Rignier optimiert den Rechnungsworkflow

Dokumentenmanagement auf der Höhe der Zeit

Das Schweizer Medienunternehmen Ringier automatisiert seine Rechnungsbearbeitung mit einer Basware-Lösung und senkt damit die Bearbeitungszeit um mehrere Tage.

Gebäude, Bildquelle: Ringier

Ringier ist ein multinationales integriertes Medienunternehmen.

Ringier zählt zu den erfolgreichsten Schweizer Medienunternehmen und treibt seinen Online-Bereich kontinuierlich voran. In der Schweiz ist beispielsweise Blick.ch das mit 288.000 Unique Clients erfolgreichste Online-Newsportal. Dass bis ins Jahr 2010 jährlich ­etwa 45.000 Papierrechnungen der Lieferanten ausschließlich per Hand durch die Abteilungen des Unternehmens wanderten, passt da nicht so recht ins Bild. Beim Zurücklegen der Wege von Freigabe zu Freigabe tauchten immer wieder Probleme auf, die bei rein manuellen Prozessen nie ganz ausbleiben: Zeitverlust, Qualitätsmängel und unzureichende Transparenz. Kopfzerbrechen bereiteten auch Rechnungen, die zwischendurch verschwanden. Um die Situation zu verbessern, kam das Zürcher Unternehmen nicht an einer elektronischen Lösung vorbei.

„Um die Durchlaufzeit der Lieferantenrechnungen und die Datenqualität zu verbessern, mussten wir von Grund auf neu anfangen“, bringt es Bernhard Iseli, Leiter Shared Service Center Finance bei Ringier, auf den Punkt. „Dass wir unsere Aktivitäten mehr und mehr auf den digitalen Bereich ausweiten, soll sich in allen Prozessen widerspiegeln, auch bei den Finanzen.“ Im Frühjahr 2009 stellte der Medienspezialist einen Anforderungskatalog zusammen, den eine elektronische Lösung erfüllen sollte. Neben einer Erhöhung der Datenqualität im Kontierungsprozess durch die Fachabteilungen standen auch verkürzte Bearbeitungszyklen und größtmögliche Transparenz auf der Liste. Die Wahl fiel auf Basware Invoice Automation, eine Lösung zur Automatisierung von Rechnungsprozessen. Die Software überzeugte Ringier mit folgenden Vorteilen: Sie ist einfach zu bedienen und schafft einen Überblick über den Rechnungsprozess. Der individuell definierte Workflow bietet Flexibilität und einen hohen Automationsgrad. Das gesamte Projekt führte RR Donnelley durch, der größte Systemintegrator von Basware-Lösungen in der Schweiz, in Österreich und Polen.

Die Implementierung begann im September 2009, wenige Monate nach Start des Evaluierungsprozesses. Der Echtstart erfolgte im April 2010 und seit April 2011 ist der Regelbetrieb in vollem Gange. Die IT bei Ringier befand sich während der Einführung in einem andauernden Wandel. Nicht nur eine Umstellung des Betriebssystems kostete einiges an Zeit, auch ein SAP-Release-Wechsel fand statt. Generell ist die Software-Umgebung relativ heterogen. Implementiert sind noch Lösungen für die Digitalisierung und Validierung von Rechnungen. Für die Finanzbuchhaltung ist SAP FI, für die Personen- und damit Basware-User-Daten SAP HR im Einsatz. Eine weitere Software archiviert schließlich die fertig bearbeiteten Rechnungen. Die Lösung wurde von RR Donnelley vollständig in diese Landschaft integriert und automatisiert alle rechnungsbezogenen Prozesse.

Mittlerweile gehen bei Ringier 60.000 Rechnungen jährlich ein. Zwischen Rechnungseingang und Verbuchung liegen nicht mehr Tage oder Wochen, sondern im schnellsten Fall weniger als eine Stunde. Nach dem Scanning und der Datenvalidierung werden die enthaltenen Informationen extrahiert und landen anschließend bei der Automatisierungslösung. Während dieser Datenüberleitung geschieht eine erste Vorerfassung in SAP FI.

Nun tritt der Workflow von Basware in Aktion und identifiziert den Besteller und damit Empfänger der Rechnung. Dieser findet eine Benachrichtigung in seinem E-Mail-Posteingang und erhält Zugriff auf den digitalen Beleg. Er versieht ihn mit einer Mindestkontierung, die sich aus den Elementen Kostenstelle, Sachkonto und Betrag zusammensetzt. Hat der Besteller zusätzlich die Rechnung insgesamt geprüft, sendet er sie weiter. Die Lösung kennt bereits die entsprechenden Verantwortlichkeiten und leitet das Dokument an den zuständigen Kostenstellenleiter, um auch dessen Freigabe einzuholen. Dieser kontrolliert und genehmigt Zeile für Zeile und schickt die Rechnung genauso ab wie zuvor der Besteller. Dann sorgt die Software von sich aus für eine Überleitung in das Transferfach, das die Kreditorensachbearbeiter laufend bearbeiten. Im Anschluss an eine erneute Prüfung und eine eventuelle Ergänzung um das Mehrwertsteuerkennzeichen verbucht der Kreditorensachbearbeiter den Vorgang in SAP FI. Letztlich übergibt Basware den Barcode- und Rechnungsschlüssel an das Archiv.

„Die Systemimplementierung hat sich gelohnt“, stellt Iseli fest. „Dadurch, dass die Software flexibel ist und wir viele Funktionen zusätzlich integriert haben, konnten wir den ohnehin hohen Automatisierungsgrad der Software weiter steigern.“ Die Mitarbeiter sparen Zeit. Zusätzliche Projekte sind bereits in Planung: Neben der Ausweitung der Belegmenge soll die Software auch weitere Belegarten handhaben, etwa gruppeninterne Rechnungen oder Hauptbuchbelege. Außerdem ist die Software noch an die Materialwirtschaftslösung SAP MM anzubinden.

 

Über Ringier
Ringier ist ein multinationales in­tegriertes Medienunternehmen.
1833 gegründet, führt das Medienhaus Marken in Print, TV, Radio, ­Online und Mobile und ist erfolgreich im Druck-, Entertainment- und Internet-Geschäft tätig. Ringier ist ein ­Schweizer Familienunternehmen
mit Sitz in Zürich.
Im Internet: www.ringier.ch

 

Bildquelle: Ringier

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