Handelshaus mit neuem DMS

Digitalisierte Belege

Das auf Lebensmittel spezialisierte Handelsunternehmen Glatz setzt bei der Digitalisierung seiner Rechnungseingangsverarbeitung auf das Schweizer DMS-Unternehmen Kendox. In dem aktuell gestarteten Digitalisierungsprojekt implementiert der Agrarrohstoffhändler das Dokumentenmanagement-System (DMS) Infoshare.

Digitalisierte Belege

Mit dem neuen DMS sollen bei der Glatz GmbH, die sich auf den Handel mit Lebensmitteln spezialisiert hat, eingehende Rechnungen in Zukunft transparenter und effizienter verwaltet werden können.

Das österreichische Unternehmen verfügt über mehrere Niederlassungen und internationale Tochterunternehmen und will mit der DMS-Software zunächst den Eingangsrechnungs-Workflow automatisieren. Zudem werde eine digitale Vertragsaktenverwaltung sowie die Verwaltung der Personaldaten in einer digitalen Personalakte umgesetzt.

Als internationaler Händler für Lebensmittel, Agrarrohstoffe und deren Logistik unterhält die Glatz-Gruppe ein Lieferantennetzwerk auf der ganzen Welt. Dabei verarbeite der Foodbroker jährlich bis zu 17.000 Rechnungsbelege. Ziel des DMS-Projekts mit Kendox ist es, die derzeitige physische Archivierung von Rechnungen und anderen Dokumenten der Warenwirtschaft digital zu gestalten. Dabei sollen alle Dokumente so abgelegt und wiedergefunden werden können, wie es die Mitarbeiter auch von der physischen Ablage gewohnt sind. Ein Kernaspekt für die Umsetzung sei die Einbindung der bereits verwendeten ERP- und Warenwirtschafts-Software Trade Control, über die rund 95 Prozent der Dokumente gebucht werden, sowie der Finanzbuchhaltungs-Lösung. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass alle Belege später auch im Warenwirtschaftssystem auffindbar sind und aufgerufen werden können.

Neben der Digitalisierung der eingehenden Belege werde in Infoshare auch der Genehmigungsprozess abgebildet. Damit soll eine effiziente und vor allem transparente Freigabe eingehender Rechnungen ermöglicht werden. Im Rahmen dieses Prozesses ist auch die digital unterstützte Kontierung der Rechnungsbelege vorgesehen, die anschließend in das vorhandene ERP-System übergeben werden.

"Der regelmäßige Aufwand für die Verteilung, Verarbeitung und Archivierung der eingehenden Belege in einem Unternehmen unserer Größe ist enorm. Uns war es wichtig, eine Software-Lösung zu finden, mit der wir bei eingehenden Rechnungen automatisiert die Belegdaten auf Kopf- und Positionsdatenebene extrahieren können. Gleichzeitig sollte die Lösung auch den Prüfungs- und Freigabeprozess vereinfachen und beschleunigen, die Archivierung nach bestimmten Kategorien - wie z.B. Kunden-, Lieferanten-, und Vertragsakte - ermöglichen und die geplante Einführung der digitalen Personalakte unterstützen“, erklärt Stefan Wohlmuth, Leiter Controlling und IT bei Glatz.

Bild: gettyimages/iStock

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