Justiz optimiert Verwaltungsprozesse

Digitale Akte im Gerichtssaal

Die Justizverwaltung in Hessen gehört zu den Vorreitern der digitalen Arbeitsweise und baut sie konsequent aus – trotz des rechtlich anspruchsvollen Umfeldes.

  • Das Justizministerium in Wiesbaden.

  • „Die strukturierte, elektronische Bearbeitung ist für uns die Arbeitsweise der Zukunft“, erklärt Patrik Wagner, Regierungsdirektor beim Hessischen Ministerium für Justiz, Integration und Europa.

In Strafprozessen müssen sich Richter, Staatsanwälte und Verteidiger schon mal durch 300 Papierordner kämpfen. Sie enthalten eine Fülle an Zeugenaussagen, Gutachten und Unterlagen der Polizei, die man sichten und im Verfahren parat haben muss: Allein von der Logistik her eine Herausforderung. Wie es besser geht, zeigt die Justiz in Hessen. Sie bietet seit gut drei Jahren parallel zur rechtlich verbindlichen Papierakte ein digitales Arbeitsmittel an: die eDuplo-Akte auf DVD. Sie beendet das Massenkopieren und Verladen an die Beteiligten. Außerdem sind die Inhalte klassifiziert abgelegt und lassen sich durchsuchen, was die Recherche deutlich verkürzt. „Die strukturierte, elektronische Bearbeitung ist für uns die Arbeitsweise der Zukunft“, erklärt Patrik Wagner, Regierungsdirektor beim Hessischen Ministerium für Justiz, Integration und Europa mit Sitz in Wiesbaden.

„Alle Schriftstücke, die wir für die tägliche Arbeit brauchen, sollen digital zur Verfügung stehen. Und was nicht durchsuchbar ist, wie eingehendes Papier, machen wir durchsuchbar“, so der Referatsleiter in der Abteilung Informationstechnik, Organisation, Bau und Justiz-Controlling. Die technische Basis liefert die Software NSi Autostore von Notable Solutions (NSi), die gescanntes Papier per OCR erfasst und nach Wunsch aufbereitet und ablegt. Bislang 30 Justiz-Standorte in Hessen nutzen die Software, um Belege an Multifunktionsgeräten (MFP) zu digitalisieren und in RTF oder durchsuchbares PDF zu konvertieren. Die Verarbeitung lässt sich einfach starten, da Autostore intuitive Bedienoberflächen für MFP-Displays bereitstellt. Auch den gewünschten Archivort definiert der Anwender direkt am Gerät, wo – per Folder-Browser-Funktion – der Navigationsbaum des Gerichtsservers erscheint.

Start in Darmstadt

Den Anfang machte Landgericht Darmstadt, das sich u.a. mit großen Wirtschaftsprozessen beschäftigt. Für die immensen Umfänge suchte man nach einer Lösung und folgte der Empfehlung des beratenden MFP-Lieferanten Ricoh, Papierdokumente zu digitalisieren und die Suche nach Schlagworten zur ermöglichen. „Das Projekt der Wirtschaftsstrafkammer war so erfolgreich, dass wir Autostore der zentralen IT-Stelle vorstellten und es anschließend zum Standard wurde“, erinnert sich Jörg Leisge, Key Account Manager von Ricoh Deutschland. Im Jahr 2010 führte das Ministerium die eDuplo-Akte flächendeckend ein, ließ interessierte Gerichte mit neuen MFPs mitsamt der Software installieren sowie einige Hochleistungsscanner für zentrale Poststellen aufstellen.

Mittlerweile nutzt mehr als ein Drittel der 2.000 hessischen Richter und Staatsanwälte die elektronische Akte. Dazu kommt ein potentieller Nutzerkreis von rund 1.300 Rechtspflegern und knapp 20.000 Rechtsanwälten. Sie alle profitieren vom schnellen Zugriff, der auch direkt im Gerichtssaal möglich ist. Während sie eine gewünschte Info nun am Laptop aufrufen können, wurde früher die Verhandlung unterbrochen, weil der Justizwachtmeister auf die Suche gehen musste.

„Den Zeitgewinn sehen immer mehr Richter und stellen ihre Arbeitsweise um“, berichtet Patrik Wagner. Eine Verpflichtung gäbe es allerdings nicht, da Richter unabhängig sind und ihre Arbeitsmittel frei wählen können. Ein entscheidender Unterschied zu Unternehmen in der freien Wirtschaft, in denen Strategien zur Effizienzsteigerung oft vom Management angeordnet werden. „Wir arbeiten rein angebotsorientiert und müssen Lösungen schaffen, die eine hohe Akzeptanz finden“, betont der Referatsleiter.

Hessens Justiz gehört zu den Vorreitern in der digitalen Arbeitsweise und stellte bereits im Jahr 2007 auf den elektronischen Posteingang um. Digitaler Zahlungsverkehr, initiativer elektronischer Postausgang oder die eDuplo-Akte sind äußere Zeichen dafür, wie konsequent man die Strategie verfolgt – trotz des rechtlich anspruchsvollen Umfeldes. „Wir sind dabei, unsere Scann-Konzepte voranzutreiben“, sagt Patrik Wagner. „Die Kunst ist, den Medienbruch langfristig zu überwinden und dabei die Mitarbeiter an Bord zu behalten.“

Aufgrund der rechtlichen Rahmenbedingungen kann Papier nicht gänzlich abgeschafft werden, aber die Bearbeitung lässt sich durch intelligente Dokumentenprozesse merklich verbessern. Was dies jedoch konkret bedeutet, wird unter Experten diskutiert. Die einen favorisieren die Idee der zentralen Poststelle, weil sie mit Hochleistungsgeräten einen hohen Effizienzgrad bringt. Aber sie bildet die Realität des Sachbearbeiters nur unzureichend ab, da er nicht selbst bestimmen kann, wann er Papier scannt. Diese Freiheit bietet nur die bedarfsorientierte, sprich dezentrale Erfassung. Als Eingabemedien dienen MFPs, digitale Kopierer oder Arbeitsplatzscanner, wie sie heute in vielen Verwaltungen stehen. Diesen Bereich haben Behörden in den vergangenen Jahren ihren finanziellen Möglichkeiten entsprechend vorangetrieben.

hmdj.hessen.de

Bildquellen: HMdJ

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