Tüv Rheinland Plus vereinfacht Prozesse

Die Datenflut im Griff

Die Tüv Rheinland Plus GmbH als Zulassungsdienst des Tüv Rheinland will ab sofort von einem reduzierten Aufwand beim Controlling von Aufträgen, deren Abarbeitung und dem Zahlungsfluss profitieren. DocXtrans, eine Lösung für erweitertes Dokumentenmanagement von Gedak IT Solutions, soll den Mitarbeitern helfen, die anfallende Datenflut schnell und zuverlässig zu bewältigen.

Die Datenflut im Griff

Mit dem Dokumentenmanagement von Gedak IT Solutions will die Tüv Rheinland Plus GmbH künftig anfallende Datenmengen besser verwalten.

Bisher musste das Personal viel Zeit verwenden, um abzugleichen, ob die tatsächlich angefallenen Gebühren für Zulassungserledigungen mit den angelegten Aufträgen und den erfolgten Zahlungen übereinstimmen. Denn die circa 250 Beschäftigten an 15 Standorten bearbeiten jährlich nicht nur mehr als 400.000 Vorgänge rund um die Zulassung, Ab- oder Ummeldung von Fahrzeugen, sondern kontrollieren zudem sehr heterogene Belege. Diese unterscheiden sich zum Beispiel in ihrem Format und ihrer Struktur, sodass eine standardisierte Dokumentenmanagementlösung diese in der Form nicht verarbeiten kann. Deshalb erfolgten Bearbeitung und Prüfung der Belege bisher manuell.

„Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, haben wir zunächst online nach einer individualisierten Dokumentenmanagementlösung gesucht. Unsere Primärziele waren das Scannen, Archivieren und Auslesen von Quittungsbelegen mit dem Ziel, die manuellen Tätigkeiten zu reduzieren, die physische Ablage abzulösen und Prüfungen, Recherchen sowie Datenanreicherungen mit bestehenden Systemen zu ermöglichen“, erklärt Florian Cichon, Geschäftsführer der Tüv Rheinland Plus. Dabei sei das Unternehmen auf Gedak gestoßen, die in einer anschließenden Präsentation mit ihrer Lösung überzeugen konnten.

Innerhalb eines knappen halben Jahres wurde die Lösung implementiert. Dabei erfolgte auch eine Anbindung an die bestehende webbasierte Auftragsverarbeitungsplattform, auf der Händler, Autohäuser oder andere Gewerbetreibende Aufträge anlegen. Das Ergebnis ist eine auf das Anwenderunternehmen zugeschnittene Lösung. Die im Rahmen der Zulassungsgeschäfte entstehenden Belege werden gescannt und über den Archiver, welcher als Druckertreiber nahezu in jedes Betriebssystem implementiert werden kann, in eine bei Gedak gehostete Private Cloud übertragen. Das Programm erkennt charakteristische Merkmale wie die Quittungsbeträge und Kfz-Kennzeichen auf den Belegen und gleicht die Daten mit den dazugehörigen Pendants aus der Auftragsverarbeitungssoftware ab. Dabei stellt sie fest, wenn Informationen nicht übereinstimmen.

Kurze Amortisationszeit

Die Mitarbeiter in den Zweigstellen erhalten in einem Dashboard sowohl die gescannten Belege als auch Abweichungen in den Daten angezeigt. Sie können diese analysieren, manuell korrigieren oder über die anschließenden Schritte entscheiden. Weitere Rollen, zum Beispiel für die Zentrale, ermöglichen andere Perspektiven, unter anderem auf sämtliche Niederlassungen und offene Aufträge. „Auf diese Weise sparen wir viel Aufwand und Zeit und sichern unseren Service auf zeitgemäßem Niveau“, sagt Florian Cichon. Er rechnet damit, dass sich die Investition bereits nach eineinhalb bis zwei Jahren auszahlen wird.

Bild: Thinkstock/iStock

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