Newbies an Bord

„Digital reinhören“

Christoph Stanek, Senior Manager Corporate Communications bei New Work SE, hält es für „enorm wichtig, dass wir ‚digital reinhören‘, welche Bedürfnisse die neuen Kollegen im Onboarding haben.“

Christoph Stanek, Unternehmenssprecher von New Work SE

„Die HR-Kollegen bei uns versuchen für die ‚Newbies‘ jederzeit per E-Mail und Slack erreichbar zu sein“, so New-Work-SE-Unternehmenssprecher Christoph Stanek.

ITD: Herr Stanek, inwieweit hat sich die Corona-Krise in den letzten Wochen und Monaten auf die Stellenangebote in deutschen Großunternehmen ausgewirkt? Gab es zeitweise etwa einen Einstellungsstopp?
Christoph Stanek:
Die Anzahl der insgesamt offenen Stellen, die online verfügbar waren, ist zeitweise um fast 30 Prozent gesunken. Dabei handelt es sich um alle offenen Stellen, also sowohl von kleinen und mittleren als auch Großunternehmen.

ITD: Wie kann die Rekrutierung neuer Mitarbeiter in Krisenzeiten wie der jetzigen mit Kontaktbeschränkungen erfolgen? Welche alternativen Recruiting-Methoden werden derzeit genutzt?
Stanek:
Wir benutzen beispielsweise schon seit geraumer Zeit Video-Interview-Tools für verschiedene Schritte im Bewerbungsprozess. Somit ist die Umstellung auf „100 Prozent online“ für uns eher einfach gewesen. Zusätzlich laufen für die Kandidaten alle Probeaufgaben ebenfalls remote. Beispielsweise evaluieren wir die Programmierfähigkeiten von Entwicklern z.B. via Github.

ITD: Inwieweit haben Großunternehmen bereits vor der Krise auf digitales Onboarding vertraut?
Stanek:
Das digitale Onboarding war oftmals in den Unternehmen üblich, die einzelne Mitarbeitenden an weit entfernt gelegenen Standorten hatten – z.B. in anderen Ländern. Unserer Erkenntnis nach war aber digitales Onboarding bisher nicht so weit verbreitet.

Das Onboarding bei uns an dem Standort in Hamburg war vor Corona ein Mix aus persönlichem und digitalem Onboarding. Der persönliche Kontakt im Onboarding ist ein wesentlicher Bestandteil, um unsere Unternehmenskultur vermitteln zu können. Daher gibt es bei uns, neben täglichen Updates per Slack auch wöchentliches sogenannte Campfires. Das ist der Ersatz eines wöchentlichen Firmen-Meetings, bei dem der Vorstand zu allen Mitarbeitern spricht und neue Projekte vorgestellt werden. Im Campfire läuft das als Videoaufzeichnung digital ab.

Aufgrund von Covid-19 ist der persönliche Kontakt aktuell nicht oder nur eingeschränkt möglich, daher ist das digitale Onboarding in den Fokus gerückt.

ITD: Welche Tools/IT-Lösungen spielen dabei eine große Rolle?
Stanek:
Bei der Einrichtung der IT-Infrastruktur mit Hilfestellungen zur Software seitens der IT z.B., werden Tools wie Teamviewer etc. genutzt.

Workday ist unser Personalmanagement-Tool im gesamten Unternehmenskosmos und hilft uns dabei, flächendeckend HR-Prozesse abzubilden (u.a. auch das Onboarding). Außerdem nutzen wir Adobe Pro für vertragliche Angelegenheiten. Für den Austausch und die Teamkommunikation läuft viel über Applikationen wie Slack oder Zoom, um im direkten Austausch sprechen zu können.

ITD: Worin bestehen die Herausforderungen von beispielsweise virtuellen Vorstellungs- bzw. Einstellungsgesprächen? Was sind häufige Stolpersteine?
Stanek:
Der Stolperstein ist die Kultur. Hier ist es wichtig, sich auch remote viel Zeit zu nehmen, um herauszufinden, ob die Kultur für beide Seiten passt.

ITD: Wie erfolgt die Vertragsunterzeichnung während einer Krise wie der Corona-Pandemie?
Stanek:
Wir können hier nur von uns sprechen: Wir haben bereits vor der Corona-Pandemie in einen Prozess investiert, der das rechtssichere digitale Unterzeichnen von Dokumenten ermöglicht, da wir über mehrere Standorte hinweg zusammenarbeiten. Aus diesem Grund konnten wir im Lockdown alle wesentlichen Dokumente ohne Aufwand aus dem Home Office bearbeiten und unterzeichnen.

ITD: Wie lässt sich die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters gestalten, wenn dieser direkt im Home Office bleiben soll?
Stanek:
Neben den technischen Lösungen und dem Erklären dieser ist der Austausch und das Soziale aus unserer Sicht wichtig. Der „soziale Kitt“ eines Unternehmens, die Kultur der Firma, ist dann schwer herzustellen bzw. schwer neuen Kollegen näherzubringen, wenn vom ersten Tag an die Zusammenarbeit remote stattfindet. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass neue Kollegen von Anfang an auch in Calls oder Austauschformen eingebunden sind, die nicht rein beruflich sind – seien es ein digitaler Coffee-Break oder Feierabendbier per Slack. Der Smalltalk an der Kaffeemaschine, den alle kennen, muss möglichst auch digital abgebildet werden, damit Neue schnell ankommen.

Die HR-Kollegen bei uns versuchen für die „Newbies“ jederzeit per E-Mail und Slack erreichbar zu sein. Das ist insbesondere für unsere neuen internationalen Kollegen wichtig, da es das „Ankommen“ erleichtert.

ITD: Welche Fehler machen Unternehmen beim digitalen Onboarding häufig, die sich leicht vermeiden lassen?
Stanek:
Zu sehr von sich selbst auszugehen. Also zu denken, ich arbeite ja auch zu Hause, dann werden die neuen Kollegen das auch schaffen. Aber alle „alten Hasen“ hatten ihr Onboarding vor der Corona-Pandemie und arbeiten mit den Kontakten und dem beruflichen Netzwerk, welches sie sich schon „offline“ aufgebaut haben. Die Realität für Newbies ist hier ungleich herausfordernder.

Es ist enorm wichtig, dass wir „digital reinhören“, welche Bedürfnisse die neuen Kollegen im Onboarding haben.

ITD: Welche Rolle wird das digitale Onboarding in Deutschland nach der Krise spielen?
Stanek:
Sollte sich der Trend fortsetzen und immer mehr Firmen auf weitreichende Mobile-Office-Regelungen setzen, gar das Arbeiten von zu Hause für immer erlauben, so wird das digitale Onboarding professioneller ablaufen müssen. Um ein Zugehörigkeitsgefühl bei neuen Mitarbeitenden zu erzeugen, ist der Transfer der Unternehmenskultur wichtig. Das entwickelt sich an der Kaffeemaschine, beim kurzen Gespräch am Fahrstuhl oder bei Afterwork-Aktivitäten. Wenn die dauerhaft wegfallen oder weniger werden, dann muss genau hier beim digitalen Onboarding angesetzt werden.

Aus diesem Grund führt unser OCD-Team (Organisational and Cultural Development) bei uns digitale Onboarding-Sessions durch, die vor allem auf die Vermittlung der Kultur abzielen.

Bildquelle: New Work

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