Softwarelandschaft per Tool inventarisiert

Drei Städte, ein Asset Management

Mit einem entsprechenden Softwaretool inventarisierte der IT-Dienstleister ­Kommunalbit die gesamte Hard- und Softwarelandschaft der Städte Erlangen, Fürth und Schwabach.

Fahne, Bildquelle: Norbert Mittelsdorf/Stadt Fürth, Bürgermeister- und Presseamt

Zwei Wahrzeichen der Stadt: An Erntedank zogen Fans und Spieler der SpVgg Greuther Fürth über den Kohlenmarkt und vorbei am Rathaus.

Die Kommunalbit AöR wurde am 1. Januar 2010 durch Ausgliederung der IT-Bereiche der drei Städte Erlangen, Fürth und Schwabach als Anstalt des öffentlichen Rechts gegründet. Seitdem versorgt man die Städte mit allen benötigten ITK-Leistungen. „Mit der Vereinheitlichung des IT-Managements in einem Unternehmen benötigten wir eine strategisch übergreifende, leistungsfähige Softwarelösung“, berichtet Thomas Freymüller, Projektleiter der Kommunalbit AöR.

Vor diesem Hintergrund entschieden sich die Verantwortlichen 2011 für den Ausbau der bestehenden Partnerschaft mit dem Softwarehaus FCS. Die Städte Schwabach und Fürth hatten bereits mit dem Hersteller von Asset.Desk gearbeitet. Während in Schwabach die Lösung vollumfänglich eingesetzt worden war, nutzte die Stadt Fürth lediglich den Asset-Scanner, um eine individuell entwickelte Drittlösung mit Hard- und Softwarekonfigurationsdaten zu versorgen. Erlangen, der größte Partner, nutzte Quadriga-IT.

„Nach der Testphase von Asset.Desk entschied sich die Projektgruppe für den Einsatz der Lösung“, so Freymüller. „Dabei waren neben dem Leistungsumfang auch wirtschaftliche Abwägungen entscheidend. Denn wir müssen unseren drei Auftraggebern über den veranschlagten Haushaltsrahmen und den Einsatz der zugebilligten Mittel Rede und Antwort stehen.“

Inventarisierung aller Ressourcen

Der erste Meilenstein im Projekt war die Inventarisierung aller IT-Ressourcen der drei Städte. Dabei mussten alle Außenstandorte – vom Kindergarten bis zum Friedhof – im Konzept Berücksichtigung finden. Zusammen mit dem Hersteller wurden Altdaten in die Asset-Management-Lösung übernommen und konsolidiert. Anschließend wurde ein automatisches Scanning der Geräte durchgeführt und durch zeitgesteuerte Ergänzungsscans die Aktualisierung der Hard- und Softwaredaten erreicht. Heute läuft auf jedem Rechner in Erlangen, Fürth und Schwabach der „Scanning Agent“ und versorgt die Asset-Management-Lösung tagesaktuell mit Daten zur Konfiguration der Rechner.

In allen Dienststellen wurden zudem physische Bestandsaufnahmen durchgeführt, um die tatsächlichen Zuordnungen der Assets und deren Verbleib zu dokumentieren. „Nach dem Piloten in Erlangen konnten unsere Mitarbeiter die übrigen Dienststellen ohne große Betreuung selbst mit der mobilen Komponente der Asset-Management-Software inventarisieren und etikettieren“, erinnert sich Thomas Freymüller.

Bereits bei der Einführungsphase entschied sich Kommunalbit dazu, Neubestände beim Wareneingang in dem Tool abzubilden. „Zur Vereinfachung des Beschaffungsprozesses haben wir das Einkaufsmodul eingeführt“, berichtet Freymüller. „Heute werden unsere Hard- und Softwarebestellungen oder Dienstleistungsaufträge über die Software ausgelöst. Bei der Lieferung werden Neubestände mit der Desktop- oder der mobilen Komponente erfasst und so in der Asset-Datenbank bis zu ihrer Entsorgung dokumentiert.“

Einpflegen der Softwarelizenzen

Durch das Einpflegen der erworbenen Softwarelizenzen legte Kommunalbit gleichzeitig den Grundstein für ein Softwarelizenzmanagement. „Alle Softwarenachweise werden entsprechend der lizenzierten Metriken verwaltet und gegen den Ist-Bestand aus dem Softwarescan abgeglichen. Dabei werden auch nicht in der Registry hinterlegte Produkte aufgespürt und berücksichtigt“, so Freymüller.

„Neben den Softwarelizenzen werden zudem seit über einem Jahr auch alle übrigen IT-Verträge vom Kauf- über den Leasingvertrag mit Mietschein bis hin zu den Wartungsverträgen in der Software gepflegt“, betont Freymüller. Dabei wird automatisch eine Kopie der einem Vertrag zugehörigen Originaldokumente in einem zentralen Datenverzeichnis angelegt. „Wiedervorlagefunktionen und ein Dashboard ermöglichen seither die Quartals- und Jahresplanung im Vertragswesen“, so der Projektverantwortliche.

Nicht zuletzt schuf die Kommunalbit im Jahr 2012 auch die Voraussetzung für die künftige Leistungsverrechnung über Asset.Desk. Für mehr Transparenz wurde die Kostenstellenstruktur pro Mandant darin abgebildet und ein Servicekatalog aufgebaut.

 

Drei mittelfränkische Städte

Erlangen ist mit knapp über 100.00 Einwohnern eine kreisfreie Stadt im bayerischen Regierungsbezirk Mittelfranken. Zusammen mit den Städten Nürnberg und Fürth bildet man eines der 30 Oberzentren des Freistaates Bayern.
Im Internet: www.erlangen.de

Fürth wurde Mitte des 8. Jahrhunderts gegründet und zählt heute rund 120.000 Einwohner. Das Zentrum der Stadt liegt ca. sieben Kilometer von der Nürnberger Stadtmitte entfernt.
Im Internet: www.fuerth.de

Schwabach ist mit rund 39.000 Einwohnern die kleinste kreisfreie Stadt Bayerns. Im Jahr 1117 wurde der Ort als „Villa Suabach“ erstmals urkundlich erwähnt, 1375 erhielt man die Stadtrechte.
Im Internet: www.schwabach.de

 

Bildquelle: Norbert Mittelsdorf/Stadt Fürth, Bürgermeister- und Presseamt

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