Etablierung effektiver IT-Nutzungskonzepte

Die Rolle des Service-Managements

Interview mit Frank Kottmann, Vorstand bei CHG-Meridian in Weingarten bei Ravensburg, über die Rolle des Service-Managements bei IT-Investitionen, passgenaue Nutzungskonzepte sowie die zertifizierte Datenlöschung am Ende des Produktlebenszyklus von IT-Geräten.

  • Frank Kottmann, CHG

    „Für Anwenderunternehmen ein intelligentes Bindeglied zwischen dem CIO und dem CFO“, so Frank Kottmann, CHG.

  • Frank Kottmann, CHG

    Frank Kottmann, CHG: „Aufgrund des direkten Zugangs sowohl zum CFO als auch zum CIO können wir uns in beide Denkwelten hineinversetzen - und die Komplexität von IT-Projekten in Unternehmen dadurch deutlich verringern.“

  • Frank Kottmann, CHG

    „Geht es um Enterprise Mobility Solutions, gibt es in der Praxis kaum einen Anbieter, der alles aus einer Hand liefern kann", betont Frank Kottmann von CHG.

  • Frank Kottmann, CHG

    „Am Ende eines Lebenszyklus vieler IT-Geräte steht bei vielen Unternehmen kein geregelter Prozess, wie man mit sensiblen Daten auf Geräten umgeht", weiß Frank Kottmann, CHG.

Im Jahr 1979 als klassischer Leasingpartner gegründet hat sich CHG-Meridian mittlerweile mit rund 850 Mitarbeitern zu einem banken- sowie herstellerunabhängigen Finanzexperten und Anbieter von Technologiemanagement gewandelt. Die Süddeutschen finanzieren vorrangig IT-Assets für Unternehmen im Wert von 4,2 Mrd. Euro weltweit in 23 Ländern bei über 10.000 Kunden. Der Fokus verschiebt sich zunehmend auf eine innovative Technologieberatung, ein detailreiches Servicemanagement entlang des Technologielebenszyklus sowie darauf aufbauend auf der Etablierung effektiver IT-Nutzungsszenarien in den Anwenderunternehmen. Im Gespräch mit IT-DIRECTOR erläutert Frank Kottmann das aktuelle Geschäftsmodell und wirft gleichzeitig einen Blick in die Zukunft, in der Mobile Enterprise und Future Workplace zunehmend an Bedeutung gewinnen werden.

IT-DIRECTOR: Herr Kottmann, Ihre Wurzeln liegen im Leasinggeschäft, mittlerweile bieten Sie auch Technologie-Management an. Wo stehen Sie heute?
F. Kottmann:
Unser Fokus lag viele Jahre auf klassischen  IT-Finanzdienstleistungen. Sehr schnell stellten wir jedoch fest, dass wir aufgrund unserer Expertise und Services als Bindeglied zwischen der IT und der Finanzwelt eines Unternehmens fungieren können. Heute erarbeiten wir neben unserem klassischen Finanzierungsgeschäft als Technologiemanager gemeinsam mit unseren Kunden intelligente Nutzungskonzepte. Das heißt: Wir entwickeln technisch- und kaufmännisch aufeinander abgestimmte IT-Projekte und wir realisieren diese – gemeinsam mit Partnern auf der Technologieseite. Damit sind wir für Anwenderunternehmen ein intelligentes Bindeglied zwischen dem CIO und dem CFO. Das wird zunehmend wichtiger, weil in immer mehr Unternehmen ein enger Schulterschluss zwischen IT und kaufmännischer Verwaltung entsteht, um komplexe Investitionen in IT-Projekte realisieren zu können.

IT-DIRECTOR: Wer zählt zu Ihren Mitbewerbern?
F. Kottmann:
Hinsichtlich der Finanzierung zählen herkömmliche Leasinggesellschaften und Banken sowie die Finanzservices großer IT-Hersteller zu unseren Marktbegleitern. Auf Technologieseite hingegen bieten Systemhäuser und IT-Dienstleister umfangreiche Technologieservices an. Es gibt allerdings kaum einen anderen Anbieter, der beide Sichtweisen und Arbeitswelten vereinen kann. Aufgrund des direkten Zugangs sowohl zum CFO als auch zum CIO können wir uns in beide Denkwelten hineinversetzen – und die Komplexität von IT-Projekten in Unternehmen so deutlich verringern. Ein wesentlicher Vorteil ist dabei unsere Hersteller- und Bankenneutralität: Wir sind keinem Anbieter verpflichtet, sondern nur unserem Kunden. Das schafft Flexibilität bei vielen Entscheidungen, vor allem bei immer kürzer werdenden Austauschzyklen und heterogenen Lösungen.

IT-DIRECTOR: Wie bilden Sie den Lebenszyklus der eingesetzten bzw. von Ihnen finanzierten Hard- und Software ab?
F. Kottmann:
Zunächst einmal vereinen wir technische und kaufmännische Nutzungsdaten miteinander, d.h. sämtliche Gerätedaten werden von uns erfasst und durch kaufmännische Informationen, wie Nutzungszeiten  und Verbrauchs- bzw. Nutzungskosten ergänzt. Dies ermöglicht für unsere Kunden die Transparenz über ihre getätigten Technologieinvestitionen entlang des gesamten Lebenszyklus.

Als Basissystem für sämtliche IT-Dienstleistungen fungiert unser selbst entwickeltes Technologie- und Servicemanagement-System Tesma. Das webbasierte System befindet sich bei rund 8.000 Kunden im Einsatz. Die Kunden verwalten damit IT-Assets im Wert von über vier Milliarden Euro in 23 Ländern.

IT-DIRECTOR: Was genau verbirgt sich dahinter?
F. Kottmann:
In das System fließen sämtliche technische Informationen wie Gerätetyp, Ausstattung, Standort, Verbrauchsmenge zusammen mit kaufmännischen Informationen wie etwa Mietpreise, Kostenstellen, Finanzierungszeiten oder Verbrauchskosten ein. Mit anderen Worten: Unsere Kunden managen und kontrollieren umfangreiche Technologieflotten mit dem System in „Echtzeit“ – ohne dabei Excel-Tabellen oder dergleichen stundenlang ausfüllen zu müssen.

IT-DIRECTOR: Welche Vorteile bringt das Asset-Management weiter mit sich?
F. Kottmann:
Damit schaffen wir die Möglichkeit einer effizienten Organisation von IT-Investitionen: Angefangen bei der Beschaffung und dem Rollout bis hin zur Geräterückholung und der zertifizierten Datenlöschung am Ende des Lebenszyklus. Sowohl wir als auch unsere Kunden erhalten dadurch die unerlässliche kaufmännische und technologische Transparenz. Überdies kann das System auch für andere Zwecke eingesetzt werden. Denn es ist egal, ob man damit die PC-Landschaft, Software-Lizenzen, Mobile- oder Output-Geräte im Unternehmen oder die weltweite Gabelstaplerflotte an zwölf Standorten verwaltet.

IT-DIRECTOR: Wie bilden Sie komplexe IT-Beschaffungsprozesse ab?
F. Kottmann:
Für jeden Kunden können wir individuelle Warenkörbe erstellen inklusive der Workflows und dazugehörigen Freigabeprozesse. In diese wiederum können verbrauchsabhängige Parameter genauso einfließen wie Finanzierungskonditionen oder vorausschauende Nutzungsszenarien. Die Anwender können schließlich per Klick ihre Bestellungen automatisiert auf den Weg bringen. Das haben wir beispielsweise für einen großen amerikanischen Getränkehersteller in Deutschland bei der Erneuerung seiner kompletten PC-Flotte realisiert.

IT-DIRECTOR: Können Sie uns ein Beispiel aus dem Output-Bereich skizzieren?
F. Kottmann:
Mit unserem Technologie- und Service-Management-System erfassen wir im Output-Umfeld den Verbrauch einzelner Kostenstellen oder ganzer Standorte. Das erbringen wir u.a. für einen großen deutschen Automobilkonzern in mehr als 20 Landesgesellschaften weltweit. Anhand der bisherigen Nutzung lässt sich ableiten, welche Verbesserungen man im Output-Management künftig erreichen kann. Insbesondere bei Preismodellen wie „Pay per Click“ können monatliche Volumina individuell und effizient angepasst werden, was letztlich die Druckkosten reduziert. Darüber hinaus begleiten wir im Output-Bereich unsere Kunden auf ihrem Weg in die digitale Transformation. Das bedeutet: Wir bringen Transparenz in ihre Output-Landschaften und ermöglichen auf dieser Basis u.a. ein effizientes Business Process Management (BPM) und Enterprise Content Management (ECM), was bis hin zur Definition und Automation von Geschäftsprozessen führen kann.

IT-DIRECTOR: Für das erste Quartal 2016 planen Sie ein neues Release von Tesma. Welche Neuerungen wird es geben?
F. Kottmann:
Wir haben verschiedene Funktionen erweitert, etwa um die Kostenverrechnung von IT-Leistungen im Unternehmen zu verbessern. Darüber hinaus wird künftig die Integration wichtiger Datenquellen, z.B. von Configuration Management Databases (CMDB), einfacher werden. Zudem werden wir das klassische Asset-Management enger mit den kaufmännischen Nutzungsdaten verbinden, um Prozesse effizienter steuern zu können. Gängige ERP-Bestellsysteme binden wir unkompliziert an unser System an. Wir bieten fortan auch zielgruppenspezifische Dashboards, deren Inhalte sich die Nutzer entsprechend der hinterlegten Rollen- und Zugriffsrechte selbst zusammenstellen können.

IT-DIRECTOR: Welche Neuigkeiten kann man im Mobilbereich erwarten?
F. Kottmann:
Geht es um Enterprise Mobility Solutions, gibt es in der Praxis kaum einen Anbieter, der alles aus einer Hand liefern kann. Diese Lücke wollen wir im ersten Halbjahr 2016 mit einem Rundum-Lösungspaket schließen, das wir gerade in einer Pilotphase bei ausgewählten Kunden erproben: Wir können damit umfangreiche Anforderungen abdecken: freie Gerätewahl für die Mitarbeiter, zügiger Reparaturservice inklusive einer Versicherung ohne Selbstbeteiligung, App-Sicherheit, Servicedesk, flexible Finanzierung der Geräte sowie nutzerorientierte Tarifeinstellungen, etwa wenn Mitarbeiter häufig ins Ausland reisen. Das spart immens Kosten.

Eines ist jedoch klar: Wir werden künftig keine Tarife verkaufen, das ist nicht unser Geschäftsmodell. Aber wir können einen Servicedesk bieten, der sich um das intelligente Vertragsmanagement mit dem Mobilfunk-Provider kümmert. Zudem können wir eine kostengenaue, digitale Aufschlüsselung der Aufwendungen im Mobilfunk liefern – auf den Nutzer bezogen. Der Kunde zahlt monatlich eine feste Servicegebühr an uns und wir klären alle mobilen Themen für ihn – bis hin zur Schadensregulierung- und der zertifizierten Datenlöschung bei der Rückgabe an uns.

IT-DIRECTOR: Wie kann man sichergehen, dass sich auf den Geräten keinerlei sensible Daten mehr befinden?
F. Kottmann:
Am Ende eines Lebenszyklus vieler IT-Geräte steht bei vielen Unternehmen kein geregelter Prozess, wie man mit sensiblen Daten auf Geräten umgeht. Bei uns ist das anders: Wir steuern die BSI-konforme und zertifizierte Datenlöschung, für unsere Kunden. Sie können zwischen den Löschstandards  „Erasure“ bzw. „Erasure+“ wählen und genau nachverfolgen, an welcher Stelle im Löschprozess sich das Gerät gerade befindet. Am Ende erhalten sie eine Bestätigung über die Dekra- oder Tüv-zertifizierte Datenlöschung, die immer öfter von externen Prüfern, der Konzernrevision oder von Datenschutzbeauftragten nachgefragt werden.

IT-DIRECTOR: Was ist das Besondere an Ihrem Vorgehen?
F. Kottmann:
Hinsichtlich des Löschvorgangs teilen wir die Gerätedaten in drei Schutzklassen ein – von allgemeinen über kritische bis hin zu Hochsicherheitsdaten aus dem Justizumfeld oder beispielsweise den Entwicklungsabteilungen von Automobilherstellern. Die Löschung letzterer Daten passiert in einem speziell abgegrenzten Sicherheitsbereich mit strengen biometrischen Zutrittskontrollen. Wir können darüber hinaus  die Sicherheit bereits bei der Geräteabholung vor Ort gewährleisten, indem unsere Fahrzeuge mit der verladenen Hardware verplombt werden. Zudem betreuen ausschließlich eigene Mitarbeiter, die sicherheitszertifiziert sind solche Projekte. Das alles machen wir in unserem eigenen Technologie- und Servicezentrum in Groß-Gerau nahe Frankfurt.

IT-DIRECTOR: Zu Ihren Kunden zählen weltweit tätige Großunternehmen. Wie gehen Sie deren internationale Projekte in der Regel an?
F. Kottmann:
Einerseits stemmen unsere eigenen Mitarbeiter solche Projekte vor Ort in 23 Ländern sowie an über 40 Standorten. Unser Anspruch ist allerdings nicht, alles selbst zu machen, vielmehr sind wir ein ausgeprägter Finanzexperte. Einzelleistungen, die in komplexen Projekten benötigt werden – ob das internationale Rollouts, Rollbacks oder komplexe Software-Installationen sind – wickeln wir mit professionellen Anbietern ab.

Bei weltweiten IT-Projekten spielt uns zudem unsere internationale Präsenz in die Karten: Damit können wir unterschiedlichen lokalen Anforderungen wie Bilanzierungs-, Steuer-, Rechts- und Währungsvorgaben Rechnung tragen und gleichzeitig internationale Standards wie IFRS oder US-GAAP folgen. Dabei können wir alle Service- und Verrechnungsleistungen für unsere Kunden mit Konzernstrukturen unkompliziert in jedem Land bereitstellen – das ist für viele Großkunden ein wichtiger Vorteil.

IT-DIRECTOR: Welche Laufzeiten haben Finanzierungs- und Serviceverträge in der Regel?
F. Kottmann:
Das ist recht unterschiedlich und hängt von den jeweils eingesetzten Technologien ab: Die Finanzierung von Notebooks läuft beispielsweise in der Regel über einen Zeitraum von drei Jahren, danach müssen die Kunden ihren Vertrag mit uns jedoch nicht auflösen. Vielmehr können entsprechend des Nutzungskonzepts des Kunden während oder nach der Vertragslaufzeit einfach neue Hardware ausgeschrieben und entsprechende Benchmarks vorgenommen wurden. Die neu angeschafften Geräte werden dann von uns ausgetauscht und finanziert.

IT-DIRECTOR: Ein Blick auf Ihre eigene Organisation: Welchen Stellenwert nimmt die Software-Entwicklung ein?
F. Kottmann:
Einen sehr großen so widmen wir uns in unserer IT-Abteilung mit rund 50 Beschäftigten der Entwicklung bestehender und neuer Applikationen. Der Hintergrund: Wir wollen unsere eigenen Erfahrungen an unsere Kunden weitergeben, damit auch deren IT-Organisationen davon profitieren können. Viele Systeme die wir im Unternehmen nutzen – wie etwa Tesma ––sind Eigenentwicklungen, die sich aus unserem Geschäftsmodell heraus ergeben haben.

IT-DIRECTOR: Welche Themen treiben Ihre IT-Kollegen derzeit um?
F. Kottmann:
Sie beschäftigen sich mit Themen wie dem Future Workplace und der Weiterentwicklung von Cloud-Technologien. Für unsere eigene Infrastruktur betreiben wir seit längerem eine private Cloud-Umgebung.

IT-DIRECTOR: Wie könnte der angesprochene „Arbeitsplatz der Zukunft“ aussehen?
F. Kottmann:
Er wird noch mehr auf mobile Anwendungen ausgerichtet sein und auf Cloud-Technologien basieren. Deshalb haben wir bereits 2010 überlegt, wie wir Cloud-Lösungen sinnvoll einsetzen können. Im Mittelpunkt stehen dabei vor allem die Anforderungen unserer Mitarbeiter: Wie können wir am besten ortsunabhängig und flexibel arbeiten? Unsere Mitarbeiter arbeiten zu jeder Zeit, von jedem Ort dieser Welt. Welches Gerät von welchem Hersteller dabei eingesetzt wird, spielt dabei für uns eine untergeordnete Rolle. Der Arbeitsplatz der Zukunft orientiert sich vielmehr an den Anforderungen moderner Arbeitsweltwelten, wobei Collaboration und Social Media, mobiles Arbeiten und Work-Life-Balance immer wichtiger werden.

IT-DIRECTOR: Wie aufwendig war die Modernisierung Ihrer über die Jahre hinweg gewachsenen IT?
F. Kottmann:
Wir besaßen einen großen Vorteil, denn zum Zeitpunkt des Cloud-Projekts war unsere Infrastruktur bereits modern aufgestellt. Zudem achteten wir früh auf den Einsatz moderner Technologien wie die 64-Bit- oder Multi-User-Fähigkeit. Im Rahmen des Cloud-Projekts wurden alle genutzten Applikationen virtualisiert – und damit letztlich auch die gesamte IT zentralisiert. Weltweit haben wir das Projekt innerhalb von zwölf Monaten in 19 Ländern umgesetzt. Unsere Erfahrungen aus diesem Cloud-Projekt konnten wir in die Produktentwicklung unseres Lösungsbereichs Data Center Solutions einbringen und an unsere Kunden weitergeben.

IT-DIRECTOR: Können Sie für uns abschließend einen Blick in die Zukunft werfen?
F. Kottmann:
Intern werden für uns IT-seitig die Themen hybride Cloud-Modelle, hohe Mobilität, einfache Bedienbarkeit und Nutzung verschiedener Endgeräte wichtig sein. Das heißt für uns: Wir werden unsere weltweite Organisation konsequent auf Agilität, Flexibilität und noch stärker auf eine virtuelle Zusammenarbeit ausrichten.

Im Bereich unseres Dienstleistungsangebots haben wir uns in den letzten beiden Jahren auf zwei weitere Technologiefelder konzentriert, den Medizin- und Industriebereich. Hier können wir können unsere Finanzexpertise sowie Tesma voll einbringen. Bezüglich der Technologie-Expertise arbeiten wir bereits mit namhaften Herstellern aus der Medizintechnik- und dem Industriegerätebau zusammen. In Deutschland bündeln wir unser Engagement hierbei in einer eigenen Tochtergesellschaft.

IT-DIRECTOR: Was ist das Besondere am Gesundheitswesen?
F. Kottmann:
Wir wollen unsere bisherigen IT-Nutzungskonzepte auf die in Krankenhäusern eingesetzte Medizintechnik – z.B. Röntgengeräte, mobile medizinische Geräte bis hin zu ganzen OP-Sälen – übertragen. Analog dem IT-Bereich können unsere Kunden mit dem System die Verwaltung von Klinik-Assets übernehmen sowie deren Kosten über den gesamten Lebenszyklus hinweg aufzeigen. Auf diese Weise lässt sich dann etwa ermitteln, wie teuer die Erstellung von Röntgenbildern für einen Patienten ist. So kommen wir auch hier nah an kaufmännische Nutzungsmodelle von Technologieinvestitionen heran. Das ist das, was etwa einzelne Krankenhäuser und Klinikverbünde heute dringend suchen: Transparenz in Investitionen herzustellen, um knappe Budgets zu rechtfertigen und neue Investitionen zielgerichtet tätigen zu können.


Frank Kottmann
Alter: 48 Jahre
Beruflicher Werdegang: von 2012 bis heute Mitglied des Vorstands, Chief Sales Officer Central Europe bei der CHG-Meridian AG, von 1999 bis 2012  Vorstand Vertrieb Deutschland bei der Computacenter AG & Co. OHG
Derzeitige Position: Vorstand der CHG-Meridian AG
Hobbys: Fußball, Eishockey


Bildquelle: Lisa Berger

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