Neue Mail-Services

Die umkämpfte Inbox

E-Mail ist trotz aller Probleme immer noch der ultimative Business-Service. Google, Microsoft und IBM versuchen, den Posteingang besser und intelligenter zu machen.

Der E-Mail-Dienst ist tot, heißt es. Doch bisher konnte noch niemand darauf verzichten. Viele der in den vergangenen Jahren angekündigten neuen Kommunikationsstrategien mit Einschränkung oder gar Abschaffung der E-Mail sind gescheitert.

Der Mail-Verkehr mit Kunden oder Lieferanten dürfte ohnehin kaum zu ersetzen sein, doch auch intern funktionieren Non-Mail-Kommunikationsprojekte nicht besonders gut. Das schnelle Versenden von Informationen oder Dateien per Mail scheint von den meisten Leuten immer noch als bequemste Form der Kommunikation eingeschätzt zu werden.

Und das, obwohl das Grundproblem des E-Mail-Dienstes seit Jahren dasselbe ist: Ein großer Teil des täglichen Mail-Verkehrs besteht aus unwichtigen Mails, die tatsächlich wichtigen Nachrichten werden zur Nadel im Heuhaufen.

Der Posteingang ist umkämpft, und zwar nicht nur von CC-Mails und Spam, sondern auch von den großen Software-Herstellern. Google, Microsoft und IBM haben in diesem Jahr neue Services gestartet, die eine Lösung der Probleme von E-Mail versprechen.

Sie nutzen die Leistungsfähigkeit von Rechenzentren, um den Anwendern einen intelligenten Posteingang zu geben. Kern aller jüngst vorgestellten Dienste ist immer ein selbstlernender Algorithmus. Er wertet den bereits vorhandenen Mailverkehr sowie weitere Informationen aus und entscheidet dann, welche E-Mails wichtig und welche unwichtig sind.

Google Inbox

Google Inbox ist eine mobile App und ein Webdienst, die einen intelligenten Posteingang bieten. Zurzeit ist diese App noch in einer Art halb öffentlichen Beta Test, so dass nur eine kleine Nutzergruppe die App testen kann. Inbox soll nämlich in Zukunft den herkömmlichen Posteingang von Gmail ersetzen und wird deshalb relativ vorsichtig erprobt.

Die Anwendung organisiert die eingehende Mail und sortiert beispielsweise ähnliche Arten von Nachrichten wie Rechnungen oder Versandbestätigungen in Gruppen ein. Eine Highlight-Funktion sorgt für die automatische Hervorhebung wichtiger Informationen aus den E-Mails, beispielsweise Flug-oder Veranstaltungsdaten.

Die Highlight-Funktion besitzt eine Überschneidung mit Google Now, denn sie kann beispielsweise ergänzende Informationen aus dem Internet holen und die Angaben in der Mail in der Kurzversion der Mail erweitern und erneuern. Eine dritte Funktion sind Erinnerungen, die für E-Mails festgelegt werden können. Damit agiert die App auch als Aufgabenliste und kann Google Tasks ganz oder teilweise ersetzen.

Clutter und Delve

Microsoft Clutter ist ein neues Modul für Office 365 und zwar ein intelligenter Posteingang. Ein selbstlernender Algorithmus mit dem Namen „Office Graph“ sortiert unwichtige Nachrichten automatisch aus. Solche Nachrichten verschiebt das Werkzeug in den Spezialordner „Clutter (Durcheinander)“.

Nachrichten können auch manuell in den Clutter-Ordner verschoben oder wieder in den normalen Posteingang zurückgeholt werden. Das Mail-Tool lernt dabei mit und sortiert anschließend alle Mails aus, die den manuell verschobenen ähnlich sind.

Dieses Prinzip wird bereits von lernfähigen Spamfiltern verwirklicht. Doch dort wird lediglich der Inhalt der E-Mail ausgewertet. Der Microsoft-Algorithmus dagegen bewertet zusätzlich die Beziehungen zwischen Personen über alle Office-365-Dienste hinweg.

Der Funktionsumfang ist gegenüber Google Inbox eingeschränkt, aber ausreichend für die meisten privaten und beruflichen Anwender von Office 365. Die Unterscheidung wichtig/unwichtig ist zwar grob, aber relativ leicht zu beherrschen. Denn an Google Inbox gab es bereits Kritik: Durch das ausufernde Umsortieren in viele Kategorien entstehe eher mehr Chaos als weniger.

Zunächst nur für Business-Nutzer von Office 365 gibt es außerdem die neue App Microsoft Delve. Sie stellt Informationen und Verbindungen zu Arbeitskollegen intelligent zusammen und gruppiert sie thematisch. Diese Webapp ist unabhängig vom Posteingang und eher für Such- und Präsentationsaufgaben gedacht. Hierbei geht es darum, relevante Informationen aus allen Bereichen eines Unternehmens leichter zu finden.

IBM Verse

Eine kleine Revolution ist der Webdienst IBM Verse. Dies liegt an einem für den blauen Riesen ungewöhnlichen Geschäftsmodell: Verse ist ein Freemium-Produkt. Die Basisversion ist kostenlos und Geschäftskunden erhalten wichtige Business-Funktionen in einer kostenpflichtigen Variante - das Erfolgsmodell vieler Startups.

IBM Verse ist ein E-Mail-Dienst, an den andere Funktionen für die Zusammenarbeit im Büro und für soziale Medien angeschlossen sind. Schwerpunkt ist eine Fokussierung der Mail auf bestimmte regelmäßige Kontakte, die übersichtlich auf der Benutzeroberfläche dargestellt werden.

Die Webapp bietet einen kompakten Überblick über die Kommunikation mit diesen Mitarbeitern. In den entsprechenden Nachrichtensträngen finden sich auch Beiträge aus Text- und Videochats, Kalendern, internen Blogs und anderen Quellen. Dabei können bestimmte Beiträge auch als weniger wichtig gekennzeichnet werden.

Das Mailsystem lernt nach einiger Zeit die Vorlieben und Prioritäten des Nutzers kennen. Außerdem liefert es aktuelle Kontextdaten zu laufenden Projekten, zum Beispiel die Beziehungen zwischen Teams und Teammitgliedern. Ergänzt wird dies durch Collaboration-Funktionen, bei denen wichtige Aufgaben direkt an die Mitarbeiter verteilt werden können.

Trends für die Zukunft

Diese drei Smart-Inbox-Lösungen sind sicher nicht das Ende der Fahnenstange. Die Anbieter haben direkt bei der Vorstellung der neuen Dienste angekündigt, die Anwendungen ständig weiterzuentwickeln. Sie zeigen aber, was bereits jetzt mit intelligenten Algorithmen möglich ist.

Hundertprozentig überzeugend sind die Ansätze allerdings noch nicht. So ist zum Beispiel die Priorisierung der Kommunikationspartner nur über die entsprechenden Apps möglich. Wer beispielsweise darauf angewiesen ist, Exchange/Outlook parallel zu nutzen, kann also nur für einen gewissen Teil seines Mail-Verkehrs die smarten Algorithmen nutzen.

Im Grunde sind es zwar intelligente, aber trotzdem mehr oder weniger isolierte Lösungen. Microsoft dürfte hierbei ein wenig die Nase vorn haben, denn die Integration in Office 365 erlaubt es zumindest Unternehmen mit einem Office-Konto, ihren gesamten Mailverkehr entsprechend zu steuern.

Aus den Webapps lassen sich wichtige Trends ablesen, die sicher bedeutend werden: Erstens ist eine lernfähige, automatische Sortierroutine recht praktisch. Wenn die entsprechenden Algorithmen ohne häufige manuelle Korrekturen auskommen, können sie gut die wartungsaufwendigen, „dummen“ Sortierregeln à la Outlook ersetzen.

Zweitens ist die Zusammenführung aller Informationen des Kommunikationspartners mehr als sinnvoll, vor allem für die interne Kommunikation in Unternehmen. Wenn es gelingt, hier Schnittstellen zu Projektmanagementsystemen, Aufgabenverwaltungen und ähnlichen Anwendungen zu erreichen, dürfte es sich um ein Killer-Feature handeln.

Bildquelle: Wolfgang Dirscherl / pixelio.de

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