30 Jahre Erfahrung in Sachen ECM

Die Nutzer im Alltag abholen

Mit dem Storage Layer leisteten die Entwickler vor 30 Jahren Pionierarbeit für die rechtssichere Archivierung von Geschäftsinformationen und Dokumenten. Die Technologie bildet bis heute die Basis für die Archivlösungen der Ceyoniq Technology. Wie sich der Enterprise-Content-Management-Markt (ECM) seitdem entwickelt hat und worauf es künftig ankommt, erklären Geschäftsführer Oliver Kreth und Christian Burkamp, Bereichsleiter Forschung und Entwicklung.

  • Chauffeur holt Fluggäste ab

    Moderne Software muss die Nutzer bei ihren Alltagsaufgaben abholen.

  • Christian Burkamp, Oliver Kreth, Ceyoniq Technology

    Christian Burkamp (li.), Leiter Forschung und Entwicklung bei der Ceyoniq Technology, und Oliver Kreth, seit 2016 Geschäftsführer

IT-DIRECTOR: Herr Burkamp, aus welcher Situation ist Ende der 80er-Jahre die Archivtechnologie des Storage Layers entstanden?
C. Burkamp:
Der Markt war vor allem geprägt durch eine steigende Nachfrage nach Archivierungslösungen im Banken- und Versicherungsumfeld. Als Reaktion darauf brachte unser Vorgängerunternehmen CE Net unter dem Namen Archive Server eines der ersten Software-Produkte weltweit zur Marktreife, das auf die Verwaltung von digitalen Archivobjekten ausgerichtet war. Damals wie heute waren Rechtssicherheit und Compliance wichtige Treiber für die Digitalisierung.

IT-DIRECTOR: Welche Problemstellung gab es konkret?
C. Burkamp:
Man wollte eine möglichst hohe Rechtssicherheit bei der Speicherung von Daten und Dokumenten erreichen, also gewährleisten, dass diese nach der Sicherung nicht überschrieben werden können. Der Storage Layer basierte auf dem IBM-Betriebssystem OS/2, weil dies die von Banken geforderte Sicherheitsstufe C2 bot. Die CE Net konnte mit dieser Technologie schon damals einige große Unternehmen aus dem Finanzumfeld gewinnen.

IT-DIRECTOR: 30 Jahre sind in der dynamischen Digitalwirtschaft eine gefühlte Ewigkeit. Was treibt in der Gegenwart die Digitale Transformation?
C. Burkamp:
Der übergeordnete Treiber von Digitalisierungsprojekten ist mehr denn je der Fachkräftemangel. Qualifizierte Mitarbeiter werden in vielen privatwirtschaftlichen Branchen und öffentlichen Institutionen mehr und mehr zur knappen Ressource. Die Folgen daraus sind weitreichend.

IT-DIRECTOR: Herr Kreth, mit welchen Konsequenzen rechnen Sie?
O. Kreth:
Die Gewinnung von Fachkräften wird in den nächsten Jahren noch stärker als bisher zur Herausforderung. Das wird die Verantwortlichen immer mehr dazu veranlassen, den Automatisierungsgrad von alltäglich wiederkehrenden Arbeitsabläufen auf Basis von digitalen Lösungen zu erhöhen. Dort, wo die Technologie den Menschen nicht gänzlich ersetzt, werden unterstützende Werkzeuge zur Verfügung stehen, damit zentrale Workflows weniger Eingreifen von Menschenhand erfordern.

IT-DIRECTOR: Wie stellen Sie sich den Arbeitsplatz der Zukunft vor?
O. Kreth:
Neben der höheren Automatisierung wird vor allem die Flexibilisierung den Arbeitsplatz der Zukunft prägen. Der demografische Wandel führt dazu, dass die vorhandenen Mitarbeiter mehr Freiheiten bei der Gestaltung der Zusammenarbeit von ihren Arbeitgebern einfordern können und werden. Neue Technologien werden deshalb vermehrt dazu eingesetzt, eine bessere Work-Life-Balance und flexible Arbeitszeitmodelle zu ermöglichen – etwa durch mobiles Arbeiten. Die Arbeitnehmer von morgen legen auf diese Aspekte bei der Jobwahl einen immer höheren Wert. Arbeitgeber, die attraktiv bleiben wollen, müssen dieser Entwicklung Rechnung tragen.

IT-DIRECTOR: Wie sollten Unternehmen oder öffentliche Institutionen die Digitale Transformation angehen?
O. Kreth:
Wir stellen häufig fest, dass Digitalisierungsprojekte auf Entscheidungsebene zu lange aufgeschoben werden. Das steigert anschließend den Druck, schnell zu digitalisieren. Doch sollte es nicht damit getan sein, analoge Prozesse in ihrer bestehenden Form einfach nur zu digitalisieren. Zunächst muss geprüft werden, welche Arbeitsschritte möglicherweise ganz entfallen oder welche Abläufe optimiert werden können, ehe man digitalisiert. Vor der Digitalisierung kommt also die gründliche Prozessanalyse. Wichtig ist zudem ein umfassendes Change Management, das die Transformation begleitet und die betroffenen Mitarbeiter mitnimmt.

IT-DIRECTOR: Worauf kommt es dabei an?
O. Kreth:
Gegenüber den Mitarbeitern müssen die Ziele der Digitalen Transformation klar kommuniziert werden. Was bedeutet die Digitalisierung für den Einzelnen und dessen künftige Arbeitsabläufe und welchen übergeordneten Sinn hat der Wandel? Es hilft zudem, mit einer Referenzgruppe zu starten und schnelle Erfolge anzuvisieren – etwa in Bezug auf eine unmittelbare Zeitersparnis oder reduzierte Fehlerzahl bei digitalisierten Prozessen. Solche schnellen Erfolge machen den Wert der Transformation spürbar und die beteiligten Mitarbeiter zu Fürsprechern innerhalb der Organisation. Das kann vor allem in der Initialphase entscheidend für den Gesamterfolg sein.

IT-DIRECTOR: Wie müssen Software-Anwendungen beschaffen sein, um künftigen Anforderungen gewachsen zu sein?
C. Burkamp:
Sie müssen eine klare Struktur und eine intuitive Bedienung bieten. Wir machen schließlich Lösungen für Menschen. Und für diese bedeutet Digitalisierung zunächst immer auch Veränderung. Das heißt, dass Anwendungen leicht erlernbar und von wenigen Administratoren zu betreiben sein müssen. Moderne Software muss den Nutzer bei seinen Alltagsaufgaben abholen, er sollte die Begrifflichkeiten seines Arbeitsumfeldes in der Anwendung wiederfinden. Nur so werden digitale Lösungen als attraktiv wahrgenommen und die Mitarbeiter bleiben am Ball. An dieser Stelle zeigt sich, dass der Faktor Mensch eine entscheidende Rolle beim Gelingen von Digitalisierungsprojekten spielt.

IT-DIRECTOR: Welche Entwicklungen nehmen Sie derzeit bezogen auf den ECM-Markt wahr?
C. Burkamp:
Schlanke und fachbezogene Anwendungen sind für Unternehmen attraktiv. Es geht weniger um die reine Ablage und das Management von Dokumenten als vielmehr um die reibungslose Einbindung von Daten und Dokumenten in tägliche Workflows. Zudem treiben gestiegene Compliance-Anforderungen den Markt.

IT-DIRECTOR: Welche Aspekte stehen dabei im Mittelpunkt?
C. Burkamp:
Hier geht es seit einiger Zeit vor allem um das Thema Datenschutz. Während früher vieles einfach für immer aufbewahrt wurde, rücken heute auch Aufbewahrungs- und Löschfristen in den Fokus. Diese Aspekte lassen sich mit einer digitalen Lösung für das Enterprise Content Management komfortabel und compliance-konform bewerkstelligen. Doch geht es auf Kundenseite natürlich keineswegs nur um Archivierung. Es geht um durchgängige Workflows: Vor allem Lösungen mit einem hohen Automatisierungsgrad bis hin zur Dunkelverarbeitung werden von den Kunden verstärkt nachgefragt. Hier lassen sich auch die Potentiale neuer Technologien, etwa im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI), erschließen.

Bildquelle: Photos.com/Getty Images Plus

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