Outsourcing: Interview mit Abdelmalik El Guesaoui, Legodo

DMS in der Wolke

Interview mit Abdelmalik El Guesaoui, Produktmanager der Legodo AG, über die Möglichkeiten, wenn das Dokumentenmanagement in die Cloud verlagert wird, sowie die technischen Voraussetzungen, die ein Unternehmen hierfür erfüllen muss

Abdelmalik El Guesaoui, Produktmanager der Legodo AG

IT-DIRECTOR: Herr El Guesaoui, welche Vorteile sehen Sie in der Nutzung eines Cloud-Dokumentenmanagements im Vergleich zur klassischen On-Premise-Variante – abgesehen von den unterschiedlichen Lizenzkosten?
A. El Guesaoui:
Die Gründe, das Dokumentenmanagement in die Cloud zu verlagern, variieren natürlich je nach Branche und Größe der Unternehmen. Generell bietet die Cloud-Infrastruktur große Vorteile für Unternehmen mit vielen Standorten (insb. international) oder auch mit vielen Außendienstmitarbeitern, die von der Standortunabhängigkeit und einer hohen Verfügbarkeit der Cloud-Lösung profitieren. Außerdem sind die reduzierten Kosten bei Nutzung einer gehosteten Lösung natürlich immer ein Argument, das angeführt wird. Den Hauptvorteil sehe ich aber in der schnelleren Kommunikation – und zwar sowohl mit den Kollegen im Team als auch mit Kunden. So ist es beispielsweise bei der Dokumentenerstellung in der Cloud schnell möglich, Templates für die Kundenkommunikation zu erstellen und trotzdem beliebig viele personalisierte Dokumente am Tag zu generieren. Zudem steigt die Effizienz, denn es gibt nur noch ein System, in dem der komplette Prozess der Kundenkommunikation abgewickelt und jedes Dokument sowie die Historie gespeichert wird. Damit sparen sich Mitarbeiter die Suche an verschiedenen Ablageorten und auch Duplikate werden seltener. Viele Cloud-Anbieter bieten ihren Kunden eine Wahlmöglichkeit für den Standort des Rechenzentrums an, somit ist auch das Argument des nicht gegebenen Datenschutzes passé. Denn dann kann das Unternehmen selbst entscheiden, wo seine Daten gehostet werden, und damit auch sicherstellen, dass diese nicht ins Ausland übermittelt werden.

IT-DIRECTOR: Welche Bestandteile halten Sie bei einer Cloud-Lösung im DMS-Bereich für unbedingt erforderlich?
A. El Guesaoui:
Aus meiner Sicht bedarf es verschiedener Elemente für das Erstellen, Verwalten und Kommunizieren komplexer Dokumente. Diese müssen wiederum schnell und einfach bearbeitet werden können, was eine Wiederauffindbarkeit durch die Indizierung, das Tagging oder eine Suchstrategie voraussetzt. Zudem sollte eine Vorlagen- bzw. Dokumentenauswahl bereitstehen. Außerdem ist die Prozessintegration wichtig. So ist z.B. Birt Powerdocs nicht nur eine Software zur Dokumentenerstellung, sondern es können auch Arbeitsabläufe und Prozesse definiert bzw. die Lösung in bestehende Prozesse integriert werden. Auf diesem Weg lässt sich von der Aufgabenverwaltung bis hin zum Versenden oder der Nachbearbeitung der Dokumente alles eindeutig definieren. Die Nachbearbeitung vereinfacht außerdem die Abläufe, da je nach Definition an der Vorlage das Dokument über unterschiedliche oder parallele Kanäle, wie z.B. E-Mail, Fax, SMS, Druck usw., in verschiedenen Formaten versendet werden kann. Ergänzend kommen die unabhängige Bereitstellung für mobile Apps für verschiedene Plattformen sowie Desktopanwendungen in allen gängigen Browsern hinzu.

IT-DIRECTOR: Dokumentenmanagement ist ein Bereich, der viele Aufgaben umfasst. Wie kann bei Lösungen in der Cloud gewährleistet werden, dass alle Funktionalitäten wie Erstellung, Ablage, Versand etc. reibungslos funktionieren?
A. El Guesaoui:
Zum einen ist hier eine intelligente Software-Architektur der Anbieter eine wichtige Voraussetzung. Es reicht nicht aus, diese klassische On-Premise-Software einfach in der Cloud verfügbar zu machen. Alle Services sollten redundant ausgelegt sein, so dass selbst ein Ausfall keine Auswirkungen haben sollte. Fällt wider Erwarten doch mal ein Server aus, dann tritt ein anderer Server an seine Stelle. Ausfallzeiten können damit gering gehalten werden. Außerdem müssen vordefinierte Schnittstellen zu gängigen Systemen gegeben sein, die möglichst auf etablierte Verfahren zurückgehen.

IT-DIRECTOR: Wie sehen Sie die Auslagerung von Massendokumenten, z.B. von Rechnungen, in die Cloud? Können die Cloud-Lösungen dies leisten?
A. El Guesaoui:
Cloud-Lösungen sind hier sogar nahezu ideal. Eine Skalierung ist einfach möglich, Ressourcen können bei Bedarf gebucht und genutzt werden und müssen nicht permanent vorgehalten werden. Es muss also nicht für einen sechsstündigen Rechnungslauf im Jahr die Serverlandschaft durchgängig verfügbar sein, wie es bei On-Premise-Lösungen oft üblich ist. Zudem ist es möglich, bei starkem Wachstum einfach und schnell zu reagieren, ohne dass dafür die Architektur angepasst werden muss. Auch in der Handhabbarkeit gibt es Vorteile: Massendokumente können einfach mit weiteren Medien oder Diensten aus der Cloud wie bspw. Druck und direktem Versand verknüpft werden. Kleinere Standardlösungen für die Textverarbeitung würden daran scheitern; stattdessen müsste auf eine schwergewichtige Enterprise-Lösung zurückgegriffen werden.

IT-DIRECTOR: Inwiefern zwingt die erforderliche Mobilität die Anbieter dazu, Lösungen mit weniger Funktionalität auszustatten, so dass Kunden nicht auf das volle Spektrum zugreifen können?
A. El Guesaoui:
Das ist ein schmaler Grat, der hier zu beschreiten ist. Die Fokussierung auf das Wesentliche sorgt natürlich für neue Ansprüche an Design und Usability, aber auch dafür, dass die überwiegenden Anforderungen an ein DMS sauber abgebildet werden. Dies muss oft mit einer Optimierung bzw. Vereinfachung der bestehenden und zugrundeliegenden Prozesse einhergehen.

IT-DIRECTOR: Welche technischen Voraussetzungen muss ein Unternehmen erfüllen, um letztlich DMS aus der Cloud nutzen zu können?
A. El Guesaoui:
Im Grunde kann technisch fast alles realisiert werden, da heute Infrastrukturen vorliegen, die dies gestatten. Insofern liegt die Herausforderung mehr in der grundsätzlichen Entscheidung eines Unternehmens, ob es seine Prozesse und Daten in die Cloud bringen möchte.

IT-DIRECTOR: Und wie steht es bei Cloud-Lösungen um die Anbindung an externe Systeme, bspw. Warenwirtschaft, ERP oder CRM?
A. El Guesaoui:
Bei der Anbindung an externe Systeme ist es ratsam, hier mehrere Systeme gleichzeitig anzustreben. Dies ist auch eine Lösung, die von großen Anbietern wie Salesforce vertreten wird. Hier gilt es aber, vorher zu definieren, ob das DMS für das Sammeln der Daten zuständig ist oder ihm diese zur Verfügung gestellt werden. Beides ist grundsätzlich möglich, aber nicht immer gleichermaßen geeignet. Je nachdem, für welchen Weg sich ein Unternehmen entscheidet, kann dann der Aufwand variieren.

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