Extrem wandlungsfähig

Diese Herausforderungen müssen Output-Spezialisten meistern

Zwar wird derzeit weniger gedruckt als vor zehn Jahren, ausgegeben werden digitale Dokumente jedoch weiterhin. Allein die Ausgabekanäle wandeln sich, was die Anbieter von Dokumentenlösungen vor Herausforderungen stellt.

Extrem wandlungsfähig – das Chamäleon

Da sich die Ausgabekanäle extrem wandeln, müssen DMS-Anbieter einige Herausforderungen meistern.

Alles wird digital. Oder doch nicht? Noch immer findet man in Büros oder an Heimarbeitsplätzen Drucker und Multifunktionsgeräte vor, die neben dem elektronischen Datenaustausch per E-Mail auch klassische papierbasierte Prozesse wie Drucken und Scannen unterstützen. Eine vergangenen Januar veröffentlichte Studie von Statista bestätigt diese Einschätzung: Nur vier Prozent der Büroangestellten in Deutschland und Österreich würden papierlos arbeiten. Demnach druckt die Mehrheit der Befragten (39 Prozent) noch zwischen 21 und 100 Seiten in der Woche.

Gemäß der Befragung steht die Digitalisierung der Büro- und Geschäftsprozesse in den meisten Unternehmen zwar auf der Agenda, allerdings gibt es in diesem Bereich noch viel Luft nach oben. So verfolge zwar die Hälfte der befragten Firmen eine entsprechende Strategie, um papierloses Arbeiten zu forcieren – ganz ohne Ausdrucke geht es aber nur in einem Bruchteil der Betriebe.

Ein Viertel der Befragten (24 Prozent) gab im Weiteren sogar an, dass sie mehr als 100 Seiten in der Woche drucken. Vor allem textbasierte Dokumente (65 Prozent), Tabellen (38 Prozent) und E-Mails (37 Prozent) gehören zu den am häufigsten gedruckten Unterlagen. Der größte Vorteil, den die Angestellten bei Ausdrucken sehen, ist die Möglichkeit, sich Notizen machen zu können, so die Studie weiter. 49 Prozent – und somit fast die Hälfte – nannten dies als Hauptgrund für das Ausdrucken von Dokumenten. Das einfache Mitführen von gedruckten Dokumenten sowie die bessere Lesbarkeit seien für je 42 Prozent der Befragten weitere Motive für das Ausdrucken von Unterlagen.

Aufgrund dieser Ergebnisse könnte man meinen, dass Output-Spezialisten rosigen Zeiten entgegensehen. Dafür müssen sie jedoch etwas tun, denn über kurz oder lang könnte die Digitale Transformation das Aus für klassisches Printing bedeuten. Denn obwohl momentan noch viel in den Unternehmen gedruckt wird, begrüßt das Gros der Befragten papierarmes Arbeiten: Fast drei Viertel aller Umfrageteilnehmer (73 Prozent) gehen davon aus, dass auf Dokumente in Papierform zukünftig zunehmend oder vollkommen verzichtet werden kann. Als wesentlichen Treiber für das papierlose Büro sehen 43 Prozent der Befragten hier Software-Lösungen, die das Zusammenarbeiten an Dokumenten bzw. deren Organisation vereinfachen.

Auf diese Entwicklung haben die meisten Output-Spezialisten bereits reagiert und ihr Portfolio um neue Dokumenten-Management- und Workflow-Software und -Services erweitert. In diesem Zusammenhang unterstreicht Johannes Bischof, President bei Konica Minolta Business Solutions, dass klassischer Output zwar noch auf Jahre hinaus seine Berechtigung haben wird. Gleichzeitig bemerkt er jedoch, dass die Kunden Prozesse gesamtheitlich betrachten und deshalb auch gesamtheitliche Lösungen erwarten. „Auf diese neuen Anforderungen haben wir reagiert und forschen weltweit in fünf Business-Innovation-Centern an Lösungen, wie beispielsweise Dokumente in Zukunft verarbeitet werden“, ergänzt Bischof. Mit der neu gegründeten Geschäftseinheit „Digital Manufacturing“ mit Hauptsitz in Darmstadt will man zudem Lösungen liefern, die den enormen Datenanstieg, der durch digitale Fertigung und Internet of Things (IoT) entsteht, auch für Unternehmen umsetzbar und anschaulich handhabbar macht.

Aufrüsten in Sachen Cybersicherheit


Einen kontinuierlichen Wandel im Output-Umfeld bemerkt auch Marc Recktenwald, Country Manager für Managed Print Services bei HP Deutschland: „Durch das ortsunabhängige Arbeiten verändert sich die Nutzung der Geräte, aber auch die Druckumgebung selbst. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für Multifunktionsgeräte, die zentral in einer Abteilung stehen und von allen Teammitgliedern genutzt werden.“ Dank Managed Print Services könnten diese Drucker permanent überwacht und mit Toner oder Tinte versorgt werden, wenn diese nötig werden. „Eine der wesentlichen Anforderungen in Zeiten von mobilen Arbeitsplätzen ist darüber hinaus die Möglichkeit, dort zu drucken, wo Mitarbeiter gerade arbeiten“, ergänzt Recktenwald. Hierfür bietet HP seit längerem an, Dokumente etwa per E-Mail an die Geräte zu senden, um diese dann mittels einer PIN-Identifizierung an der Hardware auszudrucken.

Neben den stets wiederkehrenden Unkenrufen rund um das „papierlose Büro“ haben die Hersteller von Output-Geräten auch zunehmend gegen einen schlechten Ruf hinsichtlich der Sicherheit zu kämpfen. Denn Drucker und Multifunktionsgeräte werden öfter als Einfallstore für Cyberattacken gesehen. Sie sollen es Hackern ermöglichen, die gekaperten Geräte als Botnetze für weltweite Distributed-Denial-of-Service- (DDoS) oder Ransomware-Attacken zu nutzen. Aufgrund dessen und da Sicherheit im Rahmen der zunehmenden Vernetzung immer wichtiger wird, haben die Hersteller die Zeichen der Zeit erkannt und ihre Modelle standardmäßig mit entsprechenden Sicherheitsfunktionen ausgestattet.

So zählen bei Ricoh zu den wichtigsten Sicherheits-Features zunächst technische Vorkehrungen, die die größten Sicherheitsrisiken adressieren – nämlich den unerlaubten Zugriff, die Manipulation des Systems oder das Auslesen von Daten von der Festplatte. „Deshalb ist es wichtig, dass die Systeme stets so konfiguriert werden, dass sie mit Inbetriebnahme sicher sind“, erklärt Ingo Wittrock, Director Marketing bei Ricoh Deutschland. Er fordert überdies, dass die eingesetzten Multifunktionssysteme grundsätzlich den wichtigsten Sicherheitsstandards der Branche entsprechen sollten. Dabei seien auch Technologien für die Verschlüsselung und das Überschreiben der Festplatte außerordentlich wichtig. „Berechtigungskonzepte und Lösungen für die Anwenderauthentifizierung und sicheres Drucken gehören inzwischen in vielen Infrastrukturen zum Standard und sollten aus unserer Sicht nicht fehlen“, unterstreicht Wittrock.

Alles für die Umwelt


Die Authentifizierung am Gerät betrachtet auch Marc Recktenwald als äußerst empfehlenswerte Funktion. Denn auf diese Weise sei sichergestellt, dass die Ausdrucke nur von berechtigten Personen abgerufen werden können. „Dies erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern reduziert gleichzeitig auch den Papierverbrauch. Denn nicht abgerufene Ausdrucke werden nach einer definierten Zeit gelöscht“, führt Marc Recktenwald weiter aus. Damit nicht genug unterstreicht er gleichzeitig den hohen Stellenwert von Kryptographie. Denn eine sichere Übertragung der Daten zum Output-Gerät sei enorm wichtig. Dabei sollten die Daten jedoch nicht nur während der Übertragung, sondern auch während sie im Drucker gespeichert sind, verschlüsselt sein.

Neben der Sicherheit zeigen sich die Output-Spezialisten bereits seit längerem hinsichtlich Energieeffizienz und Nachhaltigkeit sehr umtriebig. „Nachhaltigkeit besitzt bei uns einen hohen Stellenwert. Wir recyceln unsere Tonerkartuschen und Tintenpatronen und nutzen sie – zusammen mit wiederverwerteten Plastikflaschen – zur Herstellung neuer Produkte“, berichtet Marc Recktenwald. So sei der HP Envy der erste Drucker, der zu mehr als zehn Prozent aus recyceltem Plastik hergestellt wurde. Zudem habe man hinsichtlich Tinte und Toner seit 2000 mehr als drei Milliarden neue Original-Tonerkartuschen bzw. -Tintenpatronen aus Recyclingkunststoff hergestellt.

Generell verbringt ein typisches Multifunktionsgerät den Großteil seiner Lebensdauer mit dem Warten auf Druckjobs, betont Johannes Bischof. Von daher sollte der Wert im Stromsparmodus so gering wie möglich sein. „Aktuelle Geräte benötigen hier oft weniger als ein Watt. Im Wochenmittel benötigt ein modernes Multifunktionsgerät im Betrieb ca. 1,25 kWh, das ist weniger als die Hälfte dessen, was z.B. eine Waschmaschine durchschnittlich benötigt“, ergänzt Johannes
Bischof.

Bei Konica Minolta hat man bereits 1980 im Unternehmensleitbild verankert, den ökologischen Fußabdruck zu reduzieren. „Mit der Ökovision 2050 haben wir uns dazu verpflichtet, die CO2-Emissionen des gesamten Produktlebenszyklus bis zum Jahr 2050 um 80 Prozent zu reduzieren“, erläutert Johannes Bischof. Im Geschäftsjahr 2017 als Ergebnis dieser Anstrengungen wurden eigenen Angaben zufolge beispielsweise bei der Produktion gegenüber dem Geschäftsjahr 2005 rund 116 Tausend Tonnen CO2-Emissionen und 17 Tausend Tonnen Abfall eingespart.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 3/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Auch bei Ricoh Deutschland treibt man Energieeffizienz und Umweltschutz bewusst voran. „Unsere aktuellen Systeme der IM-C-Serie (siehe Seite 30) besitzen sehr niedrige TEC-Werte“, berichtet Ingo Wittrock. Hinter dem Typical Energy Consumption (typischer Energiebedarf bzw. Stromverbrauch) steckt ein von der Organisation Energy Star eingeführter Wert, um einen vergleichbaren Standard bei der Messung des Stromverbrauchs von Druckern, Kopierern und Scannern zu schaffen. „Unsere Features wie beispielsweise der standardmäßige Auto-Aus-Timer, schnelle Rückkehrzeiten oder Bewegungssensoren, die das Panel bei Annäherung aktivieren, tragen zusätzlich dazu bei, die Energieeffizienz der Systeme zu erhöhen“, berichtet Wittrock weiter. Darüber hinaus biete man spezielle Sustainability-Management-Services. „Dahinter verbirgt sich ein auf Nachhaltigkeit ausgerichtetes Dienstleistungskonzept, das Unternehmen helfen soll, insbesondere die Print- und Output-Management-Infrastruktur im Hinblick auf Energieeffizienz und Ressourcenerhalt zu optimieren und so die gesamte CO2-Bilanz zu verbessern“, so Ingo Wittrock abschließend.

Bildquelle: Getty Images / iStock

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