keine wichtigen Firmendaten durch individuelle Fehler verloren.

Der KVD ist Berufsverband für Führungskräfte im Service-Sektor. Die 1600 Mitglieder tauschen hier ihre Erfahrungen auf Managementebene aus. Darüber hinaus bietet der Verband Best Practice-Veranstaltungen, Kongresse, Service-Messen, Weiterbildungsangebote und Fachpublikationen, die Entscheider im Kundenservice unterstützen.

Alle E-Mails jederzeit griffbereit

Der KVD setzt die Lösung (BSM) als E-Mail-Manager ein. Sämtliche elektronische Nachrichten soll die Software lückenlos archivieren. Gelangt eine E-Mail in den Posteingang, wird sie kopiert, mit einem Zeitstempel versehen und samt Anhang im Archiv abgelegt – das Gleiche gilt auch für alle vom Verband verschickten Nachrichten. Dadurch sei sichergestellt, dass der KVD die Datenschutzvorgaben erfüllt und es keine unbefugten Zugriffe auf den E-Mail-Verkehr gibt.

Die potenzielle Bedrohung von Spam-Mails oder virenverseuchter Post merzt der in die Lösung integrierte Filter aus. Das Archiv, in dem alle firmeninternen und -externen E-Mails gespeichert sind, erreichen nur autorisierte Nutzer über einen personalisierten Zugang per Web-Browser. Recherchieren Mitarbeiter nach bestimmten Nachrichten, hilft ihnen die komfortable Suchfunktion. Diese sucht die eingegebenen Schlüsselwörter sowohl in den Mails als auch in allen Anhängen. So können einzelne Nachrichten wieder an das eigene Postfach zurückgeleitet werden.

KVD lagert IT aus


Neben der E-Mail-Management-Lösung nutzt der KVD auch das Angebot des Full-Service-IT-Dienstleisters. Der Verband betreibt unter anderem sein Virtual Private Network (VPN) über die Server des hessischen Entwicklers. Sämtliche Daten werden im Rechenzentrum des IT-Experten abgespeichert. Zudem betreibt Byteaction den internen E-Mail-Server und die Webseite des KVD. Der Verband konnte durch das Auslagern seiner IT auch die Arbeitsbelastung verringern. Der Anbieter übernimmt die stetige Administration der IT-Infrastruktur sowie anstehende Wartungsarbeiten.

„Um für 1.600 Mitglieder eine breite Angebotspalette in hoher Qualität anbieten zu können, sind eine leistungsfähige IT-Infrastruktur und Softwarelösungen in der Verbandsgeschäftsstelle unerlässlich“, erklärt Markus Schröder, Geschäftsführer des KVD.

www.kvd.de

www.byteaction.de

Bildquelle: Thinkstock / iStock

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