Digitale Transformation

„Digitales Archiv ist wichtiger Schritt“

Im Interview betont Ingo Gehrke, Senior Director Sales Mid Market Germany bei Dell EMC: „In Nischen werden ältere Speicherformate sicher auch in Zukunft noch ihre Berechtigung haben.“

Ingo Gehrke, Dell EMC

„Unternehmen sollten die neuen IT-Trends am Markt kennen, beobachten und evaluieren“, empfiehlt Ingo Gehrke, Dell EMC.

IT-DIRECTOR: Herr Gehrke, wie präsent sind in Großunternehmen noch Papierarchive, sprich Keller voller Akten?
I. Gehrke:
Einige Unternehmen nutzen zwar nach wie vor noch ein Papierarchiv, stellen aber zunehmend fest, dass das digitale Archiv ein wichtiger Schritt im Rahmen der digitalen Transformation ist. Natürlich ist der Grad der Umstellung auf digitale Prozesse von Branche zu Branche verschieden. Wenn Unternehmen ihre Archive digitalisieren, läuft das meist so ab: Bestehende Papierarchive werden Schritt für Schritt digitalisiert oder über die Jahre „ausgealtert“, wenn es die gesetzlichen Vorschriften erlauben.

IT-DIRECTOR: Inwieweit sind die Unternehmen bereits mit der Digitalisierung ihrer Dokumente vorangeschritten bzw. haben die Digitalisierung überhaupt in Angriff genommen?
I. Gehrke:
Unternehmen haben eines schon mal erkannt: Papierakten brauchen viel Platz, erschweren die Suche nach Dokumenten und gehen mit hohen Kosten einher – denn jedes Dokument wird im Schnitt etwa vier- bis fünfmal kopiert. Viele Mittelstandsunternehmen haben bereits eine Digitalisierungsagenda. Allerdings ist diese meist in erster Linie auf die Unterstützung des jeweiligen operativen Geschäftsmodells ausgelegt – um neue Geschäftsfelder oder Kundengruppen zu erschließen oder die Agilität der Unternehmensprozesse zu erhöhen. Die Digitalisierung von Archiven wird in vielen Fällen mit geringer Priorität angegangen, da dies oft keinen direkten Einfluss auf das operative Geschäft der Unternehmen hat.

IT-DIRECTOR: Sind die digitalisierten Dokumente besser in der Cloud oder auf einem physischen Speichermedium (Magnetband, optischer Datenträger, etc.) aufgehoben? Wo sehen Sie die Vor- und Nachteile der jeweiligen Speichermethode?
I. Gehrke:
Das hängt von den Prozessanforderungen ab. Ein lokaler Speicher oder ein Objectstore hat folgende Vorteile: die schnelle und automatische Ablage aller Dokumente ohne Dubletten, schnelle Volltext- und indexbasierter Suche, flexible Zugriffskontrolle, revisionssichere Ablage und eine hohe Backup-Funktionalität. Ist eine ortsunabhängige Verfügbarkeit wichtig, sind Cloud-Konzepte – oder ein Objectstore – zu empfehlen.

Die Art und Weise, wie und wo Dokumente digital abgelegt werden, ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Entscheidend ist letztlich, wie schnell die entsprechenden Dokumente wieder verfügbar gemacht und nach welchen gesetzlichen Vorgaben sie archiviert werden müssen. Eins steht fest: Die Technologieentwicklung der letzten Jahre unterstützt den Trend der Aufbewahrung auf optischen Medien oder der Cloud.

IT-DIRECTOR: Welche Storage-Methoden eignen sich am besten für eine Langzeitarchivierung von Dokumenten und warum?
I. Gehrke:
Objectstores (Content Adresses Storage) haben die Vorteile von speicherortunabhängiger Adressierung, Migrationsvereinfachung und Medienunabhängigkeit. In diesem Zusammenhang sind aber auch Cloud-Konzepte möglich, die die Vorteile von SW-Verschlüsselung sowie sicherer Authentifizierung und Autorisierungsmöglichkeiten haben.

Die Vorteile von disk- oder cloud-basierter Langzeitarchivierung liegen auf der Hand: eine schnellere Erfüllung gesetzlicher Auskunftspflichten, da ein schnellerer Zugriff und eine bessere Sicherheit gegeben sind – ein Verlust von Bändern ist außerdem ausgeschlossen. Außerdem können Unternehmen beim Erschließen neuer Geschäftsfelder mit Big Data Analytics und Data-Lake-Konzepten auf diese Daten zurückgreifen.

IT-DIRECTOR: Welche Speichermethoden nutzen Großunternehmen tatsächlich anno 2016? Und welche Faktoren üben hierbei einen Einfluss aus?
I. Gehrke:
In den letzten Jahren haben die Menge und die Relevanz von unstrukturierten Daten exponentiell zugenommen – z.B. durch die immer weiter verbreitete Nutzung von Social Media. Die Konsequenz ist ein Anstieg von file-basierten Speichermethoden in vielen Unternehmen. Natürlich werden auch die klassischen Block- und Objektspeichermethoden weiterhin ihre Berechtigung haben. Neue Speichermethoden wie Hadoop sind im Kommen, genährt durch die ansteigende Relevanz der Open Source Community und Trends wie Big Data Analytics.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielt heute noch Magnetband in Großunternehmen?
I. Gehrke:
Das Magnetband spielt noch überall dort eine Rolle, wo Investitionen in diese Technologien höher bewertet werden als neue technische und prozessbezogene Verfahren. Die Gründe, um tatsächlich Magnetbänder einzusetzen, werden aber weniger. Oft wurden hohe Kapazitäten, hohe Kompressionsraten, Auslagerungsfähigkeit der Medien, Energieersparnisse und Haltbarkeit von bis zu 50 Jahren als Gründe für Magnetbänder angeführt.

IT-DIRECTOR: Die Technik verändert sich bekanntlich rapide: Halten Sie es für möglich, dass es in zehn oder 20 Jahren bestimmte Speicherformate nicht mehr gibt?
I. Gehrke:
Möglich ist das natürlich. Aber selbst die bereits mehrfach abgekündigte magnetische Festplatte bekommt immer wieder neuen Aufschwung durch neue Technik wie Shingled Magnetic Recording und Helium-Festplatten. Allerdings zielen diese Entwicklungen darauf ab, die Speicherdichte zu erhöhen, nicht aber die Performance. Hier wird mittel- und langfristig die Flashtechnologie führend sein.

In Nischen werden ältere Speicherformate sicher auch in Zukunft noch ihre Berechtigung haben. Der Standard, den die meisten Unternehmen nutzen, wird allerdings in Bewegung bleiben und sich stetig weiterentwickeln, um den aktuellen schnelllebigen Anforderungen gerecht zu bleiben.

IT-DIRECTOR: Inwieweit können sich Unternehmen sicher sein, dass ihre Dokumente in zehn oder 20 Jahren von ihren aktuell verwendeten Storage-Systemen überhaupt noch auslesbar sind?
I. Gehrke:
Das kann nur mit den genannten Objectstores und den darauf basierenden „CAS“-Verfahren gewährleistet werden, weil hier eine Medienunabhängigkeit garantiert werden kann.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen an dieser Stelle Standards und ISO-Normen oder dergleichen?
I. Gehrke:
Die sind sehr wichtig – weil hier Herstellerunabhängigkeit und Investitionsschutz auch bei der SW gegeben sind. Es sind zudem „Leitplanken“ für die Hersteller, um einen möglichst hohen Grad an Kompatibilität und Investitionsschutz bei neuen Innovationen und Produkten zu erreichen. Das Definieren von Standards über verschiedene Hersteller hinweg verhindert außerdem ein Vendor-Lock-in.

IT-DIRECTOR: Wie können Großunternehmen ihre Speicherinfrastruktur strategisch weiterentwickeln, um zukünftige Anforderungen abzudecken? Wie sollten Unternehmen hier vorgehen?
I. Gehrke:
Entscheidend ist, dass die Speicherinfrastruktur nicht losgelöst vom Rest (Server, Netzwerk etc.) betrachtet wird. Es kommt darauf an, die gesamte IT-Infrastruktur effizient zu gestalten. Außerdem: Nicht die Speicherinfrastruktur allein ist entscheidend: Vernetzung ist der treibende Faktor. Der Regelkreis der digitalen Transformation sind App-Entwicklung, Big Data und Analyse. Darauf muss sich die Speichertechnologie einstellen können.

Unternehmen sollten die neuen IT-Trends am Markt kennen, beobachten und evaluieren. Punkte wie Flexibilität, Agilität und vor allem Geschwindigkeit, um auf geänderte Geschäftsanforderungen reagieren zu können, werden in Zukunft eine entscheidende Rolle für viele Unternehmen spielen. Das IT-Umfeld wird in Zukunft immer mehr von Software dominiert werden. Hier sollten Unternehmen zügig die Weichen stellen, um den Anschluss nicht zu verpassen.

IT-DIRECTOR: Welche Faktoren beeinflussen Ihrer Meinung nach die zukünftigen Entwicklungen am Storage-Markt?
I. Gehrke:
Konsolidierungen im Anbietersegment und das veränderte Kundenverhalten sind wichtige Faktoren, die die Entwicklungen am Markt definieren werden. Flash, Hyperkonvergenz und Software Defined Data Center haben maßgeblichen Einfluss darauf. Relevant bleiben natürlich die Automatisierung des Rechenzentrums und die Digitalisierung von Prozessabläufen.

Bildquelle: Dell EMC

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