Alpha Com für Versicherungsmakler Aon

Die Dokumentenflut bändigen

Der Versicherungsmakler Aon erweitert die Zusammenarbeit mit dem Scan-Dienstleister Alpha Com. Das Ziel ist eine konzernweite elektronische Aktenführung.

Aon Deutschland hat dafür ein System eingeführt, um bisher in Papierform vorliegende Dokumente automatisiert zu verarbeiten. Bereits heute sind darin 50 Millionen Seiten Papier in gescannter Form erfasst. Aon-Mitarbeiter an 600 Standorten in über 120 Ländern sollen künftig auf das ECM (Enterprise Content Management) System zugreifen können. Es wird seit dem Sommer 2012 aufgebaut.

Der Versicherungsmakler realisiert damit eine elektronische Aktenführung, die die Bearbeitung optimieren und die langfristige Archivierung sichern soll. Ziel ist es, den laufenden Eingang von Papierdokumenten auf effiziente Art ins ECM zu bringen. Rund 400.000 Seiten werden in Deutschland aktuell monatlich in das System übertragen.

Die Lösung sieht vor, dass Alpha Com die Digitalisierung, Klassifizierung und Aufbereitung der Dokumente übernimmt. Um einen hohen Automationsgrad zu erreichen, werden den Dokumenten Barcodes zugeordnet, die optisch den QR-Codes ähneln. Die Codes enthalten bis zu 1.600 Metadaten, wodurch das jeweilige Dokument im System definierten Vorgängen und Kunden eindeutig zugewiesen werden kann. Dies gilt sowohl für die gescannte Eingangspost, als auch für hausinterne Dokumente, die zum Beispiel im Wordformat erstellt werden.

Die Datensicherung erfolgt dabei über Hewlett-Packard (HP). Die HP-Spezialisten wollen die Daten dafür an zwei weit voneinander entfernten Standorten sichern. Dadurch sei gewährleistet, dass alle Dokumente selbst bei einem Ausfall eines kompletten Speicherstandortes weiterhin zur Verfügung stehen.

www.alpha-com.de

www.aon.de

Bildquelle: Gastonmag / sxc.hu

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