Lizenzinformationen überblicken

Digital Rights: Urheberrechte einhalten

Im Unternehmensalltag werden drohende Urheberrechtsverletzungen meist ignoriert – mit teuren Folgen.

Copyright

Ein Unternehmen soll für ein Foto auf der Webseite oder in einer Broschüre 10.000 Euro oder mehr zahlen. Vollkommen überzogen – mag sein, unrealistisch sind fünfstellige Beträge für einzelne Bilddateien jedoch nicht. Denn die wenigsten Unternehmen verfügen über Mechanismen, die sicherstellen, dass Lizenzrechte an Bildmaterial und anderen Inhalten nicht verletzt werden. Teure und zeitraubende Urheberrechtsklagen sind daher keine Seltenheit.

Die Menge der in der Unternehmenskommunikation verwendeten digitalen Inhalte wächst stetig. In zunehmendem Maße kommen Fotos auf der Firmenwebseite und in analogen wie digitalen Produktkatalogen, Videos in sozialen Medien oder Stockfotos in Newslettern zum Einsatz. Überlegungen, ob dadurch Urheberrechte verletzt werden, stehen bei der Entscheidung für oder gegen ein digitales Asset häufig nicht im Vordergrund.

Welche Folgen dies haben kann, verdeutlicht ein Beispiel aus der Praxis: Vor einiger Zeit kam ein Hersteller von Maschinen für Haushalt und Industrie auf Canto zu. Das Unternehmen musste zum einen eine fünfstellige Geldstrafe zahlen, weil es Urheberrechte verletzt hatte. Zum anderen hatte das Gericht die Auflage erteilt, eine spezielle Software zu implementieren, um solche Verstöße künftig zu vermeiden. Dem vorangegangen war die Klage eines Fotografen, der zwar vom Unternehmen mit der Erstellung von Fotos beauftragt worden war. Dieses verwendete die Bilder jedoch in einem nicht lizensierten Kontext.

Zeitdruck versus (Rechts-)Sicherheit

Zwar werden Lizenzinformationen in vielen Unternehmen durchaus dokumentiert. Im Arbeitsalltag erweisen sich die üblicherweise externen Datenbanken oder Excel-Dateien aber als nicht zielführend. Theoretisch sollen dort zwar bei jeder Verwendung eines Fotos vorher die Lizenzbestimmungen nachgelesen werden. Zeitdruck und fehlende Sensibilität veranlassen aber häufig dazu, Workflows zu komprimieren und vermeintlich überflüssige Arbeitsschritte auszulassen. Aktuelle Entwicklungen machen die Situation nicht übersichtlicher: Moderne Kommunikation lebt von Geschwindigkeit. Zudem ist es ohne geeignete Hilfsmittel nahezu unmöglich, bei einer wachsenden Content-Menge zu überblicken, wo sich auf Webseiten oder Social-Media-Plattformen Fotos finden, für die die Nutzungsrechte erloschen sind.

Ziel muss es für Unternehmen sein, die Komplexität der Lizenzverwaltung zu reduzieren, um Schadensersatzklagen zu vermeiden und die Mitarbeiterkapazitäten zu schonen. Dafür bedarf es eines Digital Rights Managements, das integraler Bestandteil der Prozesse im Unternehmen ist. Strukturierte Workflows und IT-Lösungen sind dabei zwar ein wichtiger Faktor. Damit Digital Rights Managements im Unternehmensalltag aber auch tatsächlich angewendet wird, müssen die Mitarbeiter nicht nur sensibilisiert, sondern die Lösungen gemeinsam mit ihnen erarbeitet werden.

Grundgedanke und -aufgabe ist es, alle erforderlichen Dateiinformationen in einer zentralen Medienverwaltung, dem Digital Asset Management, zusammenzubringen, konkret: Lizenzinformationen direkt mit dem Bild zu verknüpfen. Media-Asset-Management-Systeme arbeiten dabei mit Automatismen. So müssen nicht alle Lizenzinformationen per Hand eingegeben werden. Die meisten Stockfotos oder auch Fotografenbilder bieten diese Informationen bereits in ihren Metadaten. Gute Systeme lassen sich so konfigurieren, dass die Lizenzinformationen beim Download von Fotos automatisiert eingelesen werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch Fehler beim Übertragen. Hilfreich sind detaillierte Metadaten zudem, um die Verwendung von Bildern nachzuvollziehen und um zu warnen, wenn Lizenzen auslaufen oder Dateien unrechtmäßig verwendet werden sollen.


*Andreas Mockenhaupt ist Director of Canto Professional Services bei der Canto GmbH

Bildquelle: Thinkstock/ iStock

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