Gefährliches Outsourcing?

Die Macht über die eigene SAM-Galaxie behalten

Es spricht doch nichts dagegen, das Lizenzmanagement vollständig auszulagern. ­Vieles, wenn nicht sogar alles, wäre leichter. Oder etwa nicht? Aspera-Mitbegründer und Usu-Vorstand Bernhard Böhler ist seit 20 Jahren im Geschäft und kommentiert, warum es wichtig ist, die Macht über die eigene Software-Asset-Management-Galaxie (SAM) zu behalten, und welche Gefahren in einem kompletten Outsourcing liegen.

  • Wie man die Macht über die eigene Software-Asset-Management-Galaxie behält

    Wie man die Macht über die eigene Software-Asset-Management-Galaxie behält

  • Bernhard Böhler ist Vorstand bei der Usu Software AG, der Muttergesellschaft der auf Lizenzmanagement spezialisierten Aspera GmbH.

    Bernhard Böhler ist Vorstand bei der Usu Software AG, der Muttergesellschaft der auf Lizenzmanagement spezialisierten Aspera GmbH.

Das Angebot an Lösungen für Software-Asset-Management (SAM) im Enterprise-Umfeld war noch nie so groß wie heute – und noch nie war es so unübersichtlich. Es gibt SAM-Tools mit optionalen Services und SAM-Services ohne Tool, SAM als Beratungsleistung und SAM vom Wirtschaftsprüfer. Bei näherer Betrachtung können zwei grundsätzliche Philosophien ausgemacht werden, die den jeweiligen Angeboten zugrunde liegen. Bei der ersten Variante behalten Unternehmen das Steuer in der Hand. Mit einer Kombination aus Tool und komplementären Services bauen sie eigenes Wissen auf, um künftig strategisches SAM betreiben zu können. Wird zusätzliche Unterstützung benötigt, buchen sie diese einfach hinzu. Bei der zweiten Variante wird das SAM vollständig ausgelagert. Unternehmen, die diesen Weg wählen, machen sich das Leben leichter, behalten jedoch die volle Verantwortung für ihre Software-Compliance. Aber welche der beiden Varianten führt nun zu nachhaltigem Erfolg bei möglichst geringen Kosten?

Was ist oberstes Ziel im strategischen Software-Asset-Management? In erster Linie sind es Lizenzbilanzen, die in einer Gesamtbetrachtung plausibel sind, deren Ergebnisse jederzeit bis zu den Ursprungsdaten nachvollzogen werden können und die auf Daten basieren, die detaillierter und vollständiger sind als alles, was der jeweilige Software-Hersteller bzw. sein Auditor zu bieten hat. Kurz: Sie müssen vollständig, richtig und jederzeit verfügbar sein. Unter diesen Voraussetzungen ist es höchst unwahrscheinlich, im Auditfall unangenehm überrascht zu werden. Dabei sind Lizenzbilanzen gewissermaßen „nur“ die Pflicht. Die Kür in Form von Optimierung, Simulation und Financial Management ist dann das Sahnehäubchen, um die Effizienz zu steigern, Geld und Ressourcen zu sparen und langfristige Planungssicherheit zu erzielen.

SAM bedeutet auch, Komplexität im Sinne der Kunden zu vereinfachen. Geht man davon aus, dass Unternehmen ein professionelles SAM-Tool (On-Premise oder als SaaS-Lösung) im Einsatz haben, das wie geplant funktioniert, und steuern dann noch komplementäre Services genau die Menge an Know-how und Kapazitäten bei – dann haben sich Unternehmen dem Idealbild weitestgehend angenähert. Dabei sind die fünf Elemente, die erwiesenermaßen zu einer leistungsfähigen SAM-Lösung beitragen:

1. Unternehmensstammdaten (von der Organisation bis zu den IT-Assets),
2. Software-/Produktdaten als Teil eines aktuellen, umfassenden Katalogs,
3. Daten über den Einsatz bzw. Verbrauch/Nutzung von Software (Discovery, Usage Metering und Cloud Monitoring),
4. Beschaffungs- und Vertragsdaten und
5. eine weitgehend automatisierte Verarbeitung dieser Informationen (mit anderen Worten: ein Tool).

Ein Tool allein macht noch kein SAM


Doch auch ein Tool allein macht kein SAM. Flankierende Beratungsleistungen und Managed Services sind elementar für den Erfolg und immer dann gefragt, wenn eigenes Know-how und interne Kapazitäten nicht ausreichen. Deswegen besteht eine gute SAM-Lösung immer aus zwei Komponenten, nämlich aus Tool und Service. In der rund 20-jährigen Geschichte von SAM haben unzählige Konzerne und Unternehmen bewiesen, wie gut das funktioniert.

Da wäre beispielsweise der weltweit agierende Mineralölkonzern, der mit einer Kombination aus integriertem SAM-Tool und Managed Services seine Prozesse optimierte und auf diese Weise 80 Prozent seiner vormals für SAM benötigten zeitlichen und personellen Ressourcen einsparte. Oder das mittelständische Software-Haus, das sich entschied, den digitalen Wandel im Lizenzmanagement mit einem Tool zu vollziehen und nach zwei Monaten nicht nur eine vollständige, optimierte Lizenzbilanz für Microsoft vorliegen hatte, sondern dank gezielter Inanspruchnahme von Beratung Microsoft im Friendly Audit mit für sich vorteilhafteren Lizenzierungsmodellen überzeugte.

Was allerdings passieren kann, wenn das Tool nicht funktioniert und auch kein Dienstleister unterstützt, zeigt der Fall eines großen deutschen Automobilzulieferers, dessen Wirtschaftsprüfer im vergangenen Jahr bilanzrelevante 20 Mio. Euro aus Falsch- und Unterlizenzierung zu Protokoll geben mussten. Neben dem finanziellen Mehraufwand wäre auch der Imageschaden vermeidbar gewesen. Wer sein SAM komplett auslagert, bezahlt mehrere Hunderttausend Euro pro Jahr für eine besorgniserregende Abhängigkeit und geht das Risiko ein, dass ein externer Dienstleister, der unter Umständen einen Teil seines Umsatzes mit dem Verkauf von Software verdient, als Erster davon erfährt, wenn Lizenzrisiken in Millionenhöhe bestehen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 04/2018. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Stattdessen halten erfolgreiche SAM-Manager und ihre Teams ihr SAM-Universum zusammen. Sie wissen, dass ein Tool Transparenz, Datenqualität und Entscheidungsautonomie garantiert und dass interner Wissensaufbau in Kombination mit externen Services nachhaltige Werte für das Unternehmen schafft. Am Ende des Tages haben sie nicht nur für ihr Unternehmen Lizenzkosten im Millionenbereich eingespart, sondern auch so manchen Auditor überrascht. Möge die Macht auch in Zukunft mit ihnen sein.

Bildquelle: Thinkstock/iStock, Usu

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