Beratungsspezialistin Bianca Fuhrmann

Die Wollmilchsau im Serverraum

Ein Kommentar von Beratungsspezialistin Bianca Fuhrmann über die Bedeutung gezielter Aha-Effekte für den Erfolg von IT-Projekten

Bianca Fuhrmann

Die Beraterin Bianca Fuhrmann leitete viele Jahre große Projekte und wurde etwa für ihre IT-Projekterfolge bei der Deutschen Telekom AG mehrfach ausgezeichnet.

Beinahe 80 Prozent aller IT-Projekte laufen aus dem Ruder und müssten als gescheitert eingestuft werden. Sie dauern zu lange, kosten zu viel oder die Qualität der Ergebnisse s6timmt nicht. Pfiffige IT-Projektleiter haben längst eine eierlegende Wollmilchsau im Serverraum, um Krisen zu lösen und neuen Schwung in eskalierende Projekte zu bringen.

Ein Projekt gilt per Definition als erfolgreich, wenn es die Zeitvorgaben, das Budget und die Qualitätsstandards einhält. Unter diesen strengen Vorgaben gibt es allerdings kaum erfolgreiche Projekte. Laut einer Umfrage der Standish Group verschlingen sogar über die Hälfte aller IT-Projekte am Ende beinahe das Doppelte der veranschlagten Kosten. Hinzu kommen typische Fehler, die regelmäßig für Krisen sorgen, wie beispielsweise:

Blumenkohllösungen – um kurzfristige Änderungen oder aktuelle Softwaretrends zeitnah noch berücksichtigen zu können, bevorzugen Manager stets flexible Arbeitsweisen wie das agile Projektmanagement. Doch ohne fundierte Kenntnisse in dieser Methodik und der Umsetzung innerhalb der eng abgesteckten Rahmenbedingungen, führt sie ins Chaos. Schnell werden die Richtlinien der Softwarearchitektur verlassen und die ständigen Erweiterungen führen zu den gefürchteten Blumenkohllösungen und unüberschaubaren Work Arounds. Es lauert die größte Gefahr des IT-Projektmanagements: Das unwiderrufliche Scheitern des Projekts.

Priorisieren – es ist der alte Streit zwischen Design und Funktion: Wer folgt wem? Die Designer den Entwicklern oder doch umgekehrt? Wo liegt die Priorität und wem obliegt die letztliche Entscheidung? Fehlende Hierarchien und unterschiedliche Sichtweisen sind die typischen Ursachen für destruktives Machtgerangel und streitige Eskalationen. Je länger sie andauern, desto weniger wird noch substantiell diskutiert, sondern auf Nebenschauplätzen um Recht gekämpft und sabotiert. Egoismus und Selbstdarstellung werden zu den leitenden Motiven und der Projekterfolg schlimmstenfalls zur Nebensache.

Eine eierlegende Wollmilchsau ist gefragt

Klassische Beratungs- und Projektmanagementtools haben sich in solchen Situationen als wenig hilfreich erwiesen: Sie funktionieren und wirken ausschließlich kognitiv. Streit und Schuldzuweisungen wirken jedoch auf emotionaler Ebene und fördern Wut und Frustration. Bestimmen sie erst einmal den Arbeitsalltag, braucht es ein Ventil und eine Klärung der angestauten Gefühle. Es braucht Aha-Momente unter den Beteiligten, um das Projekt zu retten, Streitigkeiten zu schlichten und neue Energie an Stelle von Stagnation zu bringen.

Ist das Projekt erst zu einem Blumenkohl herangewachsen, hat kein Beteiligter mehr einen Überblick über den gesamten Umfang. Um die unzähligen Sonderwünsche und Ergänzungen der Mitwirkenden zu begreifen und integrativ umzusetzen, bräuchte es letztlich die berühmte „eierlegende Wollmilchsau“. Genau diese wird nun in einem gemeinsamen Meeting gezeichnet. Das Projektteam sammelt sämtliche Anforderungsbereiche, die sich seit Anbeginn angehäuft haben und weist ihnen anschließend einen Anforderer zu. Das Marketing bekommt beispielsweise die Wolle, das Management die Eier, die Schweinchen gehen an die Forschungsabteilung und die Milch steht für eigene Ideen. Der so entstandene Gesamtüberblick verschafft eine erste Entlastung und geht über in die Klärung wichtiger Fragen: Welche Vorgaben der Beteiligten führen direkt zur Projekterfüllung? Welche Forderungen sind nur schmückendes Beiwerk? Wo gibt es sogar Widersprüche in den Vorgaben?

Anstatt diese Unvereinbarkeiten im Streit zu diskutieren, begreift das Team die Unlösbarkeit der Aufgabe. Im Folgeschritt werden die Teilaufgaben nach Projektpriorität und Vereinbarkeit innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens sortiert und allen Mitwirkenden kommuniziert. Priorisierungsstreitigkeiten werden somit zugunsten des Projekterfolgs beendet. Da es keine persönlichen Gewinner oder Verlierer gibt, sondern ausschließlich den erfolgreichen Projektabschluss als gemeinsames Ziel. Ebenso werden die Grenzen des Machbaren für alle Beteiligten klar ersichtlich.

Es gibt eine Vielzahl weiterer Stolpersteine. Neben den Genannten, wird oft die Komplexität des Projekts durch unzählige Schnittstellen und Randsysteme unterschätzt. Lieferanten werden aus Kostengründen ausgetauscht und die neue Hardware passt plötzlich nicht mehr, oder Zeitpläne des Marketings werden nicht abgestimmt mit der IT. Jeder für sich führt zu Unmut bei allen Beteiligten und kann zum Scheitern des gesamten Projekts führen. Gezielte Aha-Effekte sorgen wieder für eine Basis der Kooperations- und Lösungsbereitschaft und neuen Schwung. Rationelle Methoden hingegen verschlimmern die Problematik, weil sie keinen Raum für Gefühle lassen. Doch die sind es, die über Erfolg oder Scheitern entscheiden!

www.bianca-fuhrmann.de

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