Caritas-Kliniken führen digitale Personalakte ein

Der Traum von mehr Zeit

Der Kinder- und Jugendbereich der Vestischen Caritas-Kliniken schließt mit der Einführung der Digitalen Personalakte Informationslücken und sorgt so dafür, dass die Mitarbeiter mehr Zeit für das Wesentliche haben.

Bildquelle: Vestische Caritas-Kliniken

„Dazu habe ich jetzt die Unterlagen nicht dabei.“ Dieser Satz hat schon so manche spontane Diskussion bei einer Besprechung beendet. Manchmal reicht ein kurzer Abstecher ins Büro, um wichtige Akten zu holen und das Gespräch fortzusetzen. Befinden sich die Dokumente aber an einem anderen Standort viele Kilometer entfernt, bleibt den Beteiligten kaum etwas anderes übrig, als sich zu vertagen. Um dieses Problem zu lösen und die Abläufe in der Personalabteilung zu optimieren, haben die Vestischen Caritas-Kliniken im Kinder- und Jugendbereich die Softwarelösung IQAkte Personal von IQDoQ eingeführt.

Als Personalleiter für den Kinder- und Jugendbereich bei den Vestischen Caritas-Kliniken ist Volker Bach für die Mitarbeiter des Kinder- und Jugendkrankenhauses in Datteln sowie der Kinderheilstätte im 20 Kilometer entfernten Nordkirchen zuständig. Damit die Personalsachbearbeiter, die überwiegend in Nordkirchen sitzen, und die Geschäftsführung in Datteln bei ihren Besprechungen die passenden Akten zur Hand hatten, mussten diese immer wieder von einem Standort zum anderen transportiert werden. Diese Lösung war nicht nur aufwändig, sondern auch wenig flexibel: „Wenn das Gespräch sich anders entwickelte als geplant, waren kurzfristig benötigte Akten meist nicht greifbar, dafür hatte man die anderen umsonst mitgenommen“, berichtet Bach. Der Hol- und Bringdienst, der zwischen den beiden Einrichtungen verkehrt, konnte zwar manches Mal aushelfen, allerdings nur mit mehreren Stunden Verzögerung.

Hektik im Klinikbetrieb

Unnötige Handgriffe und umständliche Arbeitsabläufe kann man sich im straff organisierten Gesundheitsbetrieb nicht leisten, das spürte auch die Personalabteilung immer wieder. Die Vestischen Caritas-Kliniken versorgen im Kinder- und Jugendkrankenhaus laufend rund 250 Patienten, in der Kinderheilstätte in Nordkirchen werden circa 230 Kinder und Jugendliche mit Behinderung ganztägig betreut. Neben regulärem Personal wie Ärzte, Pfleger und Erzieher sind zahlreiche Auszubildende, Studenten und Freiwillige in den Einrichtungen tätig. „Mit der hohen Fluktuation, dem Schichtbetrieb und unterschiedlichen Arbeitsmodellen ist viel Aufwand verbunden“, so Bach, der mit drei Vollzeit- und fünf Teilzeitkräften die Personalangelegenheiten von rund 1.700 Mitarbeiter abwickeln muss. Im Frühjahr wurde seine Abteilung zudem besonders stark in Anspruch genommen, als die Caritas den Mitarbeitertarif von BAT auf TVöD umgestellt hat. Gerne hätte er noch eine weitere Stelle in seiner Abteilung besetzt.

Als klar wurde, dass eine personelle Aufstockung der Abteilung bis auf weiteres nicht möglich sein würde, präsentierte Bach der Geschäftsführung alternativ den Vorschlag, die Digitale Personalakte einzuführen. Die kaufmännische Leitung war schnell überzeugt, dass die Sachbearbeiter so nicht nur Zeit für strategische Personalarbeit gewinnen würden, sondern auch das Wissen ihrer Mitarbeiter besser organisieren könnten.

Abschied von der Papierakte

Bei dem Bemühen, auch die IT-Abteilung für sein Vorhaben zu gewinnen, kam der Zufall zu Hilfe: Eine Reorganisation der Serverlandschaft für alle Einrichtungen der Vestischen Caritas-Kliniken war bereits vorher beschlossene Sache. Bedenken der IT-Abteilung, der Betrieb einer weiteren Software von Datteln aus könnte aufwändig werden, ließen sich zerstreuen, indem die Neustrukturierung vorgezogen wurde. So profitierte am Ende auch die über Datteln angebundene Erwachsenen-Abteilung der Vestischen Caritas-Kliniken, die der Anschaffung zustimmen musste.

Als Lösungsanbieter für die Digitale Personalakte hatten sich die Personaler schnell auf IQDoQ geeinigt. Die Materna-Tochter mit Sitz in Hamburg und dem hessischen Bad Vilbel versprach, ihre Standardlösung IQAkte Personal innerhalb von nur fünf Tagen zu installieren und passgenau zu konfiguriert in Betrieb zu nehmen, die Mitarbeiterschulung inbegriffen. Zudem lieferte das Unternehmen vielversprechende Funktionen mit, um die Arbeitsabläufe zu erleichtern, beispielsweise die Erstellung von Dokumentvorlagen, Volltextsuche, Terminverwaltung sowie die Integration in Office und E-Mail-Clients.

Mit der Einführung der Digitalen Personalakte verabschiedete sich die Personalabteilung Stück für Stück von der Papierakte. „Wir hätten natürlich auch einen Dienstleister mit der kompletten Digitalisierung beauftragen können, aber für uns war es eine gute Gelegenheit, unseren Dokumentenbestand durchzuschauen“, so Bach. Jeder Sachbearbeiter pflegt seitdem die Dokumente jener Mitarbeiter ein, mit denen er aktuell zu tun hat, und legt diese in sieben digitalen Registern ab. Die Papierakten sollen für eine Übergangsphase komplett erhalten bleiben, danach werden nur noch Vertragsdokumente archiviert.

Vorzüge der Digitalen Personalakte

Trotz der vorübergehenden Mehrbelastung für die Personalabteilung zeigen sich bereits erste Erfolge. Bei anstehenden Besprechungen in Datteln ist das Packen der Transportkiste passé, stattdessen blättern die Sachbearbeiter vor Ort auf dem Rechner schnell und flexibel durch die Dokumente, die sie gerade brauchen.

Gleichzeitig entdecken sie immer mehr Möglichkeiten, um ihre Arbeitsabläufe zu verbessern. Die Wiedervorlage erinnert die Personaler daran, Bescheinigungen von Mitarbeitern rechtzeitig anzufordern, beispielsweise das polizeiliche Führungszeugnis, das von Personal im Kinder- und Jugendbereich vorgelegt und alle zwei Jahre erneuert werden muss. Zudem können die Sachbearbeiter aus der Personalakte heraus Serienbriefe erstellen, die mit einem Barcode versehen werden, so dass Rückläufer später automatisch der entsprechenden Person zugeordnet werden können.

Bach ist sich sicher, die Erfolgsgeschichte fortführen zu können. „Man muss natürlich erst einmal Überzeugungsarbeit an mehreren Stellen leisten, darum ist es ganz wichtig, alle Beteiligten frühzeitig ins Boot zu holen. Aber ich glaube, dass mein Traum, mehr Zeit zu haben, mit der Digitalen Personalakte in Erfüllung geht.“

 

Vestische Caritas-Kliniken GmbH
Die Vestische Caritas-Kliniken GmbH ist Trägerin des St. Vincenz-Krankenhauses Datteln, der Vestischen Kinder- und Jugendklinik Datteln, des St.-Laurentius-Stifts Waltrop und der Kinderheilstätte Nordkirchen. Gesellschafter sind zu gleichen Anteilen der Caritasverband für die Diözese Münster e.V., die katholische Kirchengemeinde St. Amandus Datteln und die katholische Kirchengemeinde St. Peter Waltrop. Die Tradition der sozialen Einrichtung reicht über 450 Jahre zurück auf die Gründung einer Armenstiftung durch Ritter Gerhard von Morrien am 20. Dezember 1556 und den Bau eines Armenhauses in Nordkirchen in den Jahren 1730 bis 1732. Heute beschäftigt das Unternehmen in allen Häusern zusammen rund 2.800 Mitarbeiter und erzielt Umsatzerlöse in Höhe von 117 Mio. EUR (Stand 2009).
Im Internet: www.vck-gmbh.de

 

Bildquelle: Vestische Caritas-Kliniken

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