Asset- und Lizenzmanagement

Der richtige Weg durch den Lizenz-Dschungel

Kein Unternehmen sollte auf das Management von Softwarelizenzen verzichten. Die installierten Applikationen korrekt zu verwalten und zu überwachen, ist jedoch eine permanente Herausforderung. Wer die wichtigsten Regeln beachtet und effiziente Verfahren umsetzt, spart viel Zeit und Geld.

Vielen gilt das Lizenzmanagement als lästige Aufgabe, die lediglich einen beachtlichen bürokratischen Aufwand verursacht. Richtig ist: Es wird immer schwieriger, den Überblick zu behalten. Angesichts komplizierter Lizenzmodelle, unübersichtlicher Benutzerrechte und Einschränkungen auf physischen Servern, ist es für IT-Administratoren schon vertrackt genug, den Überblick zu bewahren. Zusätzlich verschärft wird die Situation durch die Subskriptionsmodelle von Open-Source-Lösungen, virtuelle Maschinen und Cloud Computing. Genaue Kenntnisse über die Installation und die Nutzung der Softwarelizenzen ermöglichen Unternehmen, die vorhandenen Bestände effizient zu nutzen und nicht mehr benötigte zu deaktivieren. Das Regelwerk für die Lizenzierung muss für alle eingesetzten Applikationen gelten und klar definieren, welche Versionen eines Programms auf welchen Plattformen unterstützt werden und wie mit veralteten Releases, die nicht mehr genutzt werden, zu verfahren ist.

Bestandsaufnahme vorhandener Applikationen                                  

Es muss genau ermittelt werden, welche Software im Unternehmen installiert ist und von wie vielen Personen sie wie oft genutzt wird. Wenn kein Bedarf mehr da ist, können nicht verwendete Lizenzen von der einen an eine andere Abteilung weitergegeben werden. Wichtig ist die Bestandsaufnahme bei einer anstehenden Migration, etwa von einer früheren Windows-Version auf Windows 8. Sind die genauen Konfigurationsdaten bekannt, kann die IT rechtzeitig Maßnahmen treffen, um mögliche Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.

Vor allem bei Unternehmen, in denen Abteilungen eigenständig Software kaufen können, ist eine Bestandsaufnahme der in den letzten fünf Jahren gekauften Applikationen unabdingbar. Ziel dabei ist es, die dezentral vorhandenen Unterlagen in eine zentrale Datenbank zu überführen. Ist die Transparenz an einer zentralen Stelle einmal hergestellt, lassen sich alle künftigen Softwarelizenzen, die damit verbundenen Kosten, Abschreibungszeiträume, Garantie- und Supportverträge verwalten.

Je größer die Softwarevielfalt in einem Unternehmen, desto komplexer ist auch die Administration und desto höher sind auch die Verwaltungskosten. Wo immer möglich sollte daher die Programmvielfalt reduziert werden. Es empfiehlt sich, zumindest einmal im Jahr das Software-Portfolio zu sichten und nicht mehr in Gebrauch befindliche Programme zu deinstallieren. Statt einer manuellen Erfassung übernimmt im Idealfall eine automatisch arbeitende Systemmanagement-Lösung diese Aufgabe. Ergänzend dazu können Unternehmen eine Liste mit unerwünschter Software anlegen

Proaktive Überwachung des Lizenzmanagements                          

Wer regelmäßig Berichte zu den tatsächlich installierten Lizenzen erstellt, kann diese Informationen mit den zentral gehaltenen Daten vergleichen. Allein schon aus Gründen der IT-Sicherheit empfiehlt es sich, nur die gepatchten und aktuellen Versionen einer Applikation einzusetzen. Mit Hilfe automatisch ablaufender Patch- und Softwareverteilprozesse lassen sich die Systeme auf dem aktuellen Stand halten. Darüber hinaus liefern die Berichte den Nachweis der Compliance, etwa für einen anstehenden Hersteller-Audit.

Die Verknüpfung des Lizenzmanagements mit anderen organisatorischen Maßnahmen ermöglicht Unternehmen, ihre IT-Gesamtkosten zu senken. Damit das Lizenzmanagement Teil der gesamten IT-Strategie eines Unternehmens wird, sollte Software grundsätzlich nur zentral eingekauft werden. Durch diese organisatorische Maßnahme lässt sich auch die Verwaltung und Kontrolle des Lizenzmanagements vereinfachen.

Mobile Endgeräte ins Systemmanagement einbinden           

Unternehmen müssen darauf achten, dass ihr Lizenzmanagement alle Computerarbeitsplätze im Unternehmen abdeckt – also auch mobile und externe Geräte wie Notebooks oder Heimarbeitsplätze. Mit der zunehmenden Verbreitung privater Geräte in den Unternehmen und die Nutzung für berufliche Zwecke steigt das Risiko, unerwünschter Applikationen. Die IT muss Strategien entwickeln, wie die Geräte sicher in der Unternehmensumgebung genutzt werden können. Eine der Möglichkeiten besteht darin, auf den mobilen Endgeräten virtualisierte Desktops bereitzustellen, die in die zentrale Systemverwaltung eingebunden sind.

Für alle Aspekte der Systemverwaltung gilt: Zentralisierung und Automatisierung machen Schluss mit zeitaufwendigen und kostspieligen Aktivitäten. Ein genauer Überblick über die installierten und eingesetzten Applikationen hilft, Probleme bei der Verwaltung des Softwarelebenszyklus und der Migration rechtzeitig zu erkennen. Das gilt beispielsweise für eine wirksame Patch-Verwaltung, die ein hohes Maß an Sicherheit bringt. Ein willkommener Nebeneffekt: Eine strukturierte Systemverwaltung bietet vielfältige Möglichkeiten zur Erstellung von Berichten, die für Compliance-Nachweise benötigt werden.

Bildquelle: Joachim Reisig/ pixelio.de


©2020Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok