Herausforderung für die Behörden-IT

Drehkreuz Systemmanagement

Ein zentrales Systemmanagement hilft den meist dezentral organisierten Behörden dabei, ihre IT-Prozesse fest in den Griff zu bekommen.

  • Hat Tipps für Behörden in petto: Jan Pollnow, Senior Consultant und Fachteamleiter Systems Management von Comparex

2.700 PC-Arbeitsplätze verteilt auf 33 Behörden an 41 Standorten - Strukturen wie bei der Thüringer Justiz sind gerade im Behördenumfeld keine Seltenheit. Organisationen mit einem Netz an zahlreichen, weit verteilten Außenstellen stehen vor der Herausforderung, ihre IT zentralisiert zu verwalten und bereitzustellen. Denn eine dezentral organisierte IT verursacht nicht nur zusätzlichen personellen und finanziellen Aufwand, sondern geht auch mit erhöhten Sicherheitsrisiken und verminderter Leistungsfähigkeit einher, da die Gefahr besteht, dass „Insellösungen" für Aufgaben und Prozesse in den IT-Abteilungen entstehen.

Die zentrale Verwaltung der IT stellt jedoch besondere Anforderungen: Moderne IT-Infrastrukturen sind weit mehr als ein Netz aus verschiedenen Plattformen und Systemen. Neben einem Standardbetriebssystem und einem Programmpaket für alle Arbeitsplätze gilt es auch, eine Vielzahl unterschiedlicher Fachanwendungen aktuell, sicher und stets verfügbar vorzuhalten.

Dies lässt sich nur durchein ganzheitliches Systemmanagement leisten. Als Schaltstelle der IT-Infrastruktur unterstützt es die Verantwortlichen dabei, das Rechnernetz und alle Hardware- sowie Softwarekomponenten zentral zu kontrollieren und zu verwalten. Die Einführung von Systemmanagement-Tools schlägt in der Praxis jedoch häufig fehl. Jan Pollnow, Senior Consultant und Fachteamleiter Systems Management von Comparex: „Oft können bestehende System-Management-Lösungen mit den Veränderungen in der Infrastruktur nur schwer mithalten. Entweder sind sie zu eingeschränkt im Funktionsumfang oder zu komplex in der Bedienung. Das kann den besten System-Management-Ansatz ad absurdum führen." Um die Stolperstellen von vornherein zu umgehen, sollten behördliche IT-Verantwortliche die folgenden Empfehlungen beachten.

Zunächst ist es wichtig, Systemmanagement ganzheitlich zu betrachten und sich nicht auf einzelne Funktionen zu beschränken. Neben der Hardware- und Software-Inventarisierung gehören zum Systemmanagement typischerweise die Softwareverteilung, das Sicherheits- und Speichermanagement, die Kapazitätenplanung, Fernwartung, Lizenzüberwachung, das Reporting sowie das Automatisieren von Standardworklows und -prozessen. Jan Pollnow erläutert: „Durch ihre tägliche Arbeit beherrschen die Systemverantwortlichen diese Bereiche aus dem Effeff. Alle diese wertvollen Facetten ihres Wissens sollten sie bei ihrer Entscheidung für eine Systemmanagement-Software einfließen lassen."

Heterogenität im Kommen

Für jede der oben genannten Funktionen gibt es bereits zahlreiche Einzelprodukte. Übergreifende und im strategischen Sinne einsetzbare Lösungen sind dagegen rar. Gefragt ist ein ganzheitlicher Ansatz - das Systemmanagement muss einfach und effizient zu erledigen sein und gleichzeitig das gesamte Spektrum an Disziplinen abdecken. Eine besondere Herausforderung ist laut Jan Pollnow die zunehmende Heterogenität von IT-Infrastrukturen: „Die Unterstützung heterogener Umgebungen wird immer mehr zum Muss, daher stellen sich die Hersteller auf die Anforderungen von Linux-Infrastrukturen oder von Betriebssystemen für mobile Endgeräte ein - wie etwa Microsoft mit dem System Center 2012." Trends wie Bring your own Device (BYOD) machen über kurz oder lang auch vor der Behörden-IT nicht Halt. Gerade mobile Endgeräte wie Tablet-Rechner oder Notebooks müssen immer häufiger in Infrastrukturen abgesichert und zentral verwaltet werden. Auch die Themen Virtualisierung und Cloud Computing gewinnen für Behörden an Bedeutung.

Mittel- bis langfristig kommen die IT-Verantwortlichen der öffentlichen Hand um eine vollständige, interdisziplinäre und voll automatisierbare Lösung nicht herum. Allerdings sollte sehr genau abgewogen werden, ob eine Suite von einem Hersteller oder aber eine Zusammenstellung von verschiedenen Produkten die optimale Lösung darstellt. Häufig werden bei der Einführung einer System-Management-Lösung die Projektkosten unterschätzt. Diese setzen sich aus den Softwarelizenzen sowie den erforderlichen Dienstleistungen und Schulungen zusammen. Auch der personelle Aufwand wird oftmals zu optimistisch geplant: Da das Systemmanagement nicht auf einer Standardlösung basieren kann gilt es, Ressourcen für die entsprechende individuelle Konfiguration einzukalkulieren.

Damit die Lösung möglichst langfristig im Einsatz bleiben kann, sollten im Vorfeld nicht nur die gewünschten Anwendungen und Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Wichtig ist auch, dass die Lösung skalierbar ist und sich einfach an veränderliche Gegebenheiten anpassen lässt. In der Praxis zeigt sich, dass für erfolgreiches Systemmanagement die Akzeptanz des IT-Teams unabdingbar ist. Umfassendes Systemmanagement muss als Vorteil und Erleichterung verstanden werden. Diese Ansicht vertritt auch Jan Pollnow: „Die durch das Systemmanagement gewonnenen Informationen müssen konstruktiv im kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) des Systemmanagements verwendet werden und dürfen nicht, wie folgendes Beispiel aus der Praxis zeigt, zu kreativen Vermeidungsstrategien verführen: Als an einem heißen Sommertag in einer Unternehmenszentrale vom System-Management-Tool ein Temperaturalarm für die Serverräume ausgelöst wurde, hängte man den Temperaturfühler einfach tiefer, also weiter weg von der heißen Luft. Durch solche Vermeidungsstrategien wird ein Systemmanagement zur Makulatur und damit ist keinem gedient. Um wirksam zu sein, muss es vielmehr in die Geschäftsprozesse integriert, ganzheitlich vorangetrieben und gelebt werden."

Bildquelle: Comparex

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