Mit EDI Papierflut beseitigt

Digitale Rechnungen

Die Murrelektronik GmbH, Anbieter von Anwendungslösungen für die industrielle Automatisierung, stellt aufgrund des hohen Rechnungsaufkommens auf dem Postweg auf den elektronischen Versand um.

Murrelektronik

Um der Flut von bis zu 1.500 Rechnungsdokumenen Herr zu werden, hat sich Murrelektronik für den elektronischen Versand entschieden.

Der Anstoß zur Umstellung kam zum einen von der Kundenseite. Die Nachfrage nach elektronischer Datenverarbeitung wurde immer größer, da besonders große Unternehmen und Konzerne längst auf EDI (Electronic Data Interchange) Basis arbeiten. Digitalisierte Rechnungen haben in diesem Prozess den größten Mehrwert für den Empfänger, da die Daten nicht mehr separat in ein System eingespeist und bearbeitet werden müssen und so Fehlerquote und Arbeitsaufwand minimiert werden. Auf der Seite des Rechnungsstellers werden die Daten direkt aus dem örtlichen ERP-System ausgeführt.

Auch von der Geschäftsleitung wurde eine Umstellung auf digitale Prozesse gefordert. Schwierigkeiten mit Bestell- und Lieferscheinen, Zeitaufwand sowie hohe Fehlerquote und administrativer Aufwand verursachten bei mehreren tausend Transaktionen täglich hohe Kosten. Die Forderung der Geschäftsführung: optimierte Prozesse und demzufolge eine Kostensenkung.

Um einen Medienbruch zu vermeiden, macht eine Umstellung auf elektronische Rechnungen nur Sinn, wenn auch der Bestellprozess elektronisch abläuft. Vor Einführung der elektronischen Bestellverarbeitung und Rechnungsstellung wurde bei Murrelektronik der komplette Bestell- und Rechnungsprozess papierbasiert abgewickelt. Bestellungen gingen elektronisch, schriftlich oder telefonisch ein und mussten dementsprechend manuell in das ERP-System eingepflegt werden. Lieferscheine und Rechnungen wurden gescannt und zur weiteren Bearbeitung durch die Buchhaltung oder das Sales-Team über Texterkennungssysteme (Optical Character Recognition, OCR) in das vorhandene SAP ERP-System überführt.

Provider-Know-how spart Ressourcen

Die Suche nach einem geeigneten Provider, der als Partner des Unternehmens die Digitalisierung unterstützen sollte, nahm mehr als zwölf Monate in Anspruch. Heidrun Beck, Projektmanagerin SAP-Rollout und EDI bei Murrelektronik, war in den Auswahlprozess von Anfang an involviert. „Wir haben vier Provider verglichen und uns letzten Endes für Crossinx entschieden. Uns hat nicht nur das Angebot überzeugt, sondern auch die Tatsache, dass das Unternehmen bereits international aktiv ist und Erfahrung vorweisen kann.“

Wichtig war dem Anwender zudem, dass der Provider eine individuell zugeschnittene Lösung anbietet. Zunächst wurde der Rechnungsversand betrachtet. Es stellte sich heraus, dass das im Unternehmen installierte SAP-System problemlos elektronische Rechnungen erstellen und versenden kann. Der Dienstleister sollte dementsprechend als Partner für die Datenverarbeitung fungieren und Order, Order Response, Delivery Note und Invoice abwickeln. Gemeinsam legte man die technischen Rahmenbedingungen und das Customizing des Systems fest. Für einen reibungslosen Ablauf muss die Schnittstelle zum Kunden nur einmal eingerichtet werden.

Die erfolgreiche Anbindung des ersten Kunden an die neue EDV in 2013 dauerte zirka acht Monate. Die Auftragserfassung, sowie die Auftragsbestätigungen und Rechnungen werden seither per EDI bearbeitet. Während des Onboarding-Prozesses übernahm Crossinx fast vollständig die Kommunikation zwischen Murrelektronik und den Kunden. „Wir haben bei der Umstellung unseren Fokus zunächst auf die Anbindung unserer Großkunden gelegt, die teilweise bis zu 500 Bestellungen täglich tätigen“, berichtet Beck.

Die Anbindung nimmt pro Kunde etwa vier bis sechs Wochen in Anspruch. Besonders wichtig ist hierbei, dass die Stammdaten sorgfältig in das ERP-System eingepflegt werden. Dazu gehören alle Daten, die den Kunden betreffen, aber auch Informationen zu Preisen und Materialien.

Positive Erfahrungswerte

Bisher wurden einige Großkunden vollständig in das System integriert. Heidrun Beck stellt fest: „Auf den ersten Blick haben wir erst einen sehr geringen Teil unserer Kunden an das System angebunden, allerdings wickeln wir bereits jetzt über 1.000 Transaktionen monatlich über den Kommunikationspartner ab.“

Sich einen Partner ins Boot zu holen hatte natürlich auch einen finanziellen Hintergrund, denn das Einsparpotential ist hoch. „Mit dem Outsourcing haben wir vermieden, uns das technische Know-how selbst aneignen zu müssen, was nicht nur Personal, sondern eben auch Zeit und entsprechend Geld einspart“, so Beck. Zudem schätzt sie, dass durch die Automatismen des Systems etwa 30 bis 40 Prozent administrativer Aufwand eingespart werden – dementsprechend sinken auch die Kosten. Die Zusammenarbeit mit einem Provider bedeutet außerdem, dass es irrelevant ist, welches System beim Kunden vorliegt. Abweichende Datenformate werden direkt in das passende Format übersetzt.

Ein weiterer Vorteil ist die Reduzierung von Fehlern innerhalb der Abläufe. In den Prozess von der Bestellung bis zur Ausgaben wird nur noch dann von außen manuell eingegriffen, wenn der Kunde individuelle Ansprüche stellt, etwa an das Lieferdatum oder eine spontan veränderte Stückzahl. Vorausgesetzt die Stammdaten wurden sorgefältig in das ERP eingepflegt, können Fehler innerhalb der Bestellvorgänge quasi ausgeschlossen werden. Das äußert sich außerdem in einem Rückgang der Reklamationen, die auch einen Kostenfaktor bedeuten.

Murrelektronik plant jährlich weitere zehn Kunden anzuschließen. Bisher rentiert sich der Aufwand nur für Großkunden, auf lange Sicht ist eine vollständige Umstellung nicht ausgeschlossen. „Bisher sind wir zufrieden. Die Zusammenarbeit läuft reibungslos, auf spontane Veränderungen kann schnell reagiert werden und natürlich sprechen die Zahlen für sich.“


Bildquelle: Murrelektronik

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