Papierloses Geschäft

Dokumente digital abrufen und bearbeiten

Schweizer Transport- und Logistikdienstleister setzt beim Wachstum auf moderne Kommunikationslösungen

Die Vorstände der Panalpina nutzen auch von unterwegs eine mobile iPad-Anwendung um sich auf Besprechungen vorzubereiten oder Änderungen einzusehen.

Um als Geschäftsleitung und Unternehmensführung eine zielgerichtete Tätigkeit bei der täglichen Arbeit gewährleisten zu können, müssen Prozesse rund um die Kommunikation vereinfacht und modernisiert werden. Cloud Lösungen wie Dropbox oder Sharepoint scheinen oftmals die einfachste und kostengünstigste Antwort auf die Frage zu sein, wie ein schneller Workflow gewährleisten werden kann. Allerdings geraten durch diese Lösungen die eigentlich mit der Digitalisierung verfolgten Ziele wie hohe Sicherheit, besserer Schutz der Daten und die Beschleunigung des Informationsflusses aus dem Fokus. Wie man es richtig macht, beweist der Schweizer Transport- und Logistikdienstleister Panalpina.

Die Führungsgremien der Panalpina bestehen aus dem Verwaltungsrat, der Geschäftsführung und der erweiterten Geschäftsführung. Insgesamt 25 Personen, die auf aktuelle Unternehmensinformationen angewiesen sind, um in Sitzungen fundierte Entscheidungen treffen zu können. Deshalb wurde eine digitale Kommunikationslösung gesucht, welche die Erstellung, Verteilung und Aktualisierung der Unterlagen vereinfachen und Führungskräfte sowie Sekretariate bei der Arbeit unterstützen sollte. Ziel war es, die Papierunterlagen, die umständlich in der Erstellung und Handhabung, schwer zu transportieren sowie schlecht zu entsorgen waren, mit einer digitalen Variante abzulösen. Es wurden mehrere Anbieter getestet – die Entscheidung fiel nach einer kurzen Evaluationsphase auf Diligent Boards, nicht zuletzt aufgrund der intuitiven Nutzung der Applikation für das iPad.

Digital unterwegs

Bereits nach einer einzigen Sitzung wurde das digitale Vorstandsportal unverzichtbar für die Kommunikation. Die Assistentin des Verwaltungsratspräsidenten und des Chief Legal Officer / Corporate Secretary der Panalpina erinnert sich: „Heute werden Sitzungsunterlagen bei uns von einer einzigen Person erstellt – eine Arbeit die früher mehrere Tage dauerte, erledigen wir jetzt in ein bis zwei Stunden. Diese Zeitersparnis ist enorm, besonders wenn man bedenkt, dass bis zu sechs Meetings im Monat stattfinden. Vor allem Ausdruck und Versand der Unterlagen nahmen früher viel Zeit in Anspruch. Bei jeder nachträglichen Änderung mussten Dokumente neu ausgedruckt und verschickt werden. Jetzt erhält jeder Nutzer eine Benachrichtigung, sobald Inhalte verändert oder aktualisiert werden.“

Schnell breitete sich die Anwendung vom ersten Nutzer auf weitere Unternehmen aus dem näheren Umfeld aus. Die Assistentin des Verwaltungsratspräsidenten weiß warum: „Diligent Boardbooks vereinfacht den Arbeitsalltag. Die Vorstände haben sich an den Umgang mit den iPads und den digitalen Unterlagen gewöhnt, heute greifen sie selbstverständlich auch auf Reisen auf Unterlagen zu und bereiten sich unterwegs auf die Sitzungen vor. Niemand vermisst die alten Papierunterlagen, denn auch mit der neuen Lösung können Meeting-Teilnehmer kommentieren, markieren und lesen.“


Panalpina
Die Panalpina mit Sitz in Basel ist ein Anbieter von Supply-Chain-Lösungen. Das Unternehmen kombiniert seine Kernprodukte Luftfracht, Seefracht und Logistik zu global integrierten, maßgeschneiderten End-to-End-Lösungen. Weltweit beschäftigt die Gruppe inzwischen rund 16.000 Mitarbeiter und betreibt ein globales Netzwerk von rund 500 eigenen Geschäftsstellen in mehr als 70 Ländern.


Bildquelle: Diligent

©2019Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok