Kommentar von Steffen Exeler, Rewoo

Digitale Flexibilität ist Trumpf

Ein Kommentar von Steffen Exeler, Director Business Development bei der Rewoo Technologies AG, über flexible BPM-Modelle und deren Vorteile

Steffen Exeler, Rewoo

Steffen Exeler, Director ­Business Development bei der Rewoo Technologies AG

Die Privat- und die Geschäftswelt haben sich in einem enormen Tempo weiterentwickelt. Diese Geschwindigkeit hat ein Unternehmen wie die Otto Group als Chance erkannt, seine Möglichkeiten genutzt und sich vom klassischen Katalogversender in einen E-Commerce-Spezialisten weiterentwickelt. Und konnte eben deswegen gegen die neuen Giganten wie Amazon bestehen. Laut einer aktuellen Deloitte-Studie glaubt über ein Drittel deutscher Unternehmen an maßgebliche Veränderungen seiner Geschäftsprozesse in den kommenden Jahren durch die digitale Welt.

Die zentrale Frage für Unternehmen ist dabei: „Wie bewerkstellige ich die durch diese Digitalisierung hervorgerufenen Veränderungen?“ Was das Geschäftsprozessmanagement als Kernprozess der betrieblichen Ordnung betrifft, lässt sich diese Frage wie folgt beantworten: „Keinesfalls mit dem üblichen Werkzeugkasten!“ Nur, wie sieht ein solch „üblicher“ Werkzeugkasten aus? Vielfach sind Planungs-, Steuerungs- und Produktionssysteme, also etwa Projektsoftware, BI-Lösungen und ERP-Programm, voneinander getrennte Einheiten. Das Ergebnis dieser reinen „Zweckehen“ ist hinlänglich bekannt: überschrittene Budgets, nicht eingehaltene Termine, ein Mangel an Echtzeitinformationen wie etwa zum Projektstatus oder unterschiedliche Versionen eines wichtigen Dokuments.

Grund für dieses Dilemma ist auch, dass sich viele der sogenannten Business-Process-Management-Programme (BPM), die eigentlich Transparenz und Effizienz in diese IT-Strukturen bringen sollten, den neuen Realitäten ebenfalls nicht angepasst haben. Sie setzen zudem auf überkommene Hierarchien und vernachlässigen den hybriden Steuerungsansatz, der viel besser wäre. Hybrid heißt, in einem einzigen System komplexe Zielsysteme zu verstehen, sich selbst kontinuierlich zu überwachen und zu verbessern und die verschiedenen Phasen der Planung, der Produktion und des Controlling in einer einzigen Umgebung zu vereinen. Alternativ, dort wo es sinnvoll ist, vereint das System die Managementprozesse mit den Produktionsprozessen der Spezialsysteme, etwa Buchhaltung oder Maschinensteuerung. Im Ergebnis entsteht dann eine moderne, ganzheitliche und unternehmensübergreifende Kollaboration.

Diese Kollaboration ist keineswegs ein Marketing-Gag der IT-Industrie zur Forcierung des Produktverkaufs: Heutzutage ist es die Regel, dass Unternehmen Ausschreibungen, Angebote und Pläne digital erstellen und verwalten, also ein umfassendes Dokumentenmanagement in der digitalen Welt betreiben. Darauf müssen alle dazu berechtigten Mitarbeiter jederzeit Zugriff haben, auch mit mobilen Geräten. Zudem muss stets Klarheit über die kaufmännischen und operativen Aspekte der diversen Projekte bestehen, das heißt, alle Beteiligten müssen zu jeder Zeit exakt wissen, welcher Prozessschritt gerade welche Aktion benötigt. Das ganze System muss darüber hinaus revisionssicher sein und die gesamte Wertschöpfungskette rollenspezifisch steuern. Hier wachsen also Operational Intelligence, Projektsteuerung, Dokumentenmanagement, Workplace Collaboration, Datenintegration und Knowledge Management zusammen. Zudem passen sich hier diese Prozesse an die sich ändernden Unternehmensrealitäten an und es werden Daten aus sämtlichen IT-Anwendungen in eine solche agile Prozessumgebung eingebunden.

Unternehmen brauchen digitale Flexibilität in ihrem Geschäftsprozessmanagement, unabhängig von der Unternehmensgröße, dem Alter oder der Art ihres Geschäfts. Alles andere wäre bestenfalls Sentimentalität und Festhalten an den „guten alten Zeiten“, schlimmstenfalls wäre es Schönfärberei und Realitätsferne. Beides führt nicht zum geschäftlichen Überleben.

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