Dokumente intelligent auswerten

Die Zeit ist reif

Wie gehen Nutzer mit Dokumenten um? Werden diese bis zum Ende gelesen oder wird an einer bestimmten Stelle weggeklickt? Intelligente Analyse-Tools zeigen das genaue Nutzerverhalten auf.

  • Frauen bei der Apfelernte

    Die Zeit ist reif für die Nutzung von Analyse-Tools rund um die sogenannte Document Intelligence.

  • Frank Kettenstock, Foxit Software

    Frank Kettenstock, Chief Marketing Officer bei Foxit Software

Unternehmen, Behörden oder Bildungseinrichtungen verwenden Analyse-Tools wie Google Analytics, um zu erfahren, wie Anwender auf ihren Websites surfen. Sie erhalten über diese „Web Intelligence“, „Web Analytics“ oder auch „Webtracking“ genannten Tools entscheidende Informationen, mit denen sie ihre Internetauftritte optimieren können. Auch digitale Dokumente bieten eine Möglichkeit, um mit Interessenten in Kontakt zu treten sowie Informationen und Zahlungsdienstleistungen bereitzustellen. Es stellt sich jedoch die Frage: Warum wird das Nutzungsverhalten von digitalen Dokumenten nicht auf die gleiche Weise wie von Websites verfolgt und analysiert?

Häufig werden Dokumente entweder per E-Mail, zum Download von internen bzw. externen Websites oder über ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) verbreitet. Sobald diese Dokumente mit anderen Personen geteilt werden, haben die Autoren keine Kontrolle mehr darüber, wer ihre Dokumente verwendet und wie sie genutzt werden. Sie verlieren dadurch essentielle Daten zur Auswertung, mit denen sie ihre Dokumente optimieren und damit die Informationsbereitstellung über Dokumente verbessern können.

Tracking-Lösungen für Dokumente

Mittlerweile sind neue Tracking-Lösungen verfügbar, mit denen sich die Nutzung von Dokumenten nachverfolgen lässt. Die sogenannte „Document Intelligence“ kann zwei Dinge verfolgen: die Datei selbst und wie Endnutzer mit dem Dokument interagieren. Die Nachverfolgung lässt sich entweder auf das gesamte Dokument oder nur auf einzelne Seiten anwenden. Auf diese Weise erhalten Autoren einen Einblick, wie und von wem ihre Dokumente genutzt werden. Verfasser können mittels Document Intelligence vollständig nachvollziehen,

  • wie lange das gesamte Dokument oder eine bestimmte Seite betrachtet wurde,
  • wo und wann das Dokument geöffnet wurde,
  • wie oft eine Seite betrachtet wurde,
  • welche Seiten am häufigsten übersprungen wurden,
  • ob das Dokument ausgedruckt wurde,
  • ob jemand das Dokument bearbeitet oder Anmerkungen darin hinterlegt hat,
  • wann und auf welchem Gerät es heruntergeladen wurde
  • sowie viele weitere Möglichkeiten.

Mithilfe von Page-by-Page-Analysen lässt sich feststellen, welche Seiten der Leser am ansprechendsten findet. Wenn beispielsweise eine Seite mit einem Praxisbeispiel oder einer Grafik mehrfach betrachtet, geteilt und mit einem Lesezeichen versehen wird, lässt sich daraus folgern, dass diese Inhalte aufgrund der Häufigkeit der Aufrufe von den Lesern als spannend empfunden werden. Der Verfasser kann daraus folgern, dass er künftige Dokumente (z. B. Präsentationen) mit weiteren Anwendungsfällen von Kunden oder Diagrammen versehen sollte, damit die Empfänger diese bevorzugt rezipieren.

Damit das Nutzungsverhalten von Dokumenten für den internen oder externen Gebrauch nachverfolgt werden kann, sollte die dafür einzusetzende Lösung die folgende Funktionen beinhalten:

  • Verwendung eines allgemein anerkannten Dateiformats, beispielsweise PDF
  • Anonymisierte Erfassung der Nutzung aus Datenschutzgründen
  • Transparente Nutzungsverfolgung
  • Der Endnutzer muss keine zusätzliche Software kaufen oder herunterladen.

Unternehmerische Entscheidungen verbessern

Für die Autoren liefern Document Intelligence und die damit verbundene Nachverfolgung des Nutzungsverhaltens eine Goldgrube mit wertvollen Informationen, die ihnen helfen, die Qualität ihrer Dokumente zielgerichtet zu verbessern und neue, optimierte Dokumente zu entwickeln. Darunter zählen Informationen wie:

  • Seiten, die am häufigsten rezipiert werden und die höchste „Verweildauer“ haben, geben den Autoren Auskunft darüber, welche Inhalte bzw. Passagen die Leser für am wichtigsten halten.
  • Seiten, die am seltensten gelesen werden und die kürzeste „Verweildauer“ haben, sagen dahingegen aus, was die Leserschaft als eher unwichtig einstuft.
  • Wenn Leser den Inhalt eines gesamten Dokuments lesen oder aber in der Mitte plötzlich abbrechen, lässt sich daraus ableiten, dass die Länge des Dokuments und sein Informationsgehalt entweder genau richtig oder noch verbesserungswürdig sind.

Nimmt beispielsweise die Anzahl der Rezipienten an Dokumenten zu, kann das bedeuten, dass das Interesse an bestimmten Produkten oder Services wächst und Unternehmen in diese investieren sollten. Damit können sie der gestiegenen Nachfrage nachkommen und diese für sich nutzen. Werden Dokumente häufig in anderen Wirtschaftsräumen aufgerufen und gelesen, lässt sich daraus ein gestiegenes Interesse ableiten. Es ist also möglicherweise an der Zeit, Niederlassungen in diesen Wirtschaftsregionen zu eröffnen, Investitionen für Vertrieb bzw. Marketing zu erhöhen oder weitere Inhalte für den Zielmarkt zu übersetzen. Sollten Dokumente einmal in falsche Hände geraten – zum Beispiel in die der Konkurrenz – kann der Zugriff verweigert werden.

Diese Beispiele zeigen, dass Document Intelligence – genauso wie die Analyse des Website-Verhaltens – essentielle Informationen über Zielmärkte bzw. die Akzeptanz von Produkten und Services liefern kann. „Unternehmen erhöhen heutzutage massiv ihre Investitionen in Analyse-Tools. Bisher wird dabei das Tracken digitaler Dokumente noch vernachlässigt“, sagt Frank Kettenstock, Chief Marketing Officer bei Foxit Software. „Künftig werden innovative Unternehmen verstärkt nach neuen Möglichkeiten suchen, um ihr Informationsangebot zu verbessern, indem sie mittels Document Intelligence aus dem Nutzungsverhalten wichtige Daten erheben und Erkenntnisse ableiten.“

Bildquelle: iStock/Getty Images Plus

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