Angebote aus der Cloud

Die Brücke zwischen BI und Excel schlagen

Business Intelligence (BI) ist ein wichtiges Tool für Controller, Lieblingswerkzeug ist häufig aber noch Excel. Die Verknüpfung mit dem Office-Programm kann die Nutzung der komplexen Lösungen für die Endanwender erleichtern. Angebote aus der Cloud machen zudem die Beschaffung von BI-Software einfacher und flexibler.

Wie lässt sich eine Brücke zwischen BI und Excel schlagen?

Wie lässt sich eine Brücke zwischen Business Intelligence und Microsofts Excel schlagen?

„Wahrscheinlich benutzt jede Controlling-Abteilung irgendein BI-Werkzeug“ sagt Carsten Bange, Geschäftsführer des Analystenhauses Barc. Dieser Bereich sei eines der originären Anwendungsgebiete der Technologie, der Einsatz von BI im Controlling mittlerweile Standard. Die spannende Frage ist seiner Meinung nach aber die nach der Durchdringung – also wie stark BI in diesen Abteilungen genutzt wird. Denn viele Mitarbeiter aus dem Controlling haben ein Lieblingswerkzeug, das sie den Analyse-Tools in vielen Fällen vorziehen: Microsofts Excel.

Das Office-Programm behauptet wacker seine Position im Büroalltag. Hauptgrund ist die einfache Nutzbarkeit. „Die Mitarbeiter sind an Excel gewöhnt“, erklärt Bange. Und wenn man die Makroprogrammierung einrechne, ließe sich mit Excel fast jede Aufgabe erfüllen. Anwender können mit der wohlvertrauten Software Auswertungen und Statistiken leicht erstellen. Und die Ergebnisse lassen sich einfach in Powerpoint-Präsentationen integrieren. Außerdem ist Excel in der Regel ohnehin schon vorhanden und so ersparen sich viele Firmen den möglicherweise größeren Aufwand für die Einführung einer anderen Software.

Doch diese Sicht greife zu kurz, glaubt Bange. Excel bietet zwar viele Möglichkeiten, an den Funktionsumfang eines BI-Werkzeugs reicht das Programm aber nicht heran. Das zeige sich beispielsweise bei einem Forecast-Prozess. „Wenn man dafür Excel einsetzt, werden die Daten manuell eingetragen, die Sheets werden kopiert und dann per E-Mail herumgeschickt“, so Bange. Mit einer Automatisierung wie sie BI bietet, hat das nichts zu tun. Das Office-Tool setzt eher auf Handarbeit. Das erhöht auch die Gefahr von Fehlern. BI bietet dagegen eine bessere Dateninfrastruktur. Die Informationen werden nur einmal in einer zentralen Datenbank gespeichert. Integrations-Tools transferieren die Daten automatisiert vom Quellsystem in diese Datenbank. Weiteres Manko: Excel bietet keine Änderungshistorie, so dass Kontrollinstanzen nicht nachvollziehen können, wann und unter welchen Umständen Daten und Formeln verändert wurden. Aus Compliance-Sicht kann dies zum Problem werden.

„Es gibt aber BI-Werkzeuge, die versuchen, eine Brücke zu schlagen“, sagt Bange. Will heißen: Die Tools nutzen Excel als Frontend und bringen so das Beste aus beiden Welten zusammen. Der Endanwender kann sich dank Excel-Oberfläche über die gewohnte Usability freuen. Trotzdem werden die Daten nur einmal zentral gespeichert. Jede Zelle im Excel-Sheet verweist auf eine Datenbankzelle. „Das ist schon mal ein großer Schritt in Richtung Datenkonsistenz und -qualität“, stellt Bange fest.

Excel als Standardwerkzeug


Diesen Schritt ist zum Beispiel die LVM-Versicherung gegangen. Das Unternehmen arbeitete im Controlling mit Excel als Standardwerkzeug. Doch das steigende Datenvolumen stellte eine zunehmende Herausforderung dar. Allein im BI-Umfeld war dieses innerhalb von zehn Jahren um den Faktor 55 gewachsen. „Wir haben uns die Vielfalt der Excel-Nutzung im Unternehmen genau angeschaut und dabei schnell festgestellt, dass die bestehende Komplexität nicht mehr zu beherrschen war und unbedingt überwunden werden musste“, berichtet Hans-Joachim Guhr, Bereichsleiter DV Organisation bei der LVM Versicherung.

Die Verantwortlichen entschieden sich daher dafür, die Spreadsheets in eine Business-Analytics-Umgebung des Anbieters SAS einzubinden. Ein Großteil der Mitarbeiter arbeitet so weiterhin mit Excel als Frontend. Die Daten werden dabei aber automatisch in die dahinter liegende Analytics-Lösung geladen, systematisch abgelegt und auf ihre Qualität untersucht. Dort finden nun auch die Berechnungen und Analysen statt, die bislang über schwer zu durchschauende Excel-Formeln durchgeführt wurden.

„Indem wir Daten zentral zusammenfließen lassen, minimieren wir die Gefahr, dass an unterschiedlichen Stellen abweichende Zahlen zu gleichen Themen vorliegen“, so Guhr. „Das verbessert insbesondere die abteilungs- und bereichsübergreifende Zusammenarbeit enorm.“ Zudem sei es mithilfe der Analytics-Lösung möglich, Standardberichte zu definieren, die abteilungsspezifische Sichten für den jeweiligen Anwender bereitstellen. Das reduziere die Anzahl der Berichte im Unternehmen spürbar.

Die Verbindung von Excel und BI kann somit dazu führen, leistungsfähige Analysetechnik für die Enduser relativ einfach nutzbar zu machen. Eine Methode, auch die Beschaffung der BI-Software zu erleichtern und flexibel zu gestalten, ist die Cloud. Während diese Art der IT-Nutzung sich zum Beispiel bei Collaboration- oder CRM-Software schon  seit längerer Zeit etabliert hat, waren Unternehmen in Sachen BI bis vor kurzem noch eher zurückhaltend. Doch das hat sich geändert.

Die Daten bleiben in Deutschland


Laut einer gemeinsamen Studie von Barc und der Eckerson Group ist der Einsatz von Cloud-BI in den vergangenen drei Jahren von 29 Prozent auf 43 Prozent gestiegen. Laut Bange gab es ein deutliches Umdenken bei den Unternehmen. Das vergangene Jahr sieht er dabei als Wendepunkt. „Viele Unternehmen, die die Cloud vor zwei Jahren abgelehnt haben, verfolgen nun eine Cloud-First-Strategie“, berichtet der Branchenexperte. Datenschutz und -sicherheit stellen in vielen Fällen keine Hürden mehr da – im Gegenteil. „Viele Firmen haben mittlerweile verstanden, dass die Daten bei einem Cloud-Anbieter meist besser geschützt sind als bei ihnen selbst“, so Bange. Die Cloud-Service-Provider haben zudem mehrheitlich den Bedenken Rechnung getragen. US-Anbieter haben hierzulande Rechenzentren aufgebaut. In den Verträgen wird zugesichert, dass die Daten in Deutschland bleiben.

Wer in eine BI-Lösung aus der Wolke investiert, kann von den typischen Cloud-Vorteilen profitieren. Dazu zählt der geringere Administrationsaufwand, die schnelle Beschaffung und die Möglichkeit, bestimmte Anwendungen schnell und flexibel auszuprobieren. Die Flexibilität zeigt sich zum Beispiel im Berichtswesen, bei dem immer speziell am Monatsende viele Daten erzeugt werden. Die Hauptlast der Analyse fällt daher in der Regel auf den Beginn eines Monats, weil dann entsprechend viele Informationen vorhanden sind. Dank der Cloud können Unternehmen sehr schnell die nötige Rechenleistung für ihre BI-Aufgaben anfordern. „In diesem Fall bieten Cloud-BI-Lösungen eine gute Möglichkeit, Lastspitzen abzufangen“, erklärt Bange.

Der Markt ist reifer geworden. Das Auswahl von Cloud-Services für BI hat sich deutlich erweitert. Und die Angebote selbst sind besser geworden. Schließlich verfolgen auch viele IT-Unternehmen das Motto „Cloud first“. „Anbieter erkennen heute, dass viele Kunden die Vorteile von Cloud Computing nutzen wollen. Und sie investieren entsprechend“, heißt es im Vorwort der Studie.

Unter anderem sind mittlerweile auch Prognosefunktionen für die BI in der Cloud verfügbar. So hat zum Beispiel SAP sein Cloud-Portfolio für Business Objects um entsprechende Möglichkeiten erweitert. Anwender können mithilfe integrierter Algorithmusmodelle etwa geplante Geschäftsszenarien prüfen und Finanzprognosen für einzelne Zeitreihen erstellen. Auch Konkurrent Salesforce stellt in seinem Cloud-Angebot Funktionen für Predictive Analytics zur Verfügung.

Doch es gibt noch große Unterschiede zwischen den Cloud-BI-Lösungen, die auf dem Markt verfügbar sind. „Unternehmen müssen bei der Auswahl der Software-Lösungen sehr genau hinschauen“, empfiehlt Bange. Eine Lösung aus der Cloud biete häufig nicht den gleichen Funktionsumfang wie die entsprechende Software für die Inhouse-Installation – selbst wenn sie den gleichen Namen trage. Hier mache sich bemerkbar, dass viele Anbieter ihr Cloud-Portfolio gerade weiterentwickeln.

Außerdem bleibt auch ein BI-Projekt, in dem Software aus der Cloud genutzt wird, komplex – etwa bei den Themen Datenqualität und -integration. „Diese machen in einem typischen BI-Projekt bis zu 80 Prozent des Gesamtaufwands aus.“ Dabei geht es zum einen um Fragen, wie sich die notwendigen Daten im Unternehmen technisch bereit stellen lassen – Stichwort Schnittstellen. Zum anderen geht es auch darum, dies organisatorisch umzusetzen. Die Zugriffe auf Systeme wie zum Beispiel die ERP-Software müssen gewährleistet sein.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 07-08/2017. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Weiterer Knackpunkt im BI-Projekt: Die Daten, die aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt werden, müssen in eine einheitliche Form gebracht werden, um sie vergleichbar zu machen. Alle diese inhaltlichen Vorbereitungen sind notwendig – unabhängig davon, wo die Software installiert ist. „Das nimmt mir die Cloud nicht ab“, so Bange.


Die Cloud-Nutzung nimmt zu

Das Business Application Research Center (BARC) und die Eckerson Group haben gemeinsam die Studie „BI und Datenmanagement in der Cloud“ durchgeführt. Eines der Ergebnisse: Der Einsatz von Cloud-BI- und Datenmanagement-Lösungen ist zwischen 2013 und 2016 weltweit um 50 Prozent von 29 Prozent auf 43 Prozent gestiegen. Der mit Abstand am häufigste genannte Anwendungsfall von Cloud-BI-Werkzeugen ist die Bereitstellung von Reports und Dashboards (76 Prozent) – typischerweise ein Einsatzfeld für gelegentliche Nutzer. Viele Tätigkeiten, die in der Cloud ausgeführt werden, sind deutlich komplexer und werden Power Usern zugeschrieben. So kommen die Tools beispielsweise für Ad-hoc-Analysen (57 Prozent), das Erstellen von Reports und Dashboards (55 Prozent), Data Preparation (39 Prozent) sowie Advanced  und Predictive Analytics (23 Prozent) zum Einsatz.


Bildquelle: Thinkstock/iStock

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