Was müssen ERP-Systeme heute leisten?

Die Weichen stehen auf Wandel

Kapital, Informationen und Produktionsmittel effizient zu steuern, ist für Unternehmen lebenswichtig. Ein ERP-System bildet diese Ressourcen genau ab – doch was muss das System heute mitbringen, um im Wettbewerb standhalten zu können?

Die Weichen stehen auf Wandel

Wie sollten die Weichen gestellt sein, damit ERP-Systeme dem heutigen Wettbewerb standhalten?

Seit ihren ersten Gehversuchen im Jahr 1913 ist die Idee des Enterprise Ressource Planning (ERP) weit gekommen und Whitman Harris, der als geistiger Vater der Materialplanung gelten kann, würde wohl seinen Augen nicht trauen, wenn er sehen würde, was moderne ERP-Systeme heutzutage alles leisten. Damals noch auf Papierkarten entwickelte der Ford-Produktionsingenieur ein System, das Bestellmengen optimieren sollte. Ab den 1960er-Jahren wurde dieses System durch Großrechner unterstützt – geboren war die computer-gestützte Materialwirtschaft (MRP). Mit MRP II schließlich konnten ab den 80ern erstmals modular diverse Unternehmensprozesse in einem einzelnen System abgebildet werden. Unweigerlich mit der neueren Geschichte der Ressourcenplanung verbunden ist schließlich SAP R/3, das den endgültigen Durchbruch der ERP-Systeme einläutete.

Heute zählt eine effiziente und optimal auf das Unternehmen angepasste ERP-Software zu den Vitalfunktionen etlicher Unternehmen. Für große Unternehmen ist es denn auch viel mehr Pflicht als Kür, eine entsprechende Lösung zu besitzen. Das reine Vorhandensein eines ERP-Systems generiert heute keinen Wettbewerbsvorteil mehr, sondern sorgt als „Hygienefaktor“ dafür, dass man anderen Unternehmen gegenüber keinen Nachteil hat. Daher müssen moderne Systeme sich abgrenzen und darauf setzen, die Auswirkungen der Digitalisierung und Globalisierung zu internalisieren und gut integrierte, auf individuelle Bedürfnisse – z.B. Skalierbarkeit, Branchenanforderungen, Anpassungsfähigkeit – zugeschnittene Lösungen zu bieten.

In die Zukunft investieren

Wichtig ist an dieser Stelle zu betonen, dass die Einführung eines ERP-Systems – ähnlich wie die Digitalisierung – selten ein in sich abgeschlossener Prozess ist. Der Markt verändert sich kontinuierlich und somit ändern sich auch die Anforderungen an die Software. Wer den Anschluss versäumt und am falschen Ende spart, gelangt leicht ins Hintertreffen – Modernisierungen sollten daher nicht auf die lange Bank geschoben werden. Der Bitkom-Experte Dr. Frank Termer sagt dazu: „Zehn Jahre sind in der digitalen Welt eine lange Zeit, in der sich insbesondere technologisch viel verändert. Daher kann bei einem zehn Jahre alten ERP-System davon ausgegangen werden, dass dieses nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik entspricht und die Architektur des Systems zum Bremsklotz wird.“ Dies, so Termer weiter, könne bedeuten, dass die Weiterentwicklung und die Integration zusätzlicher Funktionalitäten erschwert werden. Unter Umständen könne auch der Komplexität der Geschäftsprozesse nicht ausreichend Rechnung getragen werden. „Insgesamt kann dies dazu führen, dass das ERP-System die Digitale Transformation eines Unternehmens massiv behindert“, warnt der Bereichsleiter Software beim Bitkom.

Für Karl Gerber, den Geschäftsführer von Step Ahead Software, spielt weniger das Alter der Software, sondern eher die ständige Auseinandersetzung mit ihr eine Rolle: „Die Frage ist vielmehr, wie sich der Besitzer in den letzten zehn Jahren darum gekümmert hat und ob er bereit war, Geld zu investieren, um das ERP zu modernisieren und auszubauen“, sagt er. Vor diesem Hintergrund bemängelt er die Haltung einiger Unternehmen, die gerade bei einem ERP-System, welches den Unternehmen in allen Belangen helfe, oft nötige Investitionen strecken. Hinzu kommt laut Gerber auch, dass in vielen Fällen klassische Themen wie Warenwirtschaft und Buchhaltung rasch implementiert würden, alle anderen Funktionen aber erst verzögert zum Einsatz kommen. „Die Unternehmen haben zwar bereits ein ERP-System, nutzen es aber nur zu Bruchteilen. Grenzen werden bereits vom Anwender bzw. Kunden selbst festgelegt“, stellt er fest.

Doch was genau macht ein zeitgemäßes ERP-System aus? Welche Funktionalitäten sollten heutzutage enthalten sein, wo bleibt Raum für Weiterentwicklungen? „Moderne ERP-Systeme müssen intelligent sein, einen hohen Automatisierungsgrad von Prozessen unterstützen und vor allem flexibles Arbeiten ermöglichen“, hält Frank Termer fest. Dazu, so sagt er, brauche es die Integration moderner technologischer Entwicklungen wie Künstlicher Intelligenz (KI), müsse mobil über verschiedene Endgeräte zugänglich sein und eine einfache Bedienung aufweisen. Dies, so folgert er, bedeute auf architektonischer Ebene ein modulares ERP, das externe Funktionalitäten über die Cloud einbeziehen kann.

Das ERP dient dem Nutzer …

Karl Tröger, der beim ERP-Anbieter PSI Automotive & Industry das Product Marketing verantwortet, macht auf die sich stetig ändernden äußeren Gegebenheiten aufmerksam. Dass Unternehmen in andere Regionen expandieren und dabei globale Lieferketten etablieren, sei nicht Neues, verändert habe sich aber die Geschwindigkeit, mit der Prozesse ablaufen müssen und in der der Wandel vonstatten geht. Da diese sämtliche Bereiche produzierender Unternehmen betreffe, sei vor allem eine flexible Automatisierung gefragt. „ERP-Systeme müssen heute ‚on the fly‘ an neue Gegebenheiten ohne langwieriges Customizing angepasst werden können“, so Tröger. Auch für ihn steht fest, dass der Mobility-Gedanke in Zukunft eine tragende Rolle spielt – gerade in der Produktion und Logistik, wo es immer wichtiger wird, Daten vor Ort zu erheben und auszuwerten, um eine effiziente und echtzeitige Beeinflussung der Wertschöpfung zu erzielen. „Die Technologien auf der Seite der mobilen Geräte sind verfügbar und gut eingeführt. Es kommt nun darauf an, die entsprechenden Funktionsbereiche auf eine mobile Nutzung vorzubereiten“, so der PSI-Fachmann.

Verbreitete Anwendungsbereiche solcher mobilen Ansätze seien bereits im CRM oder in der Materialwirtschaft zu finden. „Es ist nicht mehr nur schick, auf die Backend-Systeme mobil zuzugreifen, sondern unter heutigen Wettbewerbsbedingungen vielfach gar nicht anders möglich“, konstatiert Tröger.
Hinzu kommt laut Tröger, dass eine zeitgemäße Lösung darauf ausgelegt sein sollte, die oft über Jahre angewachsene Komplexität etablierter Systeme aufzulösen und zusammenhängende Prozessinformationen auch stringent darzustellen – dazu sollten sie sich bereits heute an der Usability von z. B. Smartphone-Anwendungen orientieren. „Die Benutzerführung auch solch komplexer Lösungen wie ERP-Systeme muss eben zunehmend auch zu einem Erlebnis werden. Das sind die Anbieter den Anwendern schon heute schuldig“, schließt er ab.

Gerade diesen Aspekt unterstreicht auch Step-Ahead-Experte Karl Gerber besonders, wenn er mahnt, der ewige Drang zur Perfektion lenke oft vom Wesentlichen ab. Anwender, die gerne mit einem System arbeiten, pflegen genau dort die Daten auch ordentlich ein. Außerdem diene das ERP dazu, die Kommunikation zwischen den Beteiligten so einfach, flexibel und schnell wie möglich zu gestalten. „Egal wie sehr wir digitalisieren, es sind am Ende die Menschen, mit denen wir unsere Geschäfte machen“, stellt er dementsprechend fest. Was für ihn dabei unerlässlich ist? „Ein modernes ERP-System muss Kommunikation in alle Richtungen fördern und unterstützen und den Anwendern Spaß machen, egal wo, wann und mit welchem Endgerät.“

Eine ERP-Ablösung steht für IT- und Unternehmensverantwortliche meist ebenso hoch im Kurs wie eine Wurzelbehandlung: Sie sollte angegangen werden, bevor sie akut wird, kostet aber Zeit und Nerven; vor allem kann sie zu einem riskanten Eingriff werden. Daher streben Unternehmen oft lieber zunächst eine Nachrüstung bereits bestehender Lösungen an, die Frank Termer erklärt: „Es gibt die Möglichkeit, das bestehende System zu modernisieren, was zunächst die Zerlegung der häufig monolithischen Struktur in kleinere Funktionsbausteine erfordert. Liegen diese einmal vor, können entsprechender Komponenten auch durch moderne Applikationen ersetzt werden.“ Voraussetzung dazu sei, so der Bitkom-Experte, dass das System eine entsprechende Zugänglichkeit ermögliche, was allerdings in der Regel die Unterstützung durch den Hersteller erfordere.

Vom Schock zur Chance

In manchen Fällen, so führt Termer weiter aus, lasse sich aber eine Ablösung nicht vermeiden, weil der Modernisierungsaufwand zu hoch oder kostenintensiv sei. In anderen Fällen sei auch der ERP-Hersteller gar nicht mehr auf dem Markt oder das Unternehmen selbst habe sich seit der Ersteinführung zu stark verändert. Für viele Firmen kommt die „Diagnose Komplettablösung“ einem Schock nahe, doch Termer betont: „Diese bietet zudem immer die Chance, bestehende Prozesse und Automatismen auf den Prüfstand zu stellen und so neben einer technologisch modernen Lösung gleichzeitig Optimierungspotenzial in der Unternehmensorganisation zu realisieren.“ Ein wichtiger Hinweis – auch im Bezug auf die Struktur des ERP-Systems selbst, denn es ist gut möglich, dass sich der Markt langfristig vom Modell „ERP als Komplettsuite“ verabschiedet.

Frank Termer hält zwar an der zukünftigen Relevanz des ERP an sich fest, betont aber auch, dass es sich als System in Teilen stark verändern wird. Es könne sich, glaubt er, z.B. zu einer Plattform entwickeln, die Funktionalitäten verschiedener Applikationen orchestriert. Es könne allerdings auch zu verschiedenen Bausteinen zerfallen und so selbst Teil von Plattformen werden. Solche großen architektonischen Veränderungen sieht auch PSI-Experte Tröger: „Mit der wachsenden Integrationsfähigkeit von Anwendungs-Software und serviceorientierten Architekturen verliert das ‚Gespenst‘ Schnittstelle seinen Schrecken. Plattformen und Marktplätze werden in Zukunft immer mehr integrierbare Funktionen und Services anbieten und nutzbar machen.“ Für die Lösungen selbst könnte diese Entwicklung ebenfalls zum Katalysator werden: Die neuen Dienste ließen sich dadurch leichter einbauen oder austauschen und das Portfolio könnte besser an individuelle Anforderungen angepasst werden.

Allerdings ist auch anwenderseitig ein Umdenken gefragt: Galten unter IT-Verantwortlichen Schnittstellen als Reizthema, welches „Wildwuchs“ oder „Schatten-IT“ beinhaltet, könnte diesen in Zukunft ­eine neue Rolle zukommen. Tröger erläutert: „Ein ­solches Vorgehensmodell erfordert auch ein anderes Vorgehen beim Systembetrieb. Dem Konfigurationsmanagement derartiger, flexibel zusammengestellter Lösungen – quasi im Sinne von ‚Everything as a Service‘ – kommt eine enorme Bedeutung zu.“ Da das System bei aller gewünschter Flexibilität noch funktional und technisch beherrschbar bleiben müsse, sei es nach wie vor sinnvoll, umfangreiche und relativ stabile Funktionsbereiche in einer größeren Lösung abzubilden.

PSI-Mann Tröger greift ebenfalls den Plattformgedanken auf und betont, dass die Digitalisierungsbestrebungen der Industrie kein Selbstzweck seien, sondern der Wahrung der Wettbewerbsfähigkeit im globalen Rahmen dienen. Daraus ergibt sich ihm zufolge Inte-grationsfähigkeit als Topanforderung an jeden Teilnehmer im Produktionssystem – Menschen ebenso wie Software.

ERP – mit freundlichen Grüßen

Die Flexibilität, das „Ausbrechen“ aus starren Strukturen und ein bedarfsorientiertes Baukastenprinzip sind auch für ERP-Experte Gerber von Step Ahead zukunftsweisende Themen. Sein Unternehmen bietet ein modulares ERP, das Nutzern die Wahl überlasst, wann sie was einführen, und ihnen so mehr Freiräume verschaffen soll. Wenn er sich allerdings die Tendenzen ansehe, so Gerber, stelle er fest, dass allein schon der Begriff „ERP“ ein viel zu enges Korsett sei, denn der Markt biete heute schon mehr: Lösungen für KI, IoT, DMS, ECM, CRM u.v.m. spielen dabei eine wichtige Rolle. „Allein die Abkürzungen aus dem Bereich der Unternehmens-Software würden reichen, um den Song ‚MFG‘ von den Fantastischen Vier mit doppelter Laufzeit neu zu interpretieren“, beschreibt der Experte scherzhaft das sich schnell verändernde Geschäftsumfeld. Wichtig sei es, bei einem neuen ERP-System nicht zu kleinteilig zu denken. An einem flexiblen, dynamischen System müsse kontinuierlich gearbeitet werden – ohne sich dabei zu kleine Ziele zu stecken, sagt er. Das System müsse dem Kunden helfen, seine Wertschöpfung fortwährend zu verbessern und dabei die Blindleistung zu reduzieren.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 03/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Und auch vor dem Nachhaltigkeitsaspekt sollten zukünftige ERP-Modelle nicht die Augen verschließen und mehr leisten, fordert Tröger. Er zählt dazu die Steigerung der Energie- und Materialeffizienz, die Unterstützung einer Kreislaufwirtschaft oder die Nutzung umweltfreundlicher Energien. Die Produktionsplanung könne einen großen Beitrag dazu leisten, so der Fachmann, denn fortschrittliche Algorithmen bestimmen Mengen und Termine auch unter Umweltaspekten und sorgen für eine optimale Ressourcennutzung. Doch bei Umweltschutz und Kosteneffizienz endet für ihn die nachhaltige Produktion nicht, auch die Unterstützung der Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben zähle dazu, denn diese steigert deren Motivation und dadurch letztlich auch die Qualität ihrer Produkte.

Diesen Gedanken greift auch Karl Gerber noch einmal auf, wenn er über die zukünftige Weiterentwicklung hinsichtlich z.B. KI- oder Cloud-Technologien spricht. Schon heute nutzt er eine Kombination aus Termindaten im System und einer Cloud-KI, um sich  eine optimale Route für anstehende Termine berechnen zu lassen. Auch wenn dies nur ein kleines Gimmick ist, zeigt es schon, was möglich ist. „Die großen Schritte sind bereits getan, jetzt gilt es, diese Errungenschaften im Kleinen nutzbar zu machen. Uns geht es auch darum, den Anwendern zu helfen, Freiräume für die wichtigen Dinge zu schaffen und gleichzeitig Spaß bei der Nutzung zu haben“, fasst er zusammen.

Bildquelle: Getty Images / iStock / Getty Images Plus

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