Mobiles Dokumentenmanagement: Interview mit Sven Hattenbach, OS

DMS-Apps für iOS und Android

Im Interview betont Sven Hattenbach, Produktmanager der Optimal Systems GmbH, dass es bei der Einführung einer mobilen DMS-Lösung erfahrungsgemäß nicht nur um das Beschleunigen bestehender Prozesse, sondern oftmals auch um die Abbildung neuer, bislang nicht oder nur schwer möglicher Prozesse gehe.

Sven Hattenbach, Optimal Systems

„Responsive Webdesign ist für Webanwendungen ein Muss“, betont Sven Hattenbach, Produktmanager der Optimal Systems GmbH.

IT-DIRECTOR: Herr Hattenbach, wie schätzen Sie den aktuellen Markt für Mobile ECM/DMS und insbesondere das Interesse der Großunternehmen, die oft weltweite Standorte haben, an solchen Lösungen ein?
S. Hattenbach:
Unserer Erfahrung nach wird heute bei der Software-Auswahl sehr darauf geachtet, ob mobile Anwendungen für das ECM bzw. für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) angeboten werden und welchem Umfang sie abdecken. Die Verfügbarkeit mobiler Lösungen ist zu einem wichtigen Entscheidungskriterium geworden – das Interesse ist also groß. Mit Smartphone oder Tablet E-Mails abzurufen oder Berichte während der Wartezeit am Flughafen zu lesen, sind mittlerweile routinemäßige Arbeitsschritte im Alltag vieler Menschen – und das auch im Urlaub oder in der Freizeit, wie auch eine Bitkom-Umfrage ergab.

IT-DIRECTOR: Für welche Branchen ist Mobile ECM/DMS besonders interessant und warum?
S. Hattenbach:
Kennen Sie eine Firma, die gern auf einen ansonsten sinnvollen Zugriff auf die Unternehmensinformationen verzichtet, weil jemand nicht am Arbeitsplatz sitzt? Ein Unternehmen, das den mobilen Zugriff auf Informationen nicht ermöglicht, verlangsamt Entscheidungen, erzeugt Medienbrüche und produziert unnötige Kosten. Für Unternehmen, die viele Servicemitarbeiter im Außendienst haben, sind mobile Lösungen natürlich besonders interessant.

IT-DIRECTOR: Welche Funktionalitäten mobiler ECM/DMS-Lösungen fragen die Großunternehmen besonders nach und welchen Nutzen erwarten sie von deren Einsatz?
S. Hattenbach:
Die Bandbreite ist hier enorm groß. Mobile Lösungen sind ein Katalysator für verschiedene Nutzenaspekte eines ECM-Systems wie die Informationsbereitstellung und Teilnahme an Prozessen.

IT-DIRECTOR: Inwiefern beschäftigen sich die Anwender in diesem Zusammenhang mit dem Thema „Sicherheit“ jener Lösungen? Und inwieweit können Sie als Anbieter den Anwendern ihre Unsicherheit bzw. Angst nehmen?
S. Hattenbach:
Datensicherheit und Know-how-Schutz spielen hier sicher eine große Rolle – z.B. die Frage, ob auf einem leicht zu verlierenden BYOD (Bring your own Device) einfach entschlüsselbare Unternehmensdaten gelagert werden sollten. Die bessere Alternative ist es doch, klare Regelungen zu treffen und geeignete Alternativen anzubieten. Etwa durch die De-Provisioning oder Steuerung des Informationsflusses. Sonst nimmt der Kollege doch wieder sensible Daten auf USB oder in seiner privaten Dropbox mit. Neben dem Sicherheitsaspekt werden damit auch unnötige Dateikopien und der damit oft verbundene Variantendschungel der Dokumente vermieden, kurz: Das Handling wird vereinfacht. Und um die letzten Zweifler zu überzeugen: Der Datentransfer zwischen Smartphone und Firmennetzwerk erfolgt bei unseren Apps selbstverständlich verschlüsselt.

IT-DIRECTOR: Welche Bedeutung und Wichtigkeit schreiben Sie in diesem Zusammenhang einem „Responsive Webdesign“ zu?
S. Hattenbach:
Responsive Webdesign ist für Webanwendungen ein Muss. Benutzerfreundlichkeit ist aus unserer Sicht immer wichtig bei der Software-Entwicklung – der Nutzer soll doch gern mit der Software arbeiten. Der Zweck von mobilen Anwendungen ist, egal ob native App oder Web-Anwendung, Unternehmenswissen und Prozesse auf Geräte zu bringen, die besonders anwenderfreundlich gestaltet und bequem zu tragen sind.

IT-DIRECTOR: Welche Faktoren sollten bei der Software-/App-Entwicklung generell im Mittelpunkt stehen?
S. Hattenbach:
Mobiles Dokumentenmanagement hat bei uns den Anspruch, die Funktionen in hoher Qualität bereitzustellen, die viele verschiedene Anwender gleichermaßen benötigen. Dennoch kommt der Funktionsumfang der App dem Desktop-Client mit der Zeit näher und orientiert sich an diesem als funktionale Messlatte. Der Anwender soll sich ja in beiden Oberflächen schnell und einfach zurechtfinden.

IT-DIRECTOR: Welche brandneuen Features bzw. Funktionen beinhalten mobile ECM/DMS-Lösungen oder sind zumindest schon angedacht?
S. Hattenbach:
Praktische Funktionserweiterungen in unsere Apps für iOS und Android erlauben die Offlinenutzung (z.B. den Flugmodus), sodass Anwender auch produktiv arbeiten, wenn die Netzanbindung nicht funktioniert oder ausgeschaltet wurde. So können sie beispielweise offline digitale Workflows bearbeiten und starten oder auch zuvor synchronisierte Akten sichten. Sobald der Anwender wieder online ist, werden automatisch die ausstehenden Updloads versandt und die Aktenstrukturen mit dem ECM-System abgeglichen. Darüber hinaus haben wir mit der neuen Version 8.0 die Funktionen des Desktop- und Webclients weiter einander angeglichen, um Anwender einen leichteren Wechsel zwischen den beiden Oberflächen zu ermöglichen. Die Verfügbarkeit von mobilen Geräten bei einer zunehmenden Anzahl von Mitarbeiter und die abnehmende Bereitschaft, auf liebgewonnene „Einfachheit“ zu verzichten, werden sicher Treiber zukünftiger Entwicklungen sein. Die entscheidenden Anstöße werden aber sicherlich von unseren Kunden und ihren Projektanforderungen kommen.

IT-DIRECTOR: Wie gestaltet sich die Einführung einer mobilen ECM/DMS-Lösung in Großunternehmen? Mit welchem Aufwand (zeitlich, personell, finanziell) ist sie verbunden?
S. Hattenbach:
Erfahrungsgemäß geht es bei der Einführung einer mobilen DMS-Lösung nicht nur um das Beschleunigen bestehender Prozesse, sondern oftmals auch um die Abbildung neuer, bislang nicht oder nur schwer möglicher Prozesse. Das Gestalten und Absichern der Infrastruktur, die Auswahl und Abbildung der Prozesse, der Roll-out über Key-User usw. nehmen einige Zeit in Anspruch, je nach Projektumfang kann es dann auch mal ein halbes Jahr dauern. Dafür braucht es meist nur Sekunden für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Im Grunde genommen ist die App nichts weiteres als ein zusätzlicher Client – für Smartphones bzw. Tablets. Um den praktischen Nutzen der App auszuschöpfen, sollte bei der Umsetzung ähnlich vorgegangen werden wie bei den anderen Clients.

Checkliste:

  • Wie „mobil“ sollten Ihre Informationen werden?
  • Welche Mitarbeiter bzw. welche Unternehmensbereiche werden mit der/den App(s) arbeiten?
  • Welche Mitarbeiter brauchen welche Informationen unterwegs?
  • Zu welchem Zweck und für welche Prozesse wird die App tatsächlich zum Einsatz kommen?
  • Welche Objekte sollten zur Verfügung stehen (Akten, Personen, Mappen, Belege, E-Mails, etc.)?
  • In welcher Form sollen diese dargestellt werden?
  • Sind Erfassungsszenarien gewünscht?

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