Transportkosten entlang der Supply Chain senken

Durchblick bei allen Frachten

Das Transport- und Frachtmanagement-System von AEB unterstützt nicht nur alle administrativen Prozesse im Frachtmanagement, sondern steuert auch die operative Transportabwicklung.

In nahezu jedem Unternehmen sind die Transportkosten ein beträchtlicher Kostenfaktor. Um Einsparungen zu erzielen, konzentrieren sich viele Firmen jedoch nur darauf, operative Abläufe zu verbessern, beispielsweise indem sie Supply-Chain-Netzwerke reorganisieren, die Auslastung des Laderaums optimieren oder Lieferstrategien anpassen. Doch erfolgreiche Projekte zeigen, dass gerade bei den administrativen Prozessen des Frachtmanagements Einsparungen von bis zu 35 Prozent möglich sind.

Die administrativen Prozesse – d.h. alle Abläufe, die mit der Auswahl und Beauftragung von Transportdienstleistern sowie der Abrechnung und Kontrolle der Rechnungen zu tun haben – sind oft mit hohem Aufwand verbunden. In einer Studie der Aberdeen Group rechnen die Befragten damit, durch entsprechende Maßnahmen bis zu 8,8 Prozent ihrer Frachtausgaben einsparen zu können. In den folgenden vier Bereichen kann eine Automatisierung und IT-gestützte Abwicklung große Wirkung entfalten:

– bei der Verwaltung der Carrier-Offerten und der Frachtkostenberechnung,
– der Kontrolle der eingehenden Frachtrechnungen,
– dem Frachteinkauf und den entsprechenden Vorbereitungen auf die Verhandlungen mit den Transportdienstleistern,
– der Rückverteilung der Frachtkosten.

Basis für die Optimierung des Transportmanagements ist die effiziente Verwaltung der Frachttarife und darauf aufbauend die korrekte Frachtkostenberechnung. Denn nur wenn die richtigen Tarife herangezogen werden und die daraus resultierenden Ergebnisse korrekt sind, können auch die anschließenden Prozesse fehlerfrei durchgeführt werden, von der Planung und Simulation über Ausschreibungen bis hin zum Controlling. Sie kann Grundlage für Entscheidungen sein, die die komplette Lieferkette beeinflussen, z.B. wenn sich Beschaffungsströme ändern, weil aufgrund der gestiegenen Frachtkosten Produktionsstätten von Asien nach Europa verlegt werden oder man sich für die Distribution in bestimmten Märkten auf einen Carrier mit den besten Konditionen festlegt.

Kontrolle aller Frachtrechnungen

Was macht die Frachtberechnung nun so schwierig? Zum einen der Tarifdschungel. Offertenstruktur und Kostenmodelle sind von Carrier zu Carrier unterschiedlich. So werden Frachttarife volumen-, gewichts- oder entfernungsabhängig gestaltet, einzeln abgerechnet oder als Pauschale für  einen bestimmten Zeitraum vereinbart. Als Berechnungsgrundlage können Packstücke, einzelne Sendungen oder ganze Container und Lkw dienen. Und auch die Parameter für die Tarifgestaltung sind vielfältig: Sendungsgröße, Anzahl der Umschlagspunkte, Frachtaufkommen, Transportentfernung, Packstückgröße, Frachtnetzstruktur und Auswahl der Transportkette spielen dabei eine Rolle. So berechnet ein Dienstleister die Preise für eine Sendung nach Gewicht und Zonen, ein anderer anhand von Volumengewicht und Kilometern. Darüber hinaus kann jeder Transporteur noch Dieselzuschläge, Maut, Handlingkosten, Aufpreise für Verpackung, Lademittel oder Gefahrgut extra aufführen. Weil Unternehmen meist den günstigsten Anbieter suchen und daher mit verschiedenen Dienstleistern zusammenarbeiten, sind auch die eingehenden Frachtrechnungen unterschiedlich aufgebaut – jeder Carrier hat eigene Rechnungsformate, Begrifflichkeiten und Kostenarten. Im internationalen Geschäft kommen noch unterschiedliche Währungen und Sprachen dazu.

So kommt es, dass die korrekte Frachtkostenberechnung in der Realität gar nicht so einfach ist. Selbst für Fachleute ist die Frachtrechnungsprüfung zeit- und arbeitsaufwendig. Fehler können aufgrund der komplexen Offertenstruktur nicht so einfach aufgedeckt werden. Eine lückenlose Kontrolle aller Rechnungen führt schnell zu steigenden Verwaltungskosten, zumal sie oft nicht genug Informationen enthalten, um sie korrekt prüfen zu können. Wenn dann noch Unklarheiten bereinigt werden müssen, ist der Aufwand unverhältnismäßig hoch. Laut Experten liegen die durchschnittlichen Prozesskosten für eine einzige Frachtrechnung bei elf US-Dollar. Wenn nur stichprobenartig geprüft wird, bleiben die meisten Fehler unentdeckt – die Kontrolle rentiert sich also. Laut Untersuchungen sind durchschnittlich acht Prozent der Frachtrechnungen falsch, in Einzelfällen kann die Fehlerquote bei 20 Prozent liegen.

Was wird tatsächlich gebraucht?

Diese Rahmenbedingungen führen dazu, dass das Softwareprogramm Excel nicht ausreicht, um komplexe Offerten zu verwalten, Frachtkosten automatisiert zu berechnen und die Rechnungskontrolle effizient und fehlerfrei durchzuführen. Deshalb empfiehlt sich der Einsatz eines Transport- und Frachtmanagement-Systems. Ein solches IT-System unterstützt nicht nur alle administrativen Prozesse im Frachtmanagement, sondern kann auch die operative Transportabwicklung steuern: vom Wareneingang über das Lagermanagement, den Versandprozess  bis hin zur Verladekontrolle und der Auslieferung an den Kunden.

Die Wahl der richtigen Fracht- und Transportmanagement-Software ist aufgrund der hohen Anbieterzahl nicht einfach, weshalb ein detaillierter Vergleich wichtig ist. Neben funktionalen Anforderungen spielen auch die Nutzerfreundlichkeit, das Angebot zusätzlicher Dienstleistungen, die Zufriedenheit bisheriger Kunden und die Kosten eine wichtige Rolle. Zudem sollte sich das System einfach in die bisherige IT-Landschaft integrieren lassen und Anbindungen an externe Partner wie Spediteure ermöglichen.

Aber nicht jedes Unternehmen benötigt von Anfang an ein umfängliches Transport- und Frachtmanagement-System. Daher ist auf einen modularen Aufbau der Software zu achten, so dass genau die Funktionalitäten eingekauft werden können, die wirklich benötigt werden, um das System später bei Bedarf um weitere Anwendungen erweitern zu können. Ist die Lösung Teil einer umfangreichen Logistik- und Außenwirtschaftssuite, lassen sich weitere Prozesse wie Lagerverwaltung, Zollabwicklung oder Exportkontrolle in die Abläufe integrieren. Die Wahl der entsprechenden Lösung hängt von den individuellen Gegebenheiten des Unternehmens ab.

Wichtig Auswahlkriterien:

Wichtige Funktionen für eine effiziente Offertenverwaltung und Frachtkostenberechnung: Lassen sich in der Software …

… die Berechnungsschemata für Frachtkosten frei definieren und miteinander kombinieren?
… Zuschläge wie Maut oder Dieselzuschlag für mehrere Offerten definieren, sodass diese nicht für jede Vereinbarung gepflegt werden müssen?
… verschiedene Umrechnungsvorgaben hinterlegen, um etwa automatisch das frachtpflichtige Gewicht oder auch das Volumengewicht zu berechnen?
… Gültigkeiten für Offerten definieren, so dass Änderungen ab einem bestimmten Datum automatisch berücksichtigt und auch im Nachhinein nachvollzogen werden können?
… Frachtkostenberechnungen als Weblösung konzeptionieren, so dass diese im Unternehmensintranet zur Verfügung gestellt werden können?
… prozentuale Auf- und Abschläge bei den Speditionsfrachtkosten hinterlegen, um diese dann an Kunden oder Partner weiterzuberechnen?

Weitere Informationen: www.aeb.de

Bildquelle: Ursfoto/Pixelio.de

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