Wie Mitarbeiter intern und mit Externen kommunizieren

Die Tools der neuen Kommunikationskultur

Die Art und Weise, wie Unternehmensmitarbeiter intern miteinander sowie mit Externen kommunizieren, wandelt sich. Oliver Blüher, Country Manager DACH & ­Nordics bei Dropbox, berichtet im Interview, welche Tools schon heute gerne genutzt werden und welche in Zukunft noch hinzukommen werden.

Oliver Blüher, Dropbox

Oliver Blüher, Country ­Manager DACH & ­Nordics bei Dropbox

IT-DIRECTOR: Was macht moderne Unternehmenskommunikation – abgesehen von ­aktueller Technik – aus?
O. Blüher:
In der modernen Kommunikationskultur zählt das Jetzt – wir sind jederzeit verfügbar, erreichbar und vernetzt. Dies gilt nicht nur im Privatleben, sondern auch im Arbeitsalltag. Mithilfe der technischen Möglichkeiten haben Unternehmen heute mehr denn je die Mittel, unterschiedliche Gesprächsfäden parallel zu spinnen und im Blick zu behalten – über Ländergrenzen und Zeitzonen ­hinweg.

Die Kommunikationstechnik von heute beschleunigt die Abwicklung verschiedenster Prozesse im ­Arbeitsalltag – verstärkt jedoch gleichzeitig den Druck auf den Einzelnen und verlangt von jedem ein schnelleres Entscheiden und Handeln. Tools helfen den ­Mitarbeitern, diesen Informationsfluss zu kanalisieren und zu steuern. So gewinnen sie letztendlich auch mehr Souveränität über ihre Kommunikation und ihre Zeit.

IT-DIRECTOR: Worauf liegt für Großunternehmen in diesem Zusammenhang der Fokus?
O. Blüher:
Wer auch zukünftig vorn mitspielen möchte, muss offen und agil sein sowie Innovationen schnell und dauerhaft vorantreiben. Die neue Kommunikationskultur spielt dabei eine zentrale Rolle, damit Unternehmen auf dem internationalen Parkett wettbewerbsfähig bleiben.

Die Vorteile moderner Kommunikationsformen reichen von erhöhter Produktivität über reduzierte Reisekosten hin zu schnelleren Prozessen und einfachem Wissensaustauch über weltweite Standorte („Distributed Collaboration“). Oder kurz gesagt: Um am Markt dauerhaft vorn mitzuspielen, müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern bzw. Teams die richtigen Informationen und Tools zur Verfügung stellen, damit diese effizient arbeiten können.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen dabei Apps? Und welche Gründe sprechen gegen die Verwendung?
O. Blüher:
Was nützt die beste Idee ohne die passenden Arbeitsutensilien? In Zeiten digitaler Vernetzung und Mobilität sind die neuen Cloud- und Collaboration-Lösungen die ultimativen Helfer schlechthin. Sie verwandeln das Handy zum Büro und machen den Check-in-Bereich am Flughafen zum Konferenzraum – kurzum: Sie sorgen für mehr Agilität. Apps oder spezielle Collaboration-Tools werden somit zu den Enablern einer modernen, vernetzten Gesellschaft, ohne die mobiles Arbeiten schlichtweg nicht möglich wäre.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2016. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

In einer vernetzten, digitalen Welt lauern allerdings auch Sicherheitsrisiken, sowohl auf den eigenen Servern als auch in der Cloud oder App. Oft hat man in Consumer-Anwendungen mit nur einem Klick dem Anbieter die Berechtigung eingeräumt, persönliche Daten etwa für Werbezwecke an Dritte weiterzugeben. Deshalb gibt es mittlerweile von vielen Cloud- und Collaboration-Apps Business-Varianten – wie beispielsweise Dropbox Business, die der IT die Kontrolle geben, die sie brauchen. Professionelle Anwendungen verfügen in der Regel über entsprechende Admin-Funktionen, mit denen der Informationsfluss gut verwaltet, kontrolliert und in die Unternehmens­prozesse eingebunden werden kann.

IT-DIRECTOR: Welche weiteren Produktivitäts- oder Kommunikations-Tools kommen zum Einsatz?
O. Blüher:
Mittlerweile gibt es ein ganzes Arsenal an praktischer Kollaborationssoftware auf dem Markt: von Filesharing, Intranet und Instant Messenger hin zu Mindmapping, Workgrouping und Projektmanagement. Letztendlich gibt es für jedes vorstellbare Szenario eine Anwendung – es bedarf für deren Einsatz einzig einer stabilen Internet-Verbindung. Natürlich ist auch hier weniger mehr: Damit sich alle Mitarbeiter im App-Dschungel zurechtfinden, sollten Unternehmen darauf achten, dass sie das Angebot an die Mitarbeiter auf die für sie wirklich relevanten Anwendungen verdichten. Außerdem sollten die Anwendungen miteinander kompatibel sein und Nutzer nicht in bestimmte Endgeräte oder Systeme zwingen.

IT-DIRECTOR: Inwieweit wird dabei zwischen interner und externer Kommunikation unterschieden?
O. Blüher:
Es wird immer das eine oder andere Tool je Kommunikationsform bevorzugt werden. Dennoch sind Mitarbeiter bei smarten Anwendungen nicht mehr darauf angewiesen, zwischen Anwendungen hin und her zu wechseln, sobald sie beispielsweise einen internen Workflow verlassen und mit externen Stellen kommunizieren. Nur ein Beispiel aus dem Dropbox-Kosmos: Jedes Unternehmen kann gleichzeitig seine Back-up-Files in der Dropbox speichern, unterschiedliche Teams mithilfe von Dropbox Paper an einem Projekt arbeiten lassen, sich zusätzliche Informationen von Externen per File-Request zukommen lassen und finale Projekte per Freigabefunktion mit einem Kunden teilen – ohne jemals das Tool wechseln zu müssen.

IT-DIRECTOR: Auf welche Weise wird sich das Arbeitsumfeld aufgrund neuer Kommunikationsmethoden künftig weiter verändern?
O. Blüher:
Netzwerk-Play ist das Stichwort für das zukünftige Arbeitsumfeld. Wir werden noch mobiler und internationaler, und Anwender verlangen, Informationen immer schneller aufzufinden – gemeinsam und in Echtzeit. Was wir nicht ad hoc finden, ist für uns nicht da. Um diese Informationsökonomie zu kanalisieren und die Zeitsouveränität des einzelnen Mitarbeiters zu ermöglichen, braucht jedes Unternehmen eine klare Mobility-Strategie. Unternehmen sollten sich aktiv mit den neuen Spielregeln der mobilen Welt auseinandersetzen – Nutzer haben eine Wahl. Das bedeutet, Unternehmen sollten schnell das Hase-Igel-Rennen zwischen Nutzer und IT aufgeben – die Tool-Souveränität des Anwenders anerkennen – und einen Rahmen schaffen, in dem Nutzer die ihnen bekannten und im privaten Umfeld genutzten Tools sicher und effizient nutzen können.

Bildquelle: Dropbox

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