Der neue Arbeitsalltag

Digitales Onboarding auch nach Corona?

Die Digitalisierung wurde durch die Corona-Krise beschleunigt. Home Office bzw. Remote Work und damit Video-Meetings aller Art gehören nun für viele zum Arbeitsalltag. Laut Christian Umbs, Managing Director beim Personaldienstleister Robert Half, wird diese Tatsache nach Corona nicht wieder komplett rückgängig gemacht – das betreffe auch das digitale Onboarding.

Christian Umbs, Managing Director beim Personaldienstleister Robert Half

„Kommunikation steht bei einem Einarbeiten aus der Ferne ganz oben auf der Agenda“, so Christian Umbs von Robert Half.

ITD: Herr Umbs, wie kann die Rekrutierung neuer Mitarbeiter in Krisenzeiten wie der jetzigen mit Kontaktbeschränkungen erfolgen? Welche alternativen Recruiting-Methoden werden derzeit genutzt?
Christian Umbs:
Bereits vor Ausbruch der Pandemie war die Recruiting-Branche ständig in Bewegung und die Digitalisierung hat dazu geführt, dass einige Schritte im Rekrutierungsprozess bereits ohne den direkten persönlichen Kontakt abliefen, wie z.B. eine Vorauswahl per Telefon- oder Videointerview bei einem großen Kandidatenkreis. Während Corona sind Videocalls nun zur Normalität geworden und Bewerbungsgespräche finden digital statt – über alle Runden hinweg.

Beim Recruiting kommt es aber natürlich neben allen technischen Möglichkeiten, mehr als in anderen Bereichen, auf die persönliche Komponente an. Der Arbeitnehmer sollte die Möglichkeit haben, seine direkten Vorgesetzten und die Arbeitsumgebung vor dem Antreten des Jobs persönlich kennenzulernen.

ITD: Inwieweit haben Großunternehmen bereits vor der Krise auf digitales Onboarding vertraut?
Umbs:
Eine gute und ausgiebige Einarbeitung ist das A und O: Sie verkürzt die Zeit, bis die Mitarbeiter voll einsatzfähig sind, und bindet sie ans Unternehmen. Aufgrund des technologischen Fortschritts ist das Onboarding neuer Mitarbeiter vielerorts rein digital sehr gut möglich. Insbesondere in den IT-Abteilungen großer Unternehmen sitzen Mitarbeiter nicht erst seit Corona nicht am Unternehmensstandort.

ITD: Welche Tools/IT-Lösungen spielen dabei eine große Rolle?
Umbs:
Ein gelungenes Onboarding beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag, indem dem neuen Mitarbeiter rechtzeitig alle erforderlichen technischen Mittel zur Verfügung gestellt werden: Laptop, Telefon, sonstige notwendige Büroausstattung, Software, Zugang zu Cloud-Lösungen inkl. Passwörtern, Kontaktdaten von allen relevanten Kollegen, digitale Welcome-Mappe/Onboarding-App sowie E-Learning-Programme.

ITD: Worin bestehen die Herausforderungen von beispielsweise virtuellen Vorstellungs- bzw. Einstellungsgesprächen? Was sind häufige Stolpersteine?
Umbs:
Obwohl Videokonferenzen während der Pandemie fast alltäglich geworden sind, entstehen die meisten Stolpersteine durch eine nicht reibungslos funktionierende Technik. Gerade bei so wichtigen Terminen wie einem Vorstellungsgespräch sollte der Bewerber im Vorfeld testen, dass Mikrofon und Kamera funktionieren, die Verbindungsgeschwindigkeit ausreicht und die notwendige Software oder App installiert sind. Ein gestörter Ton oder Aussetzer in der Übertragung sorgen schnell für einen sehr schlechten Eindruck.

Ein weiterer wichtiger Punkt, der bei virtuellen Vorstellungsgesprächen schnell vergessen wird, ist das Ausschalten von Störfaktoren: Die Bewerber sollten sich auf jeden Fall einen ruhigen Ort suchen, Türen und Fenster schließen sowie das E-Mail-Programm und das Telefon ausschalten, damit sie nicht abgelenkt werden. Außerdem sollten sie auf den Hintergrund achten, der mit im Bild ist. Dieser sollte möglichst neutral und aufgeräumt sein.

ITD: Wie erfolgt die Vertragsunterzeichnung während einer Krise wie der Corona-Pandemie?
Umbs:
Das können Unternehmen und Bewerber individuell besprechen und entscheiden. Unabhängig von Corona ist es üblich, dass Arbeitsverträge in doppelter Ausführung postalisch zugestellt werden. So hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, den Vertrag in Ruhe zu lesen und zu unterschreiben, um dann ein Exemplar an den Arbeitgeber zurückzusenden.

ITD: Wie lässt sich die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters gestalten, wenn dieser direkt im Home Office bleiben soll?
Umbs:
Kommunikation steht bei einem Einarbeiten aus der Ferne ganz oben auf der Agenda. Regelmäßige Video-Meetings mit allen Teammitgliedern helfen, um neue Kollegen im Home Office besser zu integrieren. Insbesondere auch Vorgesetzte sollten sich in den ersten Wochen immer wieder persönlich in das Onboarding aus der Ferne einschalten und sich mit dem neuen Kollegen über berufliche Fähigkeiten und Erwartungen austauschen.

Wie im Einarbeitungsprozess im Büro ist es auch remote durchaus sinnvoll, dem neuen Mitarbeiter eine Art Mentor als feste Bezugsperson zur Seite zu stellen, mit dem er sich zu festen Terminen, aber auch spontan auf Zuruf unter vier Augen austauschen kann.

ITD: Welche Fehler machen Unternehmen beim digitalen Onboarding häufig, die sich leicht vermeiden lassen?
Umbs:
Es wird häufig unterschätzt, dass ein gutes Onboarding vor dem ersten Arbeitstag beginnt, so dass der neue Mitarbeiter rechtzeitig alle erforderlichen technischen Mittel zur Verfügung hat. Wenn die notwendige Hard- und Software für die Kommunikation fehlen, kann kein Einarbeitungsprozess starten und der erste Arbeitstag ist quasi verschenkt. Auch inhaltlich können dem neuen Mitarbeiter für Tag eins bereits Informationen zum Unternehmen und den Kollegen im Team zur Verfügung gestellt werden.

Arbeitgeber sollten außerdem bedenken, dass manche Neuzugänge anfangs übermotiviert starten. Das kann natürlich erst einmal positiv für das Unternehmen sein, kann auf Dauer aber zu Überarbeitung auf Seiten des neuen Mitarbeiters führen. Eine Möglichkeit, dies zu vermeiden, kann sein, dass der jeweilige Vorgesetzte Zeitpläne für routinemäßig anfallende Aufgaben mit dem neuen Kollegen bespricht.

ITD: Welche Rolle wird das digitale Onboarding in Deutschland nach der Krise spielen?
Umbs:
Die Digitalisierung wurde durch die Krise noch einmal beschleunigt. Home Office bzw. Remote Work und damit Video-Meetings aller Art – sei es unter Kollegen, mit Kunden oder eben Bewerbern bzw. neuen Mitarbeitern – gehören nun für viele zum Arbeitsalltag. Das wird auch nicht wieder komplett rückgängig gemacht werden. Insofern wird auch das digitale Onboarding nach Corona eine Rolle spielen. Denn selbst wenn der neue Mitarbeiter im Büro ist, um das Unternehmen besser kennenzulernen, so werden sich sicherlich auch langfristig nicht alle Kollegen gleichzeitig vor Ort befinden.

Bildquelle: Robert Half

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