ERP-Systeme

Der Klassiker muss sich verändern

Im Interview erklärt Karl Tröger, Leiter Product Marketing bei PSI Automotive & Industry, weshalb sich ERP-Systeme vielleicht schon bald von Grund auf verändern könnten und was Marktplätze und Plattformen damit zu tun haben.

Karl Tröger, Leiter Product Marketing bei PSI Automotive & Industry

Karl Tröger, PSI

ITD: Herr Tröger, die meisten Unternehmen haben heute bereits ein ERP-System in Betrieb – die Frage ist, ob die bestehende Lösung noch den Anforderungen gerecht wird. Wo stößt z.B. ein zehn Jahre altes ERP-System an seine Grenzen?
Karl Tröger:
ERP-Systeme stehen bei der Bewältigung der Aufgaben bei der termin- und qualitätsgerechten Auftragsabwicklung naturgemäß in der ersten Reihe. Somit wird es darauf ankommen zu beurteilen, wie diese und weitere Anforderungen in der Zukunft erfüllt werden können.

Die Umgebungsbedingungen für eine verlässliche Produktionsplanung unterliegen immer stärker und schneller werdenden Veränderungen. Zur Beschreibung dieser Veränderung wurde der Begriff der "VUCA-World" geprägt. Die Rahmenbedingungen werden volatiler, unsicherer, komplexer und mehrdeutig. Letztendlich werden zukünftig Entscheidungen immer mehr unter unsicheren Rahmenbedingen getroffen werden müssen. 

Dies ist planungsseitig aber nur ein Aspekt. ERP-Lösungen müssen zukünftig auch unter Nachhaltigkeitsgesichtspunkten mehr leisten. Zu den Schwerpunkten gehören die Steigerung der Energie- und Materialeffizienz, die Unterstützung einer Kreislaufwirtschaft oder auch die Nutzung umweltfreundlicher Energiearten. Gerade die Produktionsplanung kann für die Steigerung der Nachhaltigkeit einen großen Beitrag leisten. Fortschrittliche Algorithmen bestimmen Mengen und Termine auch unter Umweltaspekten, Reihenfolgen werden optimiert und die Ressourcen bestmöglich genutzt.

Nachhaltige Produktion endet nicht bei Kostenefffizienz und Umweltschutz. Die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Lösung ihrer täglichen Aufgaben ist ein wichtiger Aspekt für die Motivation bei der Arbeit. Motivierte Mitarbeiter produzieren höhere Qualität. Mobile Nutzung und höchstmögliche Usability steigern die Effizienz bei der Verwendung der Anwendungen.

Nicht zuletzt sind die Digitalisierungsanstrengungen der Industrie kein Selbstzweck. Es geht schlicht und einfach um die Wahrung der Wettbewerbsfähigkeit im globalen Rahmen. Eine sich daraus ergebende Top-Anforderung an jeden Teilnehmer in einem Produktionssystem ist Integrationsfähigkeit. Das betrifft Maschinen und Software gleichermaßen. Die Wertschöpfung findet bereits heute in Netzwerken statt. In diesem Kontext ist die Entwicklung von Plattformen zur Auftragsabwicklung der konsequente nächste Schritt.

Dies sind nur einige Aspekte. Jedes Anwenderunternehmen muss für sich Prioritäten setzen und bewerten, wie zukunftsfähig die genutzte ERP-Software ist und welche Marktgegebenheiten die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beeinflussen.

ITD: Welches sind Funktionalitäten, die ein ERP-System anno 2020 auf jeden Fall mitbringen sollte?
Tröger:
Die ERP-Systeme als Rückgrat der Produktion in der Industrie mussten den globalen wirtschaftlichen Gegebenheiten schon immer Rechnung tragen. Die Ausweitung des Geschäfts in andere Regionen oder Kontinente und die Etablierung den Globus umspannender Lieferketten ist nicht neu. Verändert hat sich die Geschwindigkeit, mit welcher die Prozesse ablaufen müssen und sie sich verändern! Das betrifft alle Bereiche eines produzierenden Unternehmens – vom Einkauf über die Produktion bis zur Lieferung, Inbetriebnahme und Service. Aus diesem Grunde geht es um die flexible Automatisierung von Prozessen bzw. Workflows. ERP-Systemen müssen heute „on-the-fly“ an neue Gegebenheiten ohne langwieriges Customizing angepasst werden können. Hier helfen im Hintergrund arbeitende Bus-Systeme (im Sinne von ESB) die Ereignisse, Aufgaben und Daten automatisierbar und flexibel gestaltbar zwischen den Teilnehmern einer Lieferkette innerbetrieblich und unternehmensübergreifend transferieren können.

Der Drang nach der Mobilisierung der Prozesse in der Produktion und Logistik ist ungebrochen. Mit der zunehmenden Bedeutung von Daten für die effiziente und realzeitige Beeinflussung der Wertschöpfung ist es immer wichtiger, die Daten am Ort der Entstehung zu erfassen oder zu verwerten. Die Technologien auf der Seite der mobilen Geräte sind verfügbar und gut eingeführt. Es kommt nun darauf an, die entsprechenden Funktionsbereiche auf eine mobile Nutzung vorzubereiten. Die Anwendungsbereiche mobiler Lösungen sind vielfältig. Weit verbreitet sind bereits Lösungen für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) oder in der Materialwirtschaft (Inventur, Kommissionierung, Lagerwirtschaft).

Die nächsten Anwendungsgebiete sind die datenbasierten Entscheidungs- und Managementprozesse sowie die Unterstützung der zunehmend mobilen global eingesetzten Workforce. Es ist längst nicht mehr nur schick, auf die Backend-Systeme mobil zuzugreifen, sondern unter heutigen Wettbewerbsbedingungen vielfach gar nicht anders möglich. Die oftmals über Jahre gewachsenen Funktionalitäten in den etablierten ERP-Systemen verursachen eine, zumindest gelegentlich, hohe Komplexität die schwer zu durchschauen ist.

Genau hier müssen moderne Systeme ansetzen. Zusammenhängende (Prozess-)Informationen müssen auch zusammenhängend dargestellt werden. Die Verständlichkeit und Selbstbeschreibungsfähigkeit müssen schon heute in großem Umfang der Usability von Consumer-Anwendungen (z.B.) auf Smartphones entsprechen. Die Benutzerführung auch solch komplexer Lösungen wie es ERP-Systeme sind muss eben zunehmend auch zu einem Erlebnis werden. Das sind die Anbieter den Anwendern schon heute schuldig.

Cloud-basierte Plattformen stellen mehr und mehr Dienste zur Verfügung, die für die Generierung zusätzlicher Services genutzt werden können. Beispielhaft genannt seien hier Dienste im Umfeld künstlicher Intelligenz oder die Anbindung von IoT-Geräten an die Unternehmenssoftware. Gerade der zweite Anwendungsfall spielt eine große Rolle bei der Definition und Umsetzung neuer Geschäftsmodelle. Somit sollten ERP-Systeme auch hier einen Beitrag leisten können.

ITD: Wann sollte dennoch über eine Komplettablösung nachgedacht werden?
Tröger:
Eigentlich sollte die Fragestellung lauten: Wie lange gibt es noch ERP-Komplettlösungen? Mit der wachsenden Integrationsfähigkeit von Anwendungssoftware und serviceorientierten Architekturen verliert das „Gespenst“ Schnittstelle seinen Schrecken. Plattformen und Markplätze werden in der Zukunft immer mehr integrierbare Funktionen und Services anbieten und nutzbar machen können. Aber auch die Lösungen selbst profitieren von dieser Serviceorientierung. Neue oder weiter entwickelte Funktionen oder Services lassen sich dann deutlich leichter integrieren oder austauschen. Der Leistungsumfang kann zugeschnitten und spezielle Anforderungen von Standorten, Produktionsanlagen oder spezifischen Herstellungsprozessen für bestimmte Produkte können dann einfacher, und ggf. nur lokal wirksam, berücksichtigt werden. Moderne Spezialanwendungen werden so ebenfalls nutzbar. Ein solches Vorgehensmodell erfordert allerdings auch ein anderes Vorgehen beim Systembetrieb. Dem Konfigurationsmanagement derartiger flexibel zusammengestellter Lösungen – quasi im Sinne von „Everything-as-a-Service“ – kommt eine enorme Bedeutung zu.

Wie so oft kommt es auf das Augenmaß bei der Gestaltung der Systemlandkarte an. Bei aller gewünschten Flexibilität muss das System aber funktional und technisch beherrschbar sein. Insofern ist es sinnvoll, umfangreichere und relativ stabile Funktionsbereiche in einer größeren Lösung abzubilden. Aspekte wie Integrationsfähigkeit und Serviceorientierung sollten aber auch hier berücksichtigt werden. Der Wandel und damit neue Anforderungen kommen oft schneller als gedacht. Abgrenzbare Systembestandteile können in modernen Architekturen auch leichter migriert und erneuert werden.

ITD: Was sollten moderne ERP-Systeme mitbringen, um möglichst lange technisch aktuell zu bleiben und mit zukünftigen technischen Entwicklungen „mitwachsen“ zu können?
Tröger:
Die Digitalisierung erfordert eine tiefe Integration der Systeme und Prozesse bei gleichzeitig stark gestiegen Anforderungen an die Flexibilität oder Agilität. Auf den ersten Blick klingt das wie ein Widerspruch in sich. Dazu gehört eine massiv gestiegene Fähigkeit zur Vernetzung mit der Produktionstechnik und weiteren Services. Diese können Cloud-basiert oder auch on-premise verfügbar sein. Bereitgestellte Funktionalität ist zukünftig nicht mehr an ein einziges System gekoppelt, sondern entsteht durch die Orchestrierung bereitgestellter Services. Diese "mixed functionality" kann sehr flexibel auf einen konkreten Anwendungsfall zugeschnitten und auf einfache Weise an neue Gegebenheiten angepasst werden.

Grundvoraussetzung ist dazu die Fähigkeit der beteiligten Systeme (nicht nur ERP!), ihre Funktionen und Daten serviceorientiert in einer angemessenen Granularität zur Verfügung zu stellen. Die Services bzw. die API müssen eindeutig beschrieben sein. Es muss also klar sein mit welchen Inputs eine Funktion wie aufgerufen werden kann und welche Ergebnisse sie unter den gegebenen Randbedingungen liefert. Die Verbindung der Funktionen mit ihren Daten sollte über einen Enterprise Service Bus erfolgen. Damit können flexibel Systeme „zu- oder abgeschaltet“ werden. Dieser ESB unterstützt in der Zukunft nicht nur den Datenaustausch, sondern instanziiert auch Prozesse und kann eine angeschlossene GUI zur Interaktion mit den Systemen anbieten. Neuen Anforderungen an die Funktionalität kann so weitgehend ohne komplexes Customizing Rechnung getragen werden. Es können einzelne Funktionsbereiche auf einfachere Art-und-Weise ausgetauscht bzw. modernisiert werden.

ITD: Eine ERP-Komplettumstellung ist ein kostenaufwändiges und risikobehaftetes Projekt – was sollten Unternehmen tun, wenn sie merken, dass es aus dem Ruder läuft?
Tröger:
Zuallererst: Nicht die Nerven verlieren! Eine kluge Analyse des Projektverlaufs und des erreichten Zustands bei der Implementierung sollte die Defizite aufzeigen. Es geht dabei meistens nicht um technische Probleme, sondern oftmals behindern organisatorische Schwächen, eine uneinheitliche Sicht auf das Projekt oder schlicht überzogene Erwartungen einen erfolgreichen Verlauf. Regelmäßige Reviews ermöglichen frühzeitig die Erkennung jedweder Art von Schwierigkeiten und sollten genauso wie eine offene Kommunikation zu einer guten Projektkultur gehören. Auf diese Weise lassen sich mögliche Risiken erkennen, überwachen und ggf. Maßnahmen zur Abwehr einleiten.

Die Prinzipien eines guten Projektmanagements müssen allen Beteiligten klar sein! Ziele müssen beschrieben, messbar und allen Beteiligten bekannt und von ihnen akzeptiert sein. Die Pläne müssen realistisch geplant sein. Agile Methoden in der Kombination mit klassischen Wasserfallmodellen können auch nach Anlaufschwierigkeiten noch eingeführt werden. Manchmal hilft auch das Hinzuziehen externer Experten.

Sollte es dennoch „zu spät“ sein bleiben meistens nur der Abbruch oder Re-Start eines Projektes. Insbesondere Neustarts eignen sich, aufgetretene Fehlentwicklungen mit vertretbarem Aufwand zu korrigieren und die Projektorganisation umzustellen.Der Abbruch eines Projektes mit allen damit verbundenen und meist unerfreulichen Aktivitäten muss immer die allerletzte Option sein.

ITD: Was raten Sie Kunden, die aktuell dabei sind, zu expandieren oder ihren Geschäftsbereich auszuweiten, aber dennoch dringend heute schon eine neue ERP-Lösung benötigen?
Tröger:
Es sollte unbedingt ein Abgleich des aktuellen operativen Geschäfts mit den strategischen Zielen erfolgen. So lassen sich Angriffspunkte und notwendige Veränderungen erkennen. Es geht dabei nicht nur um die Expansion, sondern auch um neue Produkte in neuen Märken oder veränderte Geschäftsregeln und Unternehmensziele. Niemals außer Acht lassen sollten die Unternehmen dabei die Veränderungen der Organisation selbst. Aus all diesen und weiteren Aspekten lassen sich Anforderungen an eine ggf. notwendige Erneuerung oder auch Erweiterung der Systemlandschaft ableiten. So lassen sich Überraschungen zwar nicht ganz vermeiden aber immerhin werden die Risiken kalkulierbar und offene bzw. unklare Fragestellungen sind von Anfang an bekannt und können bearbeitet werden. Die offenen Punkte eines Anforderungskataloges sollten allerdings keine kritischen Features oder Prozesse beinhalten. Die Verantwortlichen müssen dann etwas länger nachdenken. 

ITD: Seit Juni letzten Jahres gilt die EU-DSGVO. Welche Konsequenzen ergeben sich daraus für ERP-Anwender und -Hersteller? Wie können ERP-Systeme Anwender dabei unterstützen, DSGVO-Konformität zu gewährleisten?
Tröger:
Die Einführung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung dient primär dem Schutz personenbezogener Daten und unterstützt die Selbstbestimmung eines jeden Individuums über „seine“ Daten. Mit der Verbreitung von betriebswirtschaftlichen Softwaresystemen in den unterschiedlichsten Anwendungsbereichen entstanden schon vor langer Zeit enorme Mengen an Daten. Personenbezogene Daten waren immer schon besonders schutzwürdig und fallen sehr oft unter die Mitbestimmung; zumindest in Deutschland mit dem Betriebsverfassungsgesetz und nicht erst mit der DSGVO. In Europa existieren ähnliche Regelungen.

Eine der ersten Forderungen muss daher die Nachvollziehbarkeit der Entstehung und Transparenz über die Verwendung der Daten sein. Hier können und müssen die Anbieter entsprechende Werkzeuge bereitstellen können. Die Umsetzung der Grundsätze „Privacy by Default“ und „Privacy by Design“ in den ERP (und auch weiteren Systemen) ist eine Grundvoraussetzung. Dies bedarf entsprechender Daten- und Softwarearchitekturen. In der Verbindung mit dem notwendigen Bewusstsein, einer entsprechenden Informationspolitik und der organisatorischen Verankerung in den Unternehmen können die Anforderungen erfüllt werden und Sanktionen bei der Verletzung der Grundsätze werden nicht notwendig. Die vertrauensvolle Zusammenarbeit von Anwendern und Anbietern unterstützt die Einhaltung auch in Randbereichen der Anwendungssysteme bzw. bei unklarer Informationslage. Generell gilt: „Weniger ist mehr“.

ITD: Welches sind aus Ihrer Sicht die nächsten großen Schritte in der Weiterentwicklung von ERP-Systemen?
Tröger:
Es fällt schwer, die nächsten wirklich großen Schritte bei der Entwicklung von ERP-Systemen vorherzusehen. Die außerordentlich breite Anwendung der Systeme führt zu einer Vielzahl von Themenkomplexen, die betrachtet werden müssten. Sicherlich ist die Nutzung von KI in Planungsprozessen oder auch bei der Stammdatenpflege ein wichtiger Bereich. Die heutigen Abarbeitungslogiken werden mit Sicherheit um selbstlernende und später auch selbstentscheidende Algorithmen erweitert. Der weltweite Datenaustauch wird in einem gewissen Maße zu einer Standardisierung elementarer Informationsinhalte führen.

Mit der Entstehung von Plattformen und der Etablierung von plattformbasierten Netzwerken ändern sich die Prinzipien der Auftragsabwicklung grundlegend. Zunehmende Autonomie zwingt zu einer Intensivierung der Kommunikation über Mengen, Ziele, Status zwischen den Wertschöpfungspartnern bzw. deren Systemen – auch wieder auf der Grundlage von Standards. Die Auflösung bestehender fester Produktionssysteme, im Sinne einer Schwarmfertigung in Netzwerk-Strukturen, ist Realität und sorgt für Anforderungen hinsichtlich Flexibilität und sogar Wandlungsfähigkeit und damit für völlig andere Möglichkeiten der Produktionsabwicklung. Eine ereignisgesteuerte Produktion an Stelle fester Algorithmen, Steuerungs- und Planungsmethoden könnte eines der nächsten großen Themen bei der Neu- oder Umgestaltung von ERP sein. Volatilen Umgebungsbedingungen bei der Nutzung und dem Betrieb der Systeme muss systematisch Rechnung getragen werden.

Es gibt viele Ideen, manches kann schon heute beschrieben und umgesetzt werden – anderes steckt noch in den Kinderschuhen. Fakt ist: Der „Klassiker“ ERP muss und wird sich verändern hin zur Unterstützung agiler Strukturen auf der Produkt- und Produktionsseite und sich neuen Nutzungsgewohnheiten anpassen.

Bildquelle: PSI Automotive & Industry

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