Damit IT-Projekte von Erfolg gekrönt sind

Digitalberatung auf Augenhöhe

Die Etablierung digitaler Geschäftsmodelle beschäftigt Unternehmen ungemein. Damit entsprechende Projekte von Erfolg gekrönt sind, kommt es auf die richtige IT- und Strategieberatung an.

Beratung auf Augenhöhe

Wichtig ist eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Berater und Kunde.

Unternehmen stehen permanent unter Druck: Um wettbewerbsfähig zu bleiben oder der Konkurrenz gar immer einen Schritt voraus zu sein, müssen sie Markttrends vorhersagen oder zumindest rasch erkennen und umgehend darauf reagieren können. Einer dieser Trends ist natürlich die Digitalisierung, der sich wohl niemand mehr entziehen kann. Im Rahmen entsprechender Projekte geht es in der Regel dann auch immer um die Einführung einer unterstützenden, meist neuen IT-Architektur bzw. innovativer Tools – und hier muss jedes Anwenderunternehmen mit seinem entsprechenden Fokus individuell beleuchtet werden. Während dem einen Unternehmen im „War for Talent“ möglicherweise ein moderner, digitaler Arbeitsplatz besonders wichtig ist, mag es einem anderen Unternehmen eher um die intelligente Automatisierung der Prozesse in Verbindung mit Künstlicher Intelligenz (KI) oder eine bessere Kundenbindung dank „Digital Customer Journey“ gehen. Digitalisierung kann also ganz unterschiedlich aussehen und sich dementsprechend komplex gestalten. Daher stützen sich viele Unternehmen auf externe Berater, die ihnen im Prozess der Digitalen Transformation zur Seite stehen.

Bei der Auswahl ihres IT- und Strategieberaters sollten die digitalisierenden Unternehmen dann auf Faktoren wie unternehmerische und technologische Kompetenz, passendes Know-how sowie relevante Branchenexpertise achten, betont Jonquil Hackenberg, Head of C-Suite Advisory und Senior-Partner bei Infosys. Gerade die Branchenerfahrung rückt auch Frédéric Munch, Leiter von Sopra Steria Next, in den Fokus, „denn es ist über ein allgemeines technisches Verständnis hinaus wichtig, dass der Berater die spezifischen Herausforderungen und Geschäftsmodelle einer Branche versteht und ihre individuelle Kultur kennt“, so der Experte. Außerdem gehe es bei der Auswahl nicht nur darum, Berater für das nächste Projekt zu finden, sondern Menschen mit Know-how und Empathie für einen meist langfristigen Transformationsprozess. Sie müssen in der Lage sein, die gesamte Wertschöpfung von der Konzeption bis hin zur Implementierung zu begleiten. Dabei sollten die Berater zeitgemäße Methoden und moderne Technologien verwenden. „Und schließlich hilft es, wenn ein Beratungsunternehmen diese Vielseitigkeit nicht nur behauptet, sondern nachvollziehbar vorlebt“, fügt Munch an.

Für ganz wichtig bei der Auswahl des passenden IT-Beraters hält Torben Belz zudem die Faktoren „Ansprechbarkeit“ und „gute Erreichbarkeit“. Für Kunden sollten stets ein persönlicher Ansprechpartner sowie eine Vertretungsperson für diesen verfügbar sein, so der Geschäftsführer der Plutex GmbH. Regionale Nähe könne sich zudem als sinnvoll erweisen, da sich so Berater und Kunden ohne hohen Zeit- und Kostenaufwand persönlichen treffen können.

Den richtigen Weg finden

Ganz am Anfang einer hoffentlich erfolgreichen IT- und Strategieberatung steht zunächst die Evaluation bzw. Analyse gefolgt von der Zieldefinition. „Zu diesem Zweck setzen sich Anwender und Berater zusammen und grenzen die zu lösende Aufgabe genau ein“, erklärt Belz. „Es wird besprochen, welche Prozesse verbessert oder effizienter gestaltet werden müssen.“ Die Erfahrung zeige, dass hierbei alle Details ausführlich und strukturiert dokumentiert werden sollten. Im zweiten Schritt wird dann ein konkreter Projektplan erstellt, der sämtliche Zeitpläne bzw. Fristen, Verantwortlichkeiten und Kosten berücksichtigt. Desweiteren sollte es stets ein Konzept für den langfristigen Betrieb sowie die Pflege entsprechend eingeführter Tools und Systeme geben. Dazu gehören natürlich Aufgaben wie Monitoring und Sicherheits-Updates oder auch das Backup-Management.

Schnelle Ergebnisse in der Projektphase erziele man grundsätzlich mit agilen und fluiden Methoden, ergänzt Robert Gögele. „Unternehmen wollen heute schon nach ein paar Tagen einen funktionierenden Proof of Concept, also eine vorzeigbare Lösung, auf deren Basis entschieden werden kann“, weiß der Geschäftsführer von Avanade aus der Praxis zu berichten. Hier sei entsprechend auch Mut gefragt, tradierte Mechanismen zu verlassen. Eine gesunde Fehlerkultur sei wichtig – schnell dazulernen sowie schnell umsetzen und andauernd nachjustieren.

Ein guter Berater unterstützt Unternehmen also dabei, den richtigen Weg für das angestrebte Ziel zu finden, klärt aber auch, welche Personen in den Prozess einbezogen werden müssen. „Um die gewünschten Änderungen vornehmen zu können, ist es wichtig, dass die C-Suite in einen so umfassenden Änderungsprozess genauso eingebunden wird wie die Personal- und Finanzabteilungen“, betont Jonquil Hackenberg. Die IT-Abteilung sollte dabei in jede Geschäftsentscheidung miteinbezogen werden. „Wichtig ist, Personen zu involvieren, die täglich mit der Aufgabe oder dem Problem zu tun haben – vollkommen unabhängig von der Hierarchie“, fügt Frédéric Munch an. Nur so könnten Berater und Unternehmen gemeinsam etwas entwickeln, das auch eine hohe Praxisrelevanz und damit Akzeptanz beim Kunden hat.

Agilität weit mehr als eine Phrase

Zu einer professionellen IT- und Strategieberatung gehört es natürlich auch, dass moderne, innovative Techniken und Tools zum Einsatz kommen. Daher rüsten sich derzeit alle Beratungsunternehmen mit neuen Methoden und Formaten, die den Unternehmen helfen sollen, neue Geschäftsströme und Kundenerfahrungen zu schaffen, weiß Munch und nennt einige Schlagwörter, die einen Teil der erforderlichen Fähigkeiten von Beratern abbilden: Design Thinking, Change Management, Reboot Camps und Data Science. Laut Robert Gögele haben sich gerade die Design-Thinking-Ansätze gut bewährt und seien inzwischen ein gefragter und etablierter Standard. „In Kombination mit Scrum für Projekt- und Produktmanagement lassen sich so schnell gute Ergebnisse realisieren“, versichert der Experte. Agilität sei weit mehr als eine Phrase, sie sei gelebte Wirklichkeit. Laut Munch wird Design Thinking aber nur selten richtig verwendet, „weil die echte Expertise dafür meist fehlt“. Eine gute Beratung zu finden, die solche Schlagwörter nicht nur verwendet, sondern mit echtem Leben füllt, weil sie davon auch etwas versteht, scheint also die große Kunst zu sein.

Bei der Plutex GmbH setzt man beispielsweise auf open-source-software-basierte Ticketsysteme und Projektmanagement-Tools. „Mithilfe dieser Service-Management-Werkzeuge, auf die auch die Kunden mittels leicht bedienbaren Webinterfaces Zugriff haben, können in standardisierter Weise Projektpläne erstellt werden“, erläutert Torben Belz. Diese zeigen, welche Schritte wovon abhängig sind, welcher Mitarbeiter verantwortlich ist und welche Meilensteine erreicht werden müssen, bevor das Projekt in die nächste Phase geht. Das Ticketsystem wiederum erfasst die gesamte Kommunikation sowie die einzelnen Arbeitsschritte inklusive der jeweiligen Zeitvorgaben. So sollen sich Verzögerungen frühzeitig erkennen und Fehler vermeiden lassen.

Und trotzdem gibt es immer mal wieder Stolpersteine und knackige Herausforderungen, mit denen sich Berater konfrontiert sehen. Das können beispielsweise eine falsche Erwartungshaltung des Kunden sowie das Fehlen eines klaren Ziels sein. Dies sind mitunter Gründe, weshalb dem Evaluationsgespräch zu Beginn der Zusammenarbeit so viel Bedeutung beigemessen werden sollte. Eine der größten Herausforderungen sieht Jonquil Hackenberg in der Ablehnung von Veränderungen. Ihrer Ansicht nach ist es entscheidend, dass der Wert jeder Transformation greifbar artikuliert wird, damit sowohl die Geschäftsebene als auch die Technologieteams verstehen, was geändert werden muss, wie es sich ändern wird und was die Vorteile sind. Ähnlich sieht es Robert Gögele: Die Technologie sei relativ leicht zu beherrschen. Der Faktor „Mensch“ wäre nicht so leicht „programmierbar“. Darum sei es so wichtig, die Teams strukturell, technologisch und eben im wahrsten Sinne des Wortes menschlich einzubinden.

Ein Blick auf die Kosten

Die Zusammenarbeit mit Beratungsunternehmen ist in der Regel arbeitszeitbasiert und wird entweder über aufwandsbezogene Tagessätze oder über definierte Beratungspakete zu Festpreisen vergütet. „Projekte in einem sehr agilen Umfeld lassen sich aber am besten über Time and Materials (T&M) umsetzen, also dem tatsächlichen Aufwand“, weiß Frédéric Munch. Bei Plutex gibt es z.B. einerseits die Möglichkeit, einen IT-Consultant für die Evaluation und Beratung vor Ort mit einem Stundensatz von 95 Euro zu buchen. Andererseits „bieten wir Beratungspakete an, die sich vor allem für komplexere Fragestellungen und Projekte eignen“, so Torben Belz. „Die Kosten liegen hier zwischen 799 und 1.599 Euro.“ Bei diesen Beratungspaketen stehe ein vorher vereinbarter Festpreis, unabhängig von der geleisteten Stundenzahl der Consultants.

Unabhängig vom zeitlichen, personellen und finanziellen Aufwand sollte eine IT- und Strategieberatung schlussendlich stets auf Augenhöhe stattfinden. Das heißt konkret, die Sprache des Kunden zu sprechen und sich keiner „abgehobenen Techsprache“ zu bedienen, betont Belz. Er habe den Anspruch, so zu beraten, dass auch nicht IT-affine Kunden in der Lage seien, eine Entscheidung hinsichtlich ihrer Unternehmens-IT-Strategie zu treffen. Desweiteren bedeute „Beratung auf Augenhöhe“, immer erreichbar und ansprechbar zu sein – einschließlich der Geschäftsführung.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Frédéric Munch baut an dieser Stelle auf Vertrauen und Verlässlichkeit: „Unser Kapital ist nicht das eines allwissenden Experten“, gesteht er. „Wir haben andere Fähigkeiten, können zuhören, Fragen stellen, die Geschichte und den besonderen Kontext unseres Kunden verstehen.“ Und für Robert Gögele bedeutet „Beratung auf Augenhöhe“ letztlich, wenn er sich in einem Workshop mit Kunden befinde und man hierbei nicht merke, wer Kunde und wer Dienstleister sei.

Bildquelle: Getty Images / Digital Vision

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