Innogy setzt auf Cloud-Plattform

Digital durchstarten

Die Digitalisierung hat viele Facetten. Doch am Ende geht es immer darum, zu optimieren, Innovationen umzusetzen und das eigene Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Vor diesem Hintergrund setzt der Energiekonzern Innogy für viele Transformationsprojekte auf eine Cloud-Plattform für das Dokumentenmanagement.

Innogy setzt auf Cloud-Plattform

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Innogy setzt in Sachen IT-Innovationen bewusst auf die Impulse der Fachabteilungen. Diese werden sehr eng in die Auswahl neuer Systeme eingebunden und gestalten lokale Prozesse selbst. Insbesondere die Automatisierung von manuellen Abläufen zur Schonung der Ressourcen steht aktuell hoch im Kurs. Die zeitaufwendige Dokumentenerfassung und -bearbeitung soll effizienter gestaltet und weitestgehend durch Technologie erledigt werden, sodass mehr Kapazitäten für die komplexen Kernaufgaben entstehen. In diesem Rahmen vertraut der Energiespezialist nun auf eine Cloud-Lösung für die Dokumentenerfassung von Ephesoft. Die Abteilungen Buchhaltung, Lagerlogistik und Fuhrparkmanagement profitieren bereits davon.

Als eine der ersten Maßnahmen sollte ein Papierarchiv in Vorbereitung auf einen Umzug von Brühl nach Köln digitalisiert werden. Mit reiner Handarbeit wäre diese Aufgabe unlösbar gewesen: Rund 80.000 Ausgangsrechnungen lagen in gedruckter Form vor. Selbst bei einer gering angesetzten Bearbeitungszeit von nur fünf Minuten pro Beleg hätte der manuelle Prozess einen Mitarbeiter über drei Jahre seiner Arbeitszeit gekostet. Hinzu kam eine technische Hürde: Die Rechnungen enthielten Barcodes, anhand derer sie im Dateisystem abgelegt werden sollten. Diese ließen sich nicht ohne ein entsprechendes IT-Tool
auslesen. Das Software-Tool „Ephesoft Transact“ erfasste mit dem Scannen automatisch die Codes und legte die Ausgangsrechnungen digital ab, wobei aus dem Barcode die Ordnerstruktur und Dateinamen
abgeleitet wurden.

Einsatz in der Logistik

Die digitale Dokumentenverarbeitung sorgte auch in der Lagerlogistik für Effizienzsteigerung und Kostenreduktion. Die Mitarbeiter hier arbeiten täglich mit Stoffen, die Prüfzertifikate benötigen. Vor der Optimierung waren diese in wasserdichten Folien an der jeweiligen Palette angebracht und begleiteten so das jeweilige Material durch den Verarbeitungsprozess. Doch dieses Vorgehen sorgte immer wieder dafür, dass Unterlagen verunreinigt wurden oder verloren gingen. Es musste also eine weniger fehleranfällige Herangehensweise gefunden werden. Über eine von Innogy selbst gestaltete Schnittstelle kann jedes Material bereits bei Eingang direkt in SAP DVS erfasst werden. Das entsprechende Prüfzertifikat wird dem Ablauf zweifelsfrei zugeordnet und begleitet den jeweiligen Stoff über den gesamten Prozess digital. So ist es äußeren Bedingungen nicht ausgesetzt und jeder Mitarbeiter, der auf das Zertifikat zugreifen muss, kann es per Klick im System abrufen. Ein willkommener Nebeneffekt: Die Papiermenge wird drastisch reduziert. Das gilt auch für die Frachtbriefe, die inzwischen per Scan an einem der zahlreichen Multifunktionsgeräte direkt in das IT-System gelangen. Das Software-Tool liest die Dokumente aus, erfasst die wesentlichen Informationen und transferiert die Metadaten über eine von Innogy programmierte Schnittstelle automatisch in das Dokumentenmanagementsystem. Dies wird so zur Wissensquelle und stellt allen Mitarbeitern jeweils die Details und Belege zur Verfügung, die benötigt werden.

Neben diesen relativ überschaubaren Prozessen digitalisiert das Unternehmen mit dem Tool auch komplexere Abläufe, um die Fehlerquote zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Im Fuhrparkmanagement werden einige Hundert Dienstfahrzeuge betreut, wozu auch das Management der Ordnungswidrigkeiten gehört. In der Vergangenheit musste ein Mitarbeiter bei jedem Vorfall herausfinden, auf welches Fahrzeug er sich bezieht und welcher Mitarbeiter zum betreffenden Zeitpunkt dafür verantwortlich war. Dieser wird dann mittels Anschreiben an die ausstellende Behörde gemeldet, sodass diese den entsprechenden Bescheid dem Fahrer erneut zustellen kann. Manuell entsteht so ein Aufwand von etwa zehn bis 15 Minuten je Fall. Durch die automatische Erfassung von Fahrzeug und Behörde sowie die Zuordnung des verantwortlichen Mitarbeiters inklusive Erstellung des Anschreibens und Dokumentation des gesamten Ablaufs reduziert das DMS-Tool den Aufwand um 80 Prozent. Auf diese Weise werden bei den Mitarbeitern der Abteilung Ressourcen für andere Aufgaben frei. Doch der Energie­konzern konzentriert sich nicht nur auf die Optimierung bestehender Arbeitsabläufe. Auch neue Prozesse werden direkt auf der Plattform abgebildet, um Lösungen rund das Dokumentenmanagement zu nutzen. Beispielsweise entstehen für die über 7.000 internationalen Ladepunkte für E-Fahrzeuge über ihren Lebenszyklus verteilt eine immense Menge an Dokumenten, deren manuelle Ablage nicht umsetzbar wäre. Die automatische Erkennung unterschiedlicher Protokolle durch das System und deren direkte Ablage in SAP dauert weniger als eine Minute. Zusätzlicher Arbeitsaufwand und Papierverbrauch werden von Anfang an vermieden.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 07-08/2018. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Günstiges Lizenzmodell

Aktuell gibt es bei dem Energiespezialisten die Idee, mehrere Hundert Multifunktionsgeräte im Konzern an das System anzubinden. Das Ergebnis wären durchsuchbare PDFs nach jedem Scanvorgang, die zahlreiche Fachabteilungen in diversen Prozessen unterstützen würden. Dank des Lizenzmodells des DMS-Anbieters kann das Unternehmen diese und weitere Projekte selbstständig und ohne jegliche Zusatzkosten umsetzen. „Der Hersteller bietet uns eine stabile Plattform und ein kosteneffizientes Lizenzmodell, mit dem wir unsere Projekte selbstständig umsetzen können“, erklärt Alexander Stephan, Projektleiter bei Innogy SE. „Die Veröffentlichung von zwei neuen Programmversionen pro Jahr hat uns besonders überzeugt. So entwickelt sich die Technologie stetig weiter und wir können auch künftig Digitalisierungsprojekte umsetzen.“

Die Innogy SE ...

... ist ein führendes deutsches Energieunternehmen mit einem Umsatz von rund 43 Mrd. Euro im Jahr 2017, mehr als 42.000 Mitarbeitern und Aktivitäten in 16 europäischen Ländern. Mit ihren drei Firmenbereichen Erneuerbare Energien, Netz und Infrastruktur sowie Vertrieb adressiert man die Anforderungen einer modernen dekarbonisierten, dezentralen und digitalen Energiewelt.

Bildquelle: Innogy

 

 

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