Interview mit Enno Lückel, Notable Solutions (NSI)

E-Government schont nicht zwangsläufig die Umwelt

Interview mit Enno Lückel, Geschäftsführer der NSI Europe GmbH, über Lösungen mit denen Behörden ihren Informationsfluss automatisieren können

Enno Lückel, NSI Europe GmbH

Enno Lückel, Geschäftsführer der NSI Europe GmbH

Der E-Government-Aktionsplan 2011 bis 2015 der Europäischen Kommission enthält eine Fülle an Maßnahmen, um Verwaltungsprozesse effizienter und flexibler zu machen. Dort sind auch elektronische Archivierung, Nutzung zentraler Datenpools und Dienste aus dem Netz per Cloud vorgesehen. Behörden sollen damit Verwaltungslasten senken und umweltbewusster handeln.

IT-DIRECTOR: Herr Lückel, was halten Sie von der neuen Generation elektronischer Behördendienste?
E. Lückel: Das sind ambitionierte Ziele, gerade weil Behörden sehr viel Papier produzieren und damit ein hohes Optimierungspotential bieten. Andererseits bedeuten E-Government-Angebote für technikaffine Bürger mehr Service – nicht zuletzt deswegen, weil die persönlichen Daten nur noch einmal erfasst werden müssen. Aber was sagt die bloße Anzahl online verfügbarer Dienste aus, wie sie z.B. die Unternehmensberatung Capgemini regelmäßig in Studien dokumentiert? Damit sind Medienbrüche nicht zwangsläufig überwunden.

IT-DIRECTOR: Wie meinen Sie das?

E. Lückel: Der Anspruch deckt sich absolut nicht mit der Wirklichkeit: In Büros werden Dokumente hemmungsloser ausgedruckt denn je. Das ergab eine Umfrage des weltweiten IT-Branchenverbands Computing Technology Industry Association (Comptia), der 400 IT- und Geschäftsverantwortliche befragt hatte. Lexmark beziffert den Papierverbrauch auf täglich 36 Seiten für jeden Mitarbeiter. Und wie es speziell in Behörden aussieht, untersuchte der Tüv Rheinland: Bis zu 100 Seiten werden dort pro Tag ausgedruckt. Papier sparen sieht für mich anders aus.

IT-DIRECTOR: Welche Alternativen gibt es?
E. Lückel: Einen Weg sehe ich darin, die Bedienung von Software und die Informationsverwaltung so einfach zu gestalten, dass Mitarbeiter keinen Vorteil im Ausdrucken sehen. Ein Beispiel: Es bringt wenig, wenn ein Fahrzeughalter sein Auto online anmelden kann, der Sachbearbeiter sich den Vorgang aber erst mal komplett ausdruckt, weil er meint, Infos in der Papierakte schneller zu finden. Klar, Medienbrüche lassen sich in Behörden wegen der gesetzlichen Lage zwar nicht gänzlich vermeiden. Aber man kann sie aktiv reduzieren.

IT-DIRECTOR: Und wie sieht es mit eingehendem Papier aus?

E. Lückel: Laut Comptia-Studie wollen 80 Prozent der Papierflut begegnen, indem sie z.B. Akten und andere Papiere digitalisieren und ein effizienteres Dokumenten-Management aufbauen. So ähnlich steht es auch im E-Government-Aktionsplan.

Was dafür aber konkret nötig ist, darüber streiten sich die Experten. Die einen favorisieren die Idee der zentralen Poststelle, weil sie einen hohen Effizienzgrad bringt. Aber sie bildet nicht die Realität des Sachbearbeiters ab, weil er nicht selbst bestimmen kann, wann er Papier scannt. Das geht nur mit bedarfsorientierter, sprich dezentraler Erfassung. Dazu lassen sich Multifunktionsgeräte (MFP), digitale Kopierer oder Arbeitsplatzscanner nutzen, wie sie heute eh schon in vielen Verwaltungen stehen. Wie intensiv die Geräte genutzt werden, haben wir in einer eigenen Umfrage untersucht.

IT-DIRECTOR: Mit welchem Ergebnis?
E. Lückel: Der Leistungsumfang wird nicht annähernd ausgeschöpft: Obwohl über 90 Prozent der Befragten täglich wichtige Dokumente scannen, nutzt nur ein Drittel die intelligenten Workflow-Funktionen von MFP & Co., welche die Erfassung von Papier erleichtern. Mit der Konsequenz, dass die Aufbereitung und Weiterleitung von Daten umständlicher verläuft als nötig.

In Zahlen ausgedrückt: Bis zu 80 Minuten am Tag verbringt ein Mitarbeiter mit Digitalisieren. Er schickt sich beispielsweise ein gescanntes Image an den eigenen Rechner und führt alle weiteren Schritte zur Bearbeitung und Ablage manuell aus anstatt wiederkehrende Abläufe zu automatisieren. Das sind verschenkte Ressourcen, die man effektiver nutzen kann.

IT-DIRECTOR: Was ist die Ursache?
E. Lückel: An fehlender Technologie liegt es nicht, weil Behörden seit Jahren im Rahmen ihrer Möglichkeiten aufrüsten. Und die Bedienung ergänzender Software für die Automatisierung des internen Datenflusses ist einfach: Klassische Aufgaben lassen sich ähnlich wie Apps mit ein bis zweimal Klicken bzw. Enter-Drücken anstoßen. Beispiele sind Scannen mit OCR und paralleler Übergabe ans Archiv und den eigenen Postkorb oder Konvertieren einer Arbeitsdatei in ein durchsuchbares PDF mitsamt Verschlagwortung und Direktablage. Die Verarbeitungsprozesse laufen automatisiert im Hintergrund ab und belastet weder den Sachbearbeiter noch das Netzwerk und die Rechenkapazität des Gerätes.

Diese Vorteile nutzen aber leider viel zu wenig Personen, wie unsere Studie zeigt: Zweidrittel haben bei sich solche Workflows bislang nicht eingerichtet. Hohe IT-Projektkosten stehen nicht an, denn Abläufe lassen sich relativ simpel per Drag-and-Drop aufsetzen. Es liegt schlicht und ergreifend daran, dass man nicht weiß, dass es so eine effiziente Unterstützung gibt. Und zwar unabhängig von der Branche. Das hat uns sehr überrascht und wir sehen uns als Hersteller solcher Lösungen in der Pflicht, hier mehr Aufklärungsarbeit zu leisten. Und Resellern bieten sich neue Vertriebsansätze, in dem sie auf das ungenutzte Potential des vorhandenen Geräteparks hinweisen und passende Workflows umsetzen.

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