Vielfältige Anforderungen an ECM

Droht die Informationskrise?

Die Anforderungen an das Enterprise Content Management (ECM) werden aktuell im vielfältiger. Nehmen Unternehmen diese IT-Entwicklung auf die leichte Schulter, könnten sie schnell in eine Informationskrise geraten.

Tablet, Bildquelle: Thinkstock/iStock

Die Herausforderung eines modernen Informationsmanagements besteht nach Ansicht von Experten darin, durch kontinuierliche Datenanalysen den Wert bestimmter Informationen zu erkennen und sie gezielt einzusetzen.

Die stetig wachsenden Datenbestände in Unternehmen zu erfassen, sie organisiert abzulegen und zu pflegen, ist eine notwendig, allerdings bei weitem nicht ausreichende Aufgabe. Die Herausforderung eines modernen Informationsmanagements besteht nach Ansicht von Experten vielmehr darin, durch kontinuierliche Datenanalysen den Wert bestimmter Informationen zu erkennen und sie gezielt einzusetzen, um die Effektivität von Geschäftsprozessen zu steigern.

Die Werkzeuge zur Zusammenarbeit in Unternehmen sind heute so vielfältig wie nie zuvor. Vor wenigen Jahren standen lediglich Telefon, Fax und E-Mail zur Verfügung. Heute erleichtern zusätzlich Communities, Blogs, Wikis und weitere Tools die Zusammenarbeit, speziell den Austausch von Informationen. "Technologien aus dem Bereich Enterprise Content Management sind ein wesentlicher Baustein des diesjährigen Cebit-Leitthemas „Datability“. ECM-Lösungen helfen, die stetig wachsende Menge an Informationen in Unternehmen zu organisieren und strukturieren. Der Trend für die gesamte Wirtschaft: Die Fähigkeit, große Datenmengen in hoher Geschwindigkeit zu verarbeiten, um so die eigenen Produkte und Dienstleistungen zu optimieren. Dies wird für Unternehmen, Verwaltung und Wissenschaft künftig herausragende Bedeutung haben", prognostiziert Andreas Nowottka, Vorstandsvorsitzender des ECM-Kompetenzbereichs im Bitkom.

Die Verbreitung von Big Data, Social Networking und mobiler Interaktion, verbunden mit einem ständigen, nicht zuletzt von Cloud-Diensten ermöglichten Anstieg der Anzahl von strukturierten und unstrukturierten Informationen, zwingt Organisationen zunehmend dazu, sich auf die für sie wirklich relevanten Informationen zu konzentrieren. Nach Einschätzungen des Marktforschungsinstituts Gartner werden bis zum Jahr 2017 ein Drittel der Fortune-100-Unternehmen eine Informationskrise erleben. Sie resultiert nach Meinung der Analysten aus dem Unvermögen, den effektiven Wert von Unternehmensinformationen zu erkennen, diese zu verwalten und ihnen zu vertrauen. "In der digitalen Ökonomie werden Informationen in zunehmendem Maße zu einem Aktivposten bei der Gewinnung von Wettbewerbsvorteilen. Informationen bilden das kritischen Verbindungsstück, das die einzelnen Glieder einer Wertschöpfungskette zusammenfügt", erklärt Andrew White, Research Vice President bei Gartner. Unternehmen, die in den kommenden Jahren nicht in der Lage sind ihr Informationsmanagement zu überarbeiten und effektiv zu organisieren, die nicht bereit sind verfügbare Verfahren und Werkzeuge zu nutzen, werden laut Andrew White spürbare Konsequenzen erleiden.

Die Fähigkeit, Informationen, die innerhalb und außerhalb eines Unternehmens erzeugt und verwaltet werden, nicht nur zu speichern und zu pflegen, sondern inhaltlich auszuwerten, bezeichnet Gartner – wie eine wachsende Zahl von ECM-Anbietern – als Enterprise Information Management (EIM). EIM-Lösungen sollen Mitarbeiter quer durch das Unternehmen in die Lage versetzen, Informationen, die von verschiedenen Applikationen erzeugt wurden und in unterschiedlichen Datenbanken und Archiven abgelegt sind, zu teilen und effizient zu nutzen. Eine Herausforderung, die mit Softwaretools allein nicht zu bewerkstelligen ist. "IT-Verantwortliche müssen EIM-Initiativen konzipieren, damit das Teilen und Wiederverwenden von Informationen einen nachweisbaren Geschäftsnutzen generiert. Und dieser Nutzen muss dazu beitragen, die gesetzten Unternehmensziele zu realisieren", fordert Andrew White. Übergeordnetes Ziel von EIM-Initiativen muss es laut White sein, aus der Flut der Informationen jene zu identifizieren, die für den Geschäftserfolg entscheidend sind. Die Tatsache, das in der Vergangenheit mehr als drei Viertel aller Informations-Management-Initiativen isolierte Insellösungen waren, ist nach Angaben von White der Grund dafür, dass Unternehmen sich vielfach noch schwer tun, das Potential innovativer EIM-Konzepte zu erkennen und zu nutzen.

Big Data Analytics wird unverzichtbar

Auch nach Einschätzung von IBM hat das klassische Enterprise Content Management (ECM) ausgedient. Während bislang für Geschäftsentscheidungen hauptsächlich strukturierte Daten aus Unternehmensanwendungen wie ERP oder CRM ausgewertet wurden, nimmt die Bedeutung unstrukturierter Daten, die inzwischen rund 80 Prozent des Datenaufkommens ausmachen, zu. Um aus Datenquellen wie E-Mails, Videos oder sozialen Netzen Einsichten und Erkenntnisse für den Geschäftserfolg zu gewinnen, hat IBM das eigene ECM-Portfolio mit den Techniken von Big Data Analytics verknüpft.

"Wichtig hierfür ist, dass die Inhalte nicht nur in Echtzeit recherchiert werden, sondern sich auch deren Analyse nahtlos in Geschäftsprozesse einbinden lässt, um die Entscheidungsfindung zu beschleunigen", erläutert Herwig Diessner, Marketing & Communications Enterprise Content Management bei IBM Deutschland. Dank Big Data wird auch das ECM nach den Worten von Diessner zur zentralen IT-Disziplin, um Informationen zu erfassen, aktivieren, teilen, analysieren und steuern. Dabei gilt es, aus diesen Informationen nicht nur geschäftlichen Nutzen zu generieren, sondern auch die mit dem Dokumentenmanagement verbundenen Speicher- und Infrastrukturkosten zu kontrollieren: Wenn Informationen nicht ordnungsgemäß verwaltet und dokumentiert werden, kann dies dazu führen, dass Unternehmen gesetzliche Bestimmungen, die sich unter Umständen ändern, nicht mehr erfüllen.

Die Kombination von ECM-Systemen und Big Data Analytics ermöglicht es laut Diessner, aus dem vorhandenen Unternehmenswissen neuen und oft auch unerwarteten Nutzen zu ziehen. So lässt sich beispielsweise bewerten, ob vorliegende Informationen zu einer bestimmten Anfrage oder einem Vertrag gehören. Zudem lässt sich erkennen, wenn etwa ein Betrugsversuch vorliegt. Bei der Archivierung informieren ECM-Tools darüber, wie lange Dokumente aufgrund gesetzlicher Vorgaben aufbewahrt werden müssen und wann ein Unternehmen bestimmte Dokumente löschen sollte. "Die steigende Nutzung mobiler Endgeräte hat ebenfalls Auswirkungen auf ECM-Lösungen: Um schnell und flexibel auf Vorfälle zu reagieren, wird der nahtlose Zugriff auf Daten immer wichtiger – unabhängig davon, wie, wann und wo sie entstehen. Heute können beispielsweise im Bereich Versicherung Schäden als Foto via Smartphone direkt in die ECM-Anwendung geladen werden oder im Bereich Logistik sind durch das Scannen eines Barcodes Gefahrgutinformationen aus dem ECM-System sofort auf dem Smartphone einsehbar", ergänzt Herwig Diessner.

Informationen vor und hinter der Firewall

Unternehmensinformationen wachsen nach Angaben von EIM-Anbieter OpenText dort exponentiell an, wo geschäftliche Anwendungen vom Desktop zu einer Reihe von Mobilgeräten verlagert werden und wo die Informationen selbst überall gespeichert sein können – vor Ort oder in der Cloud. Die Firewall ist nicht mehr länger die „Grenze“ des Geschäfts. Dadurch wird es schwerer, die Richtlinien zum Informationsmanagement und Compliance durchzusetzen. Das Thema Mobilität und mobile Mitarbeiter, aber auch die Consumerization der Endgeräte – Stichwort BYOD – stellt für viele IT-Abteilungen eine große Herausforderung dar. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle IDC-Studie zum Thema "Mobile Content Management in Deutschland 2014". Demnach haben die Unternehmen erkannt, dass sie Mobilität nicht mehr ignorieren können, sondern proaktiv und strategisch angehen müssen. Mobile Device Management, Mobile Applications Managment, Mobile Security und natürlich Mobile Content Management mit den dazugehörigen File Sharing und Synchronisationslösungen sind die Bestandteile.

Mobile Content Management ist hierbei besonders wichtig, um den Mitarbeitern zum einen auf der Dokumentenebene einen mobilen und zugleich sicheren Zugriff auf Unternehmensdaten zu geben und zum anderen, um Collaboration zu ermöglichen. Derzeit tauschen laut IDC noch drei Viertel der Befragten ihre Dokumente per E-Mail untereinander aus. Das größte Sicherheitsrisiko im Unternehmen ist das unkontrollierte Verschicken von Daten und Dokumenten, ohne zu wissen, was außerhalb des Firmennetzwerks damit geschieht. File Sharing und Synchronisationslösungen sind eine sinnvolle Alternative, müssen aber zwingend auf Enterprise-Level implementiert werden, um sicherzustellen, dass jede Bearbeitung oder Weiterleitung eines Dokuments nachvollziehbar ist. "Trotz der Vorbehalte in Bezug auf Sicherheit ist die Akzeptanz der verschiedenen Cloud-Bereitstellungsmodelle auf Anwenderseite insgesamt aber sehr hoch, und zwar sowohl auf IT- als auch auf Fachabteilungsebene. Vor allem die Private Cloud liegt aktuell in der Gunst der Befragten eindeutig vorne“, sagt Ariane Mackenzie, Research Manager bei IDC.

Universallösungen gibt es nicht

"Trotz zunehmender Funktionsvielfalt vieler ECM- und Collaboration-Lösungen gibt es keine ECM-Plattform am Markt, die alle Arten von Content-Anforderungen aus einer homogenen Architektur abdecken kann", meint Bernhard Zöller, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Zöller & Partner GmbH sowie stellvertretender Vorstandsvorsitzender des ECM-Kompetenzbereichs im Bitkom. "Es gibt exzellente, auch für kleinere Geldbeutel attraktive DMS-/Akte-/Archivlösungen, die aber keine Collaboration-Plattform mit Wikis, Blogs, Projekträumen, Socialnet-Funktionen zur Verfügung stellen. Umgekehrt decken die meisten Collaboration-Plattformen wichtige Anforderungen wie Skalierbarkeit für Archiv- und DMS-Anwendungen, transaktionale Workflows, „echte“ Aktenfunktionen sowie fertige Verknüpfungsschnittstellen mit den gängigen ERP-Lösungen gar nicht oder nur durch erheblichen Zusatzaufwand ab."

Gemäß Zöllers Einschätzung wird es immer eine Mehr-Säulen-ECM-Strategie geben. Die wesentlichen Säulen sind hierbei: DMS/Akte/Archiv, Collaboration, Web Content Management, File-und E-Mail-System, ERP-Systeme bzw. Fachanwendungen (mit eigenen Ordnungs- bzw. Aufbewahrungsfunktionen) sowie definierte Ausnahmen. Säulenübergreifend wären Enterprise Search und Enterprise Portal im Unterschied zu Volltextsuche und Portalanwendungen innerhalb der einzelnen Säulen. "Bei der Erarbeitung des Zielbildes sollte man pragmatisch sein, wenn man für bestimmte Anforderungen von der „reinen Lehre“ abweichen muss. Wir kennen zu viele Architekturvorgaben, die an der Realität scheitern und dann konsequent umgangen werden. Dazu gehören die Komponenten auf der ECM-Anwendungsebene und die Integration zwischen den Anwendungen ebenso wie die Ebene der Infrastruktur", empfiehlt Zöller.

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